El profesional de la información


Septiembre 1999

A mayor desarrollo informacional, menor infoxicacion

Pitney BowesCada día un mayor número de personas se halla en una situación de infoxicación más o menos descontrolada (information overload). En muchas empresas se nota una disminución de la productividad si el correo electrónico de sus empleados está siempre activo: cuando llega un mensaje, la tentación de contestar como si se tratara de una conversación distrae y dificulta una posterior recuperación de la línea de discurso.

«Un 48% de las organizaciones afirma que no tiene ningún plan para llevar adelante una política de gestión de la información»

Por eso en algunas compañías se sigue una política sobre cómo utilizar el correo electrónico. Se recomienda abrirlo sólo en momentos determinados del día como una actividad más, evitando así que se convierta en “la” tarea por excelencia.

«En muchas empresas se nota una disminución de la productividad si el correo electrónico de sus empleados está siempre activo»

Según investigaciones de Pitney Bowes (líder durante más de 25 años en el sector de mensajería y soluciones informacionales) y del Institute for the Future (compañía sin ánimo de lucro dedicada a la investigación, especializada en previsiones a largo plazo, y el impacto de nuevos productos y tecnologías de la próxima generación en la sociedad y las empresas) el típico trabajador del conocimiento (white collar) puede llegar a enviar y recibir una media de 190 mensajes al día, entre correo tradicional, electrónico, teléfono, notas post-it, etc. Es lo que podríamos denominar un continuo working interruptus. ¿Quién puede concentrarse en estas condiciones? ¿Resultará que la única forma de trabajar es quedarse en casa incomunicado?

Institute for the Future

La culpa es de todos y no sólo de no disponer de tecnologías capaces de filtrar los mensajes y de servirnos de ayudante. Deberíamos aprender a frenarnos a la hora de enviar correo, y tratar de hacerlo sólo cuando nos aporte algo importante. Algunas empresas siguen la política de que cada mensaje lleve en el título el código de proyecto al cual se refiere para facilitar su filtro al receptor. Se pretende desarrollar una cultura de la información en la empresa que nos ayude a manejar el exceso de inputs.

La gestión de la información por parte
de los directivos

El estudio Out of the abyss: surviving the information age -informe anual de Reuters basado en una encuesta realizada a más de 1.000 directivos de todo el mundo- concluye que el porcentaje de los que están preocupados por la infoxicación ha disminuido (del 65% en 1997 al 42% en 1998) especialmente en Occidente y Japón. La causa es que estos ejecutivos han decidido utilizar los servicios de empaquetadores de información (intermediarios que actúan como filtros).

«El típico trabajador del conocimiento (white collar) puede llegar a enviar y recibir una media de 190 mensajes al día»

La situación no es la misma en Europa del Este y Asia, donde los servicios de información de valor añadido no son tan utilizados. O sea, el grado de desarrollo informacional va a ser clave para sobrevivir al alud.

Mientras los estudios anteriores muestran que los directivos creían que internet empeoraría su infoxicación, ahora se inclinan por pensar que la mejora. Sin embargo, sorprendentemente un 48% de las organizaciones afirma que no tiene ningún plan para llevar adelante una política de gestión de la información.

¿Son las intranets
una solución?

Según el estudio Intranet management, a Tfpl guide to good practice, de la consultora inglesa Tfpl-compañía internacional dedicada a la gestión de datos, información y conocimiento, que ofrece formación, selecciona personal directivo, y organiza conferencias y seminarios- el posible beneficio que una intranet puede aportar frecuentemente no se materializa. Las primeras generaciones estuvieron regidas por la tecnología y frecuentemente gestionadas por técnicos, con lo que el enlace entre las necesidades organizacionales y personales no se producía.

«Una intranet sólo funciona si ayuda a sus usuarios a hacer mejor su trabajo, y si genera una cultura de la información en la organización que tienda a estimular la compartición de recursos»

El énfasis está ahora en conseguir que la gente la use, participe y aporte ideas. Una intranet sólo funciona si ayuda a sus usuarios a hacer mejor su trabajo, y si genera una cultura de la información en la organización que tienda a estimular la compartición de recursos. El objetivo escondido de toda intranet debería ser conseguir que la empresa cambie, se transforme, funcione de otra manera, que aprenda a mover sus conocimientos, y a explotar su inteligencia colectiva.

Comprender su planificación es entender cómo gestionar el conocimiento. Porque si no, ¿qué vamos a hacer cuando aparezca la próxima generación de intranets a través de nuestros teléfonos móviles, o más bien “webfonos” portátiles? Si una mayoría vamos a trabajar distribuidamente, y a movernos de un lado a otro, teléfono más web serán nuestra principal herramienta de trabajo. Y si ahora no aprendemos a diseñar y utilizar la intranet después tendremos que correr, con el riesgo de tropezar o estrellarnos sin tiempo ni reflejos posibles.

«Deberíamos aprender a frenarnos a la hora de enviar correo, y tratar de hacerlo sólo cuando nos aporte algo importante»

A pesar de todo la verdadera comunicación se produce con el contacto personal. La Red favorece los primeros contactos, pero al final hay que verse. Como dice Edward M. Hallowell “el correo electrónico y el buzón telefónico son eficientes, pero el contacto cara a cara todavía es esencial para una comunicación verdadera” (Harvard Business Review, 1999, enero-febrero, p. 58).

http://www.tfpl.com

http://www.reuters.com/rbb/research/newres.htm

Sobre el working interruptus:

Business 2.0, diciembre 1998, p. 16.

Edward M. Hallowell,The human moment at work”. En: Harvard Business Review, 1999, enero-febrero, pp. 58-66.

Alfons Cornella

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/septiembre/a_mayor_desarrollo_informacional_menor_infoxicacion.html