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Noviembre 1999

Trabajo colaborativo en comunidades virtuales

Por Jesús Castillo Vidal

Internet es la referencia obligada para cualquier tipo de profesional a la hora de encontrar toda clase de información. El haber sido considerada como una gran base de datos de cobertura global la ha convertido en un archivo de capacidad prácticamente ilimitada.

Sin embargo, las recientes estructuras que se desarrollan están cambiando significativamente la forma de actuar. Se está llevando a cabo un proceso que convierte al web, poco a poco, en un lugar desde donde promover el trabajo en grupo. La interacción entre personas ha llegado a un punto en el que las listas de distribución y el correo electrónico ya no son capaces de ofrecer mayor apoyo para realizar estas tareas.

Groupware para intranets

El uso de herramientas groupware como IBM Lotus Notes, Groupwise o NetManage permite, desde hace pocos años, dar soporte a la realización de actividades de forma compartida a través de las intranets. Mantenidas por las propias organizaciones, su función principal es la de ofrecer el software y hardware necesarios para desarrollar esta nueva forma de trabajo entre sus empleados.

Mediante estas potentes herramientas es posible compartir el conocimiento relativo a una empresa gracias a la automatización de tareas que agilizan el control de cualquier información o documento que se manipula. Desde un punto de vista amplio, su mayor aportación es la posibilidad de establecer un trabajo colaborativo entre los diferentes miembros que la conforman integrando, además, el soporte técnico necesario para la comunicación entre ellos y la coordinación de sus operaciones. Generalmente se encuentran compuestas por un conjunto de módulos que ayudan en la gestión de todo el proceso:

• Calendario y planificación: para la organización de reuniones, citas o encuentros.
• Videoconferencia.
• Sistemas de reunión electrónica (EMS, electronic messaging systems): diferentes participantes exponen sus ideas dentro de un orden y con la colaboración de un moderador que puede programar la entrada secuencial de propuestas.
• Pizarra electrónica y/o conferencia de datos: mediante este sistema todos los documentos aportados por los miembros de una reunión están accesibles al resto y pueden trabajar con ellos. Aún están por desarrollar más ampliamente.
• Chat.
• Correo electrónico.
• Conferencia y grupos de noticias.
• Almacenes de conocimiento: bases de datos, páginas web, motores de búsqueda, etc.
• Escritura en grupo y edición compartida: hacen viable que diferentes personas trabajen simultáneamente con un mismo documento. Presentan pequeñas limitaciones en lo referente al cambio de una misma información de forma sincrónica, ya que en ese caso el sistema tendrá en cuenta únicamente la opinión del miembro que lo creó.
• Flujo de trabajo: la mayor parte de los sistemas groupware presentan la opción de organización de tareas mediante funciones workflow. Esta técnica permite su automatización mediante un conjunto de reglas previamente establecidas que encaminan la información gracias a la fusión de formularios, correo electrónico y bases de datos.

«Se está llevando a cabo un proceso que está convirtiendo al web en un lugar desde donde promover el trabajo en grupo»

La transformación general que se está produciendo amplía este sistema y lo extiende al conjunto del web. Este hecho, y sobre todo la filosofía impulsada por las comunidades virtuales1 de carácter profesional, ha propiciado el nacimiento de una nueva familia de software como apoyo a dicho trabajo: el groupware para internet. Dentro de esta familia se pueden citar: HyperNews que gestiona, entre otras cosas, estructuras jerárquicas similares a los grupos de noticias Usenet, aunque con más posibilidades que éstas; Plaza 2.0 de Teamware; Microsoft y su Webpost SDK o sistemas de workflow adaptados como Action Workflow Metro.

http://hypernews.org

http://teamware.fujitsu.com.au

http://www.microsoft.com

http://www.actiontech.com

Otro ejemplo de este tipo de programas, y que a continuación va a ser objeto de un breve análisis, es Bscw (Basic support for cooperative work) elaborado por el GMD-FIT (German National Research Center for Information Technology). Además de los servidores locales autorizados para ello, como es el caso de RedIris en España, el centro productor ofrece gratuitamente acceso al programa para su uso, sin ánimo de lucro, a través de un servidor público.

http://bscw.gmd.de

http://www.gmd.de

http://bscw.scdi.org

http://www.rediris.es

El trabajo con Bscw

Lo que se pretende con su utilización es crear un espacio virtual compartido. En él los documentos se estructuran con un modelo jerárquico de carpetas y/o ficheros que permite a los diferentes miembros almacenar la información que crean conveniente en diferentes formatos de texto, imágenes, sonidos, etc.

Los objetos que puede contener son múltiples: carpetas, documentos de todo tipo, enlaces URL, y hasta otras zonas de trabajo de las cuales es posible, incluso, no ser miembro de ellas. La forma de desplazarse por esta estructura es la misma que la realizada en cualquier página web, haciendo clic en el lugar correspondiente, ya que hace uso de un navegador corriente, tal y como se observa en la figura 1 (extraída directamente del servidor Bscw).

«Bscw soporta diversos accesos a diferentes usuarios mediante permisos otorgados en el momento de ser invitados»

En la parte superior de la pantalla se puede ver la primera línea de comandos para crear nuevas carpetas o documentos, y para realizar las tareas generales. Inmediatamente debajo aparece el administrador (JoeDoe) del espacio compartido (call for tenders).

Puede observarse que engloba hasta tres carpetas, la última de las cuales contiene varios tipos de documentos: los iconos que preceden a sus nombres indican su clase (hiperenlace, documento Word y multimedia respectivamente); los que le suceden muestran información sobre los propietarios y miembros que tienen acceso y las acciones realizadas en las últimas conexiones. Justo debajo de cada uno de los nombres de los objetos se encuentran las operaciones permitidas sobre ellos. En este caso, las carpetas son compartidas por más miembros que el principal, ya que tienen otros usuarios asociados (ver puntero).

En la parte inferior, debajo de la última línea de comandos, se insertan cuatro iconos: reuniones (haciendo clic en ellas se recupera la información sobre aquellas a las que el usuario ha sido invitado), agenda de direcciones, maletín (donde se colocan los objetos editados) y la papelera.

Para trabajar con Bscw es necesario, primero, registrarse en un servidor que contemple dicha opción. Puede ser uno cualquiera implementado a través de una interface CGI (common gateway interface) al que se le añada la extensión Bscw correspondiente. Los únicos requisitos para solicitar ser usuario son:

• Poseer una dirección de correo electrónico.
• Establecer una contraseña y un nombre de usuario.

En definitiva se trata de un sistema de seguridad para evitar el acceso a la información de personas no autorizadas. Cada vez que se quiera iniciar una sesión será necesario pasar por este pequeño trámite.

«Sólo se requiere un navegador estándar, sin necesidad de instalar ningún otro tipo de software adicional»

Además Bscw también soporta diversos accesos a diferentes usuarios mediante permisos otorgados en el momento de ser invitados: derechos de lectura, para edición de documentos, privilegios para invitar a otras personas, etc., (figura 2). Por lo tanto se hace necesaria una política previa en cuanto al diseño de contenidos y estructura general del espacio de trabajo para evitar conflictos por el uso de la información almacenada y problemas relacionados con accesos no deseados a la misma.

Una cuestión a tener en cuenta en este sentido es la de los diferentes niveles de usuario. Existen cuatro casos:

• Propietario: es el único que puede borrar los documentos creados por él.
• Miembros comunes: acceden invitados por el anterior, de acuerdo con los derechos previamente establecidos.
• Anónimo: sólo con privilegios de lectura y descarga de documentos.
• Por encima de todos ellos se encuentra el administrador, que será quien haga posible que se conecten los demás miembros.

Características técnicas

Una vez se ha establecido ese espacio en el servidor correspondiente, y se han creado las carpetas necesarias, será precisa la subida de documentos desde el ordenador local. Para ello sólo se requiere un navegador estándar como pueda ser Netscape o Internet explorer2, sin necesidad de instalar ningún otro tipo de software adicional.

«La comunidad virtual de documentación dispone ya de un espacio para administrar estas zonas de trabajo»

Ésta es una de las características principales de Bscw, ya que no requiere una estructura excesivamente compleja para su instalación. Evidentemente esta capacidad de trabajo, aprovechando las características comunes de todas ellas, provoca una serie de limitaciones con respecto a su uso:

1. Está basado en el protocolo http de intercambio de datos y mantiene una estructura clásica cliente-servidor, con las ventajas y desventajas que este sistema aporta al intercambio inmediato de información. Debido a sus especificaciones, y al hecho de que Bscw trabaja con html, presenta una serie de problemas derivados básicamente de la imposibilidad de establecer un trabajo sincrónico de dos o más miembros con un mismo documento (cliente-cliente).

Por este motivo el programa establece una medida de seguridad encaminada a evitar que un usuario acceda a una versión del documento con la que está trabajando otro miembro.

Esto representa un problema cuando se trata de llevar a cabo un proyecto en colaboración con otras personas. De cualquier forma Bscw ofrece herramientas que pueden sustituir ese tipo de participación. Así se incluye un conjunto de aplicaciones que informan, en todo momento, sobre las siguientes cuestiones:

• Quién ha leído el documento.
• Quién lo ha modificado.
• Si existe algún objeto de nueva creación en la zona de trabajo.

El método para obtener esta información no es único, y es posible hacerlo a través de diversos caminos:

• Al iniciar una sesión se indica, mediante iconos asociados a los objetos, qué tipo de operaciones se han soportado desde la última conexión efectuada. Volviendo a la figura 1, se puede observar los iconos situados más a la derecha del nombre de la carpeta Bid from: Meyer Air Conditioning Ltd. Indican que, desde la última conexión, otro miembro ha efectuado una modificación de los objetos contenidos dentro de ella. Haciendo clic en los iconos se podrá saber quién ha sido y qué ha hecho.

«Bscw presenta problemas derivados de la imposibilidad de establecer un trabajo sincrónico de dos o más miembros con un mismo documento»

• A través de la página de información de cada uno de esos objetos se ofrece el mismo tipo de datos (cuadros situados justo a su izquierda).
• Quizá la forma más cómoda de conocer qué se está produciendo en la zona de la cual se es miembro es mediante el correo electrónico. De esta manera no es necesario conectarse al servidor, sino que se recibe un mensaje diariamente sobre las actividades llevadas a cabo. El informe es compilado durante la noche según las sugerencias que se han establecido en la personalización del servicio.

Otro problema es la necesidad de controlar las diferentes versiones que se van creando a partir de un documento maestro. Es posible formar una ramificación con ellas y recuperarlas para su restitución en caso de que sea necesario volver atrás y rectificar los cambios realizados. El ejemplo muestra que el documento Bid se encuentra actualmente en la versión 3.0.

Sin duda alguna esto es una ventaja sobre el envío de documentos a través de correo electrónico, con el que no hay un lugar específico para guardar las diferentes versiones que se realizan. Simplemente hay un movimiento de ficheros de un ordenador a otro. Además, de esta forma están siempre accesibles a los miembros del grupo de trabajo, pues se encuentran almacenados en el servidor y no en un ordenador local.

A pesar de todo no son sistemas y métodos incompatibles, sino todo lo contrario. El uso combinado de ambas herramientas puede convertirse en el método idóneo para desarrollar este tipo de tareas. El correo electrónico debe ser el medio a través del cual se comuniquen, de manera preferente, los cambios e ideas a exponer en relación con los documentos almacenados.

2. Interfaz Java. En la versión actual3 no es posible su implementación en ordenadores Macintosh , y en el caso de los PCs será necesario, por supuesto, un navegador que soporte esta arquitectura.

3. Trabajo desde el servidor. La necesidad de conectarse a él cada vez que se inicia una sesión presenta pequeñas dificultades en cuanto a su uso. En primer lugar, debe/n subirse el/los documento/s necesario/s desde el ordenador local. Esto puede provocar problemas con el tratamiento de ciertos formatos, que según el caso, podrán resolverse. Además, en ocasiones puede ocurrir que la conexión sea muy lenta. Una solución que mejora el rendimiento en esta situación es bajar e instalar en el ordenador local los diversos iconos que utiliza el programa.

Otras aplicaciones que soporta y que resulta aconsejable usar para la organización de los contenidos son:

• Búsqueda de información: permite realizar consultas tanto en las carpetas y documentos como a través de la Red. Esto último lo hace con los buscadores seleccionados por el usuario según crea conveniente: Altavista, Excite, Infoseek o Lycos.
• Incluye el soporte técnico básico para llevar a cabo videoconferencias.
• Sistema de notificaciones similar a lo que ya se conoce como foros electrónicos. Mediante este servicio es posible mantener discusiones, y es especialmente útil cuando se trata de informar a los demás miembros sobre lo que se realiza, aportar nuevas ideas o simplemente expresar una opinión.

En el ejemplo propuesto, el objeto What do you think about... es un caso de sugerencia respondida en contra por la que se encuentra situada inmediatamente debajo. El debate puede continuar así a partir de este punto.

«Incluye el soporte técnico básico para llevar a cabo videoconferencias»

• Organización de citas entre los miembros. No sólo es posible convocarlas, sino que también son útiles como contenedor de la información necesaria para llevarla a cabo. Esta utilidad puede identificarse, a un nivel muy básico, con las herramientas de calendario y planificación que presentan las aplicaciones groupware. Actualmente es posible emplazarlas mediante chat y videoconferencia MboneK4 y acceder a ellas desde Bscw gracias al trabajo de los responsables de RedIris.

El uso de de este sistema puede dar lugar a una diferenciación cualitativa importante en cuanto a la oferta de servicios para los miembros de las CVs. Es frecuente que, en sentido general, ofrezcan listas de distribución, recursos web clasificados, directorios, etc.; sin embargo, poder disponer de un lugar en donde se permita compartir documentos con otros usuarios y en un entorno seguro y fiable puede ser una de las características principales para el desarrollo de comunidades altamente especializadas.

Las utilidades son múltiples, y deben de entenderse como un medio más que como un fin. Es decir, como herramientas de apoyo para la realización de ciertas tareas, y no como el lugar principal desde el cual interaccionar y comunicarse con el resto de miembros, ya que para eso la comunidad ha de contar con otros canales más eficaces y potentes.

Entre las posibles aplicaciones está la de convertirse en una herramienta auxiliar para la teleenseñanza, una de las áreas que mayor crecimiento ha experimentado en los últimos años. Un ejemplo sencillo puede ser la organización de una asignatura. Puede establecerse una zona en donde se coloquen los materiales didácticos necesarios para su instrucción (prácticas, temas, bibliografía, etc.). Gracias a que solamente tendrán acceso a ellos los alumnos registrados se garantiza su confidencialidad.

«Poder disponer de un lugar en donde se permita compartir documentos con otros usuarios y en un entorno seguro y fiable puede ser una de las características principales para el desarrollo de comunidades altamente especializadas»

A su vez, éstos podrán ir incorporando paulatinamente en una carpeta instaurada especialmente para ello los trabajos realizados a lo largo del año, y de los que el profesor tendrá cumplida información gracias al sistema de notificación de eventos de Bscw. Como resultado inmediato podrá realizar un seguimiento personalizado del trabajo de cada uno.

Las aplicaciones son muy variadas y gracias a su flexibilidad es posible un crecimiento, practicamente ilimitado, de cada una de las secciones:

• Creación de espacios para que los trabajos hechos en colaboración por los alumnos se lleven a cabo -no hay que olvidar que en la mayoría de los casos se encontrarán lejanos, geográficamente hablando, unos de otros-.
• Tal y como se ha visto, con los canales de comunicación existentes es posible la organización de encuentros virtuales entre alumno y profesor, tanto individualmente como en grupo.
• Instaurar otras zonas en donde los profesores puedan desarrollar ideas en común, en el caso de que así lo crean conveniente.
• Colaboración con otros profesores o técnicos en la materia interesados en proyectos interinstitucionales, y que no pueden hacerlo pues en las empresas en las cuales desempeñan sus funciones no les ofrecen el soporte adecuado.

Bscw en España

Desde su situación como impulsora de todo tipo de ayuda para el desarrollo de recursos informativos en internet, RedIris ha incluido este software en la oferta para la creación de comunidades virtuales5 dentro del ámbito docente y científico. Así da un paso más en su política de difundir este nuevo modelo para la interacción entre profesionales de todas las disciplinas. De esta manera permite la realización de trabajos de forma compartida entre personas que pertenecen a diferentes instituciones.

La comunidad virtual de documentación dispone ya de un espacio para administrar estas zonas de trabajo, y en la actualidad se está estableciendo la política a seguir para su control y la admisión de miembros en ella. Una vez que queden resueltas dichas normas podrán ser solicitadas estas áreas por aquellas personas que lo crean conveniente y presenten un modelo de uso adecuado.

http://documentacion.rediris.es

Aunque en España RedIris es el principal servidor de Bscw, existen también otras empresas o instituciones que realizan actividades con esta herramienta. Entre ellas se encuentran principalmente el Centre de Telecomunicacions de la Generalitat de Catalunya y la Universitat de Barcelona.

Notas

1. Más información sobre las CVs en: Castillo Vidal, Jesús. “Comunidades virtuales: la superación de las listas de distribución como foro de reunión y trabajo de profesionales”. En: El profesional de la información , 1999, junio, v. 8, n. 6, pp. 14-29.

2. El único requisito es que las versiones de estos programas sean Netscape 3.x, Internet Explorer 4.x ó superiores. La razón es que para la subida de documentos hasta el servidor Bscw es necesario que el navegador lleve integrado un transmisor de documentos que soporte autentificaciones básicas con formularios. Para versiones anteriores, el servidor público ofrece una aplicación adicional que soluciona este problema y que debe ser instalada en el ordenador local.

3. La última versión actualizada es la 3.3.1, que salió al mercado el 15 de septiembre de 1999.

4. Mbone (Multicast backbone o enlace troncal de telecomunicaciones de difusión múltiple) es una red virtual pensada para transmisiones de audio y vídeoconferencias. Está promovida por la Ietf (Internet engineering task force ), una comunidad internacional abierta a todos los interesados.

5. Principalmente, el soporte técnico de RedIris para el desarrollo de CVs de carácter científico es, junto con Bscw, lo siguiente: hospedaje de páginas web, servicio de indexación, ftp, directorio X.500, listas de distribución, etc.

Bibliografía

Appelt, W.; Hinrichs, E.; Woetzel, G. Effectiveness and efficiency: the need for tailorable user interfaces on the web.
http://bscw.gmd.de/Papers/www7-Brisbane/
index.html

Basic support for coperative work.
http://Orgwis.gmd.de/projects/BSCW/

Bentley, R.; Appelt, W.; Busbach, U. [et. al.]. “Basic support for cooperative work on the world wide web”. En: International journal of human computer studies: special issue on novel aplications of the www, 1997.
http://bscw.gmd.de/Papers/IJHCS/IJHCS.html

Comunidad virtual de documentación.
http://documentacion.rediris.es

Hills, M. Intranet para groupware. Madrid: Anaya multimedia, 1997. Isbn 84-415-0196-3.

New Bscw release: an even more powerful tool for platform independent cooperation.
http://welcome.en.html

Sanz de las Heras, J. “Servicio de RedIris a comunidades virtuales de usuarios (CVUs)”. En: Boletín de la RedIris, 1998, abril.
http://www.rediris.es/Rediris/boletin/43/
actualidad.html#CVUs

Servicio Bscw a comunidades virtuales de usuarios de RedIris.
http://www.rediris.es/cvu/serv/bscw

Jesús Castillo Vidal.

ajcvidal ARROBA goliat.ugr.es

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/noviembre/trabajo_colaborativo_en_comunidades_virtuales.html