El profesional de la información


Mayo 1999

Un modelo para el uso de internet en los centros de informacion juvenil

Por Victoria Martínez Navarro

Resumen: El traspaso de los sistemas de información de los centros de documentación a la Red está requiriendo la presencia activa de los profesionales de la información. Se presenta un modelo para el uso de internet en los centros de información juvenil, explorando las posibilidades de organización, tratamiento y difusión de la información que aporta el modelo world wide web a los requerimientos concretos de estas unidades informativas. Se apunta la necesidad de un gestor de bases de datos documentales que soporte el sistema de información del centro, ofreciendo ejemplos de tratamiento de la información dinámica que caracteriza a estas unidades.

 

Palabras clave: Sistemas de información en web, Centros de información juvenil, Gestión documental, Bases de datos documentales.

 

Title: A model for the use of internet in youth information centers

 

Abstract: The transfer of information services to the internet requires the active presence of the information professional. A model for using internet in youth information centers is given, with an analysis of the potentials for organizing, managing and disseminating information available via the www that meets the specific needs of these specialized information centers. The article stresses the need for a textual database management system to handle the centers’ information system, offering examples of the type of dynamic information handling common to this type of center.

 

Keywords: Web information systems, youth information services, Document management, Textual databases.

La función informadora de las unidades de la Administración pública está superando la visión tradicional de los servicios de información y documentación gracias a la disponibilidad de medios de la denominada sociedad de la información.

Esa función, según el precepto legal establecido por la normativa vigente sobre el procedimiento administrativo, ha de entenderse en este caso —los centros de información juvenil (a partir de ahora CIJ)— desde un doble sentido. En primer lugar los CIJs, como unidades enclavadas en el sector público, han de ofrecer información sobre los recursos y servicios que gestionan, y, en segundo lugar, acercándose ahora al papel social de estos centros, habrían de definirse como unidades de información de carácter dinámico y encuadrados dentro de su entorno social.

La idea que va a estar presente durante toda la exposición es la necesidad de modelar el sistema de información subyacente en todo centro de información juvenil. Se trata pues de explorar y organizar tanto ese sistema —el propio de todo CIJ — como su interacción con el resto de subsistemas de la organización a la que pertenece el centro.

La gestión de la información en las organizaciones está adquiriendo cada día una mayor relevancia debido básicamente a dos factores:

  • La información, tanto interna como externa, representa un activo fundamental dentro de la empresa y ha propiciado la aparición de servicios para su gestión, como unidades para su dinamización, que contribuyen al éxito de la misma como cualquier otra unidad. Se entienden pues como los distribuidores dinámicos de la información dentro del organismo, propiciando su uso compartido.
  • El empleo de las nuevas tecnologías de la información en las organizaciones y la necesidad de sustentar todo el sistema en un modelo informático.

«Las intranet han sido las verdaderas pasarelas de muchas entidades hacia la Red»

En las empresas actuales los servicios de información se apoyan necesariamente en el uso de las nuevas tecnologías. Éstas hacen posible una explotación eficaz de la información desde los recursos informáticos. A este respecto no sería muy arriesgado decir que ha sido internet la que ha propiciado un cambio definitivo en la concepción de los sistemas de información de nuestras organizaciones. Las intranet han sido, sin duda alguna, las verdaderas pasarelas de muchas entidades hacia la Red, su despliegue en estos últimos años se debe a factores tales como:

  • Coste asequible y facilidad de adaptación a la infraestructura tecnológica de la organización.
  • Disponibilidad en todas las plataformas informáticas.
  • Empleo de estándares públicos y abiertos: tcp/ip o html.
  • Capacidad para interactuar con aplicaciones diversas mediante la utilización del CGI (Common Gateway Interface).
  • Rápida aprehensión y aceptación por parte del usuario.

Una vez realizadas las consideraciones anteriores, se debe estudiar qué aportan las intranets en la gestión de la información con técnicas documentales, proponiendo un modelo para la organización de un sistema de información juvenil en el www.

Internet e intranet: la creacion de servicios de informacion joven

Una breve revisión de la normativa española, básicamente autonómica, que regula los denominados servicios o redes de información juvenil de las comunidades, permitiría afirmar que dichos servicios —independientemente de la denominación con la que son conocidos, ya sea servicios o redes— comparten una estructura común:

La existencia de un centro coordinador, junto a los centros territoriales y/o puntos de información (también llamados oficinas) que dependen del primero y que se despliegan por toda la geografía regional. Se trata pues de un esquema distribuido, en el que las oficinas actúan como extensión de los centros coordinadores llegando a todos los usuarios del entorno territorial en el cual tiene competencia.

En la comunidad autónoma de la Región de Murcia la política de información juvenil adoptada para articular estos recursos se plasma en la denominada Red de servicios de información y documentación juvenil, creada y configurada en el Decreto n. 6/1992, de 30 de enero (Borm n. 57, 9-3-1992), y en la Orden de 23 de marzo de 1993 (Borm n. 103, 6-5-1993), que regulan las condiciones para el reconocimiento y funcionamiento de estos centros en la región. A continuación puede verse un esquema de red integrada por los siguientes componentes:

  • El Centro regional de información y documentación juvenil, unidad adscrita actualmente a la Dirección general de juventud, mujer y familia de la Consejería de la presidencia de la Región de Murcia, como centro coordinador de la red regional.
  • Los servicios de información y documentación juvenil, que, configurados de acuerdo a lo previsto en el Decreto 6/1992, hayan sido reconocidos oficialmente por la consejería que disponga de dichas competencias (actualmente la de Presidencia), conforme al procedimiento establecido en la Orden de 23 de marzo de 1993.

Centrando el análisis en estos sistemas de información, se verá cómo se implementan las nuevas tecnologías de internet dentro de un CIJ desde un punto de vista de utilización interna más que como una conexión externa. Es decir, comentaremos cómo crear una intranet dentro de una red de información juvenil.

Se habla de intranet cuando se trata de aquella aplicación corporativa que utiliza tecnología internet desde el punto de vista de uso interno de una organización. Tomando como modelo el www lo adapta a la situación y a la estructura de la red de servicios de información juvenil correspondiente. En este sentido, desde el ejemplo que se propone, es al centro coordinador de dicha red al que le corresponde actuar como motor que diseñe y gestione la intranet de su organización de cara a los centros territoriales que dependan de él. Desde dichos nodos el acceso a la información del web se realiza de forma transparente para el informador, por medio de programas cliente, pudiendo éste acceder, de forma individual, a todo el conjunto de recursos informativos de la organización con un mínimo coste de tiempo y esfuerzo.

Debe ser tarea propia del centro coordinador diseñar y modelar la intranet en el sentido de planificar su contenido, su estructura interna y sus medios de acceso y difusión, dependiendo todo ello de la política de información adoptada en la red. Las experiencias desarrolladas hasta la fecha revelan que los contenidos informativos más comunes son los siguientes:

  1. Información institucional de carácter permanente.
  2. Acceso a bases de datos que gestionan información diversa, como por ejemplo:
    • Información puntual: convocatorias, cursos, actividades, jornadas, premios, etc., sobre diversas materias, todas ellas con un período de caducidad.
    • Directorio de recursos: datos referidos a determinadas organizaciones, instituciones, empresas, gobiernos, servicios web, programas de interés en el ámbito de la información juvenil, etc.
    • Legislación, monografías, publicaciones periódicas y prensa.
    • Fichas síntesis: contienen información sobre un tema tratado, elaborado y de interés para los jóvenes.
  3. Ofrecer algunos de los posibles recursos informativos de interés sin perder de vista la necesidad de aplicaciones sencillas de tipo groupware, la creación de interfaces especiales de usuario y la distribución de aplicaciones.

La intranet de un centro de información se convierte, por tanto, en la memoria viva de la organización en la que se ubica, accesible las 24 horas al resto de usuarios externos a través de internet, ofreciendo información de carácter corporativa, técnica y especializada.

Intranets y gestión de la información con técnicas documentales

1. Necesidad de un gestor de bases de datos. Cuando un centro de información y documentación perteneciente a una institución pública se plantea desarrollar una intranet es habitual que pase por una primera etapa en la que la entidad da cuenta, a través de su proyecto de trabajo, de una información organizada y estable de carácter corporativo. En esta primera etapa, el centro se convierte en el punto informativo de la organización de la cual depende, publicando una información institucional de carácter permanente: estructura orgánica de la institución, normativa vigente, agenda de actividades, directorio de servicios que ayuden a la localización física de sus dependencias y servicios, subvenciones y ayudas, folletos informativos, catálogo de publicaciones del centro, etc.

Hay que crear un espacio web en el cual el ciudadano tenga constancia de la información institucional básica para entrar en contacto con la organización; y también facilitar un entorno de consulta basado en la tecnología internet que permita la comunicación con otras administraciones públicas.

Habitualmente, para divulgar este tipo de información se tiende a emplear editores html, de tal manera que la intranet se puede convertir en una enorme cantidad de ficheros html enlazados entre sí. Llegados a este punto es necesario plantearse dos cuestiones básicas que van a permitir entender la necesidad de un gestor documental para el desarrollo de la intranet:

  • Se corre el riesgo, a medida que vaya creciendo la información almacenada, de crear problemas para su acceso y organización.
  • Existe una cantidad importante de información que no es susceptible de ser tratada ni ofrecida por web solamente con herramientas de edición html. En el caso de los CIJs, se puede pensar en convocatorias de cursos, becas y ayudas, bibliografía de interés sobre un tema, legislación, guías o directorios de recursos, etc.

No resulta posible gestionar y mantener el espacio web de un CIJ solamente con una colección de páginas y enlaces hipertexto. Es necesario un gestor de bases de datos que dé sustento al sistema de información.

Estos modelos manejan información compleja y elaborada, perteneciente a un campo concreto del conocimiento humano y tratada con unos instrumentos documentales (tesauros, clasificaciones temáticas) que intentan facilitar el camino que dichas representaciones documentales han de recorrer desde los depósitos de documentos hasta el usuario final que lo demanda dentro de un perfil concreto. Se trata pues de sistemas de información que se apoyan inexcusablemente en una estructura documental.

Para el desarrollo de este epígrafe se cuenta con la experiencia de la creación de la intranet para el centro regional de información y documentación juvenil de la Región de Murcia. Se estudiará su arquitectura, su gestor de bases de datos y los servicios que está prestando en la actualidad.

Arquitectura. Como ya se ha indicado, es el centro coordinador de la red regional de servicios de información y documentación juvenil en la comunidad murciana. El diseño adoptado para el sistema de información es una estructura centralizada, dadas las funciones y tareas encomendadas a la entidad por el Decreto 6/1992, de 30 de enero (Borm n. 57, 9-3-1992) y la Orden de 23 de marzo de 1993 (Borm n. 103, 6-5-1993).

Arquitectura de carácter eminentemente centralizada:

  • Ubicación física de toda la información del sistema en un equipo informático al cual se accede desde cualquiera de las unidades que componen la organización.
  • Sobre este servidor está instalado el sistema gestor de las bases de datos.

Gestor de bases de datos. A la hora de plantearse su adquisición para el CIJ sería conveniente valorar las posibilidades que brindan las bases de datos documentales frente a las relacionales. De forma muy breve se han referido las principales diferencias detectadas entre ambos tipos (tabla I).

Parece evidente, ante esta breve comparativa, que se ajustan más a las necesidades informativas de un CIJ los gestores de bases de datos documentales frente a los relacionales. En todo CIJ se planteará el trabajo con información textual de longitud variable, cuya estructura se irá definiendo en función del crecimiento y las necesidades concretas de los usuarios del centro. Y más aún se refuerza esta afirmación si se consideran las características y las posibilidades de recuperación de los sistemas documentales:

  • Se cuenta con una indexación total, facilitándose así la recuperación a texto íntegro de la información.

    «Consistiría en crear un espacio web en el cual el ciudadano tenga constancia de la información institucional básica»
  • Rapidez en la búsqueda de palabras o frases, al contar con recursos de búsqueda tanto en el párrafo, la frase y/o en la palabra.
  • Permiten la búsqueda de términos individuales o combinados por medio de operadores booleanos, operadores de proximidad y truncamientos.
  • Cuentan con una lista predefinida de palabras vacías, gestión de tesauros o clasificaciones temáticas y trabajo con términos admitidos: control del lenguaje natural por medio de un lenguaje documental.
  • Instrumentos de interfaz que permiten el acceso a la base de datos y su consulta sin conocimiento de la sintaxis subyacente.
  • Sistemas hipertexto: permiten navegar por la información relacionada de una o más bases de datos.
  • Interfaz gráfico de usuario que hace posible una búsqueda intuitiva y amigable.
  • Recursos para la integración de otros softwares de aplicación de usuario: OCR, procesadores de texto, bases de datos relacionales, etc.
  • Amplia disponibilidad de versiones: mainframes, PCs, principales sistemas operativos, conformidad con sistemas avanzados.
  • Adaptación a diferentes servicios de información.

En el caso del centro regional de información y documentación juvenil de la Región de Murcia el software de gestión documental elegido ha sido Knosys para Windows de Micronet, junto con el paquete Knosys internet, que permite publicar en la Red las bases de datos que se alimentan día a día en el centro, facilitando su consulta desde el web.

2. Bases de datos. Una vez que se han establecido las características principales de un gestor de bases de datos documental y las ventajas que ofrece en el tratamiento y recuperación de la información, se describirán aquellas bases de datos que se mantienen.

Información puntual: convocatorias de actividades vigentes y tablón de anuncios. Toda aquella información susceptible de responder a una estructura de trabajo común y con una fecha de caducidad relativamente corta se incluiría aquí, así como todo lo relacionado con programas y actividades que interesa hacer llegar al usuario lo antes posible y que disponen de un plazo concreto para su solicitud:

  • Convocatorias vigentes de cursos, jornadas, oferta de empleo público publicada en el BOE o Borm, actividades, premios y concursos, etc.
  • Tablón de anuncios que informa de las actividades en curso de la organización en la que se inscribe el CIJ.
  • Otras informaciones tales como: campañas de verano con campos de trabajo e intercambios para jóvenes, etc.

Un ejemplo válido es la base de datos que ha publicado el centro regional cuyo logro es que consigue dar un tratamiento documental a las distintas convocatorias de actividades que publica diariamente el centro. Dotándolas de una descripción que permita consultarlas de forma ágil, facilita entradas por campos tales como la denominación de la actividad que se describe, la entidad que convoca dicha actividad, su plazo de finalización o cupo de inscripción máximo, lugar de celebración, descriptores que permiten su identificación y posterior recuperación, un resumen informativo y una clasificación por áreas de actividad extraída de la clasificación temática de centros de información juvenil.

Se ha establecido un sistema de consulta por rango de fechas que hace posible que el centro publique diariamente en intranet las actividades que continúan vigentes, y depositar en un histórico aquellas cuya fecha de inscripción ya ha finalizado.

Con este sistema de trabajo se consigue:

  • Mantener al día el área de la información puntual que está presente en todo CIJ.
  • Contar con una base de datos de convocatorias que se convierte en una fuente de información referencial de primera mano para la institución en la que se inscribe el CIJ. Tomándola como punto de partida, el CIJ podría plantearse la elaboración de otros productos paralelos o complementarios como un tablón de anuncios que informe al usuario de aquellas actividades organizadas o en las que colabora la institución en la que se inscribe el centro.

Directorios o guías de recursos de información juvenil. Estaría constituido por los directorios y/o guías de recursos que tratan de recoger los datos referidos a determinadas organizaciones, instituciones, empresas, gobiernos y sus organismos dependientes, así como otros centros de interés.

La base de datos documental vuelve a convertirse en el instrumento adecuado para gestionar toda esta información, siendo su nivel de actualización un elemento clave a la hora de establecer su valor.

Se trataría de fijar una estructura adecuada para describir el recurso. En este sentido merece la pena dar el paso adelante e ir más allá en los tradicionales registros que ofrecen una información referencial del tipo: nombre de la organización, dirección, teléfono o fax y, a lo sumo, su inclusión en algún gran campo de clasificación temática que de alguna manera intenta dar orden y concierto a la guía.

La elaboración del directorio con un software de gestión documental multiplica las posibilidades de trabajo y tratamiento de datos de tal forma que, junto con la información referencial, se puede ahora incluir otros elementos que otorgan un valor añadido al registro en cuestión. Por ejemplo: un enlace al espacio web propio del organismo que se está referenciando, una descripción de sus actividades, su logotipo, un campo de clasificación temática que junto con el uso de palabras clave permitan su consulta posterior por temas, etc.

Se deben ir creando guías y directorios que aprovechen adecuadamente las posibilidades de trabajo que ofrece el entorno hipertexto. Ya se está en condiciones de presentar algo más que un escueto registro de carácter referencial y dotarlo de un valor añadido que a su vez responde a la idea que tiene el usuario final del entorno web: ver desde la pantalla toda la información que necesita sobre un tema o enriquecer su escritorio de trabajo por medio de enlaces a otros recursos electrónicos. Hay que superar la compartimentación y linealidad de conocimientos que sugiere la consulta de este tipo de publicaciones en formato papel.

Bibliografía especializada en temas de juventud. Se trata del tipo de demandas que plantean los usuarios sobre un tema, y aquí lo que interesa ahora es conocer qué fondos están disponibles en el CIJ sobre una materia concreta.

Todo CIJ está dotado de una biblioteca que conforma el acervo documental del centro. Estas colecciones han de tratarse también con sus correspondientes bases de datos documentales de tal forma que su gestión y posterior consulta por parte del usuario sea reflejo de una estructura que permita dar respuesta a demandas tales como: qué libros hay sobre un tema concreto publicados a partir de una fecha; artículos de interés en un área aparecidos en una revista; cuáles son las últimas revistas que han ingresado en el centro y qué artículos incluyen; etc.

Sirvan como ejemplo las demandas anteriores a la hora de hacer presente la necesidad de facilitar la consulta y la recuperación de estos fondos por todos los campos en los cuales sea posible realizar una búsqueda.

Como ejemplo de este apartado es la base de datos de sumarios que informa día a día de los números de publicaciones periódicas que ingresan en el centro.

En el caso anterior puede observarse que, como ocurre en el resto de bases de datos, se ofrecen pantallas de ayuda que informan sobre el contenido de la base de datos, cómo buscar y unas nociones básicas del lenguaje de interrogación de Knosys. Dispone también un listado de los títulos de las revistas (términos admitidos) que alimentan esta base de datos, permitiendo lanzar búsquedas desde los mismos.

Normativa europea, nacional y regional. La normativa es otro de los apartados informativos que ofrecen los CIJs, dando respuesta básicamente a dos cuestiones:

  • Qué legislación se ha publicado en los boletines oficiales, actuando así como un filtro que ofrece ya elaborado el vaciado de la normativa que aparece en dichas fuentes.
  • La normativa que regula una materia en concreto.

Vuelve a ser necesario aquí el tratamiento de esta información con descriptores o palabras clave que permitan su posterior consulta temática, ya sea a través del formulario de búsqueda de la base de datos o bien de consultas prediseñadas que lleven al usuario directamente desde una entrada por los diferentes temas —pasando por un listado de tipo referencial de la normativa que los regula— hasta el texto completo de la norma.

Recursos internet. Cuando un CIJ se plantea crear y desarrollar una intranet existe un tipo de recurso que va a estar presente con toda seguridad: las direcciones web de otros organismos e instituciones que son útiles para el propio centro, de tal manera que junto con la información que aporta el CIJ a la intranet (sobre la propia organización a la que pertenece) interesa también hacer accesible a nuestros usuarios otras direcciones, pero ¿cómo ha de llevarse a cabo este proceso?

La tarea clave a la que ha de enfrentarse es filtrar entre la enorme cantidad de información que ofrece la Red aquellas URLs que se estimen interesantes para el segmento de actividad del CIJ. El tamiz será más exacto en la medida en que dichos recursos se ofrezcan a los usuarios debidamente tratados y clasificados. Por este motivo quedan descartados como herramientas que sustenten esta tarea los bookmarks dado que ofrecen muy pocas posibilidades de clasificación y descripción del recurso electrónico informativo accesible a través de la Red.

Cuando una página es catalogada como un recurso de interés para los usuarios de un CIJ, habría que plantearse utilizar la misma herramienta con la que se gestiona el resto de fuentes informativas que requieren una actualización periódica en nuestra intranet. Se convertiría entonces en un elemento susceptible de tratarse con el gestor que sustente a las bases de datos documentales de nuestro espacio web.

Se podría así ofrecer un directorio de recursos web debidamente tratados y catalogados con nuestra clasificación temática a través de una base de datos, con todas las ventajas que esto supone y que ya se apuntaron anteriormente. Los pasos para la selección y gestión de URLs serían:

  • Búsqueda y selección de los servidores web de interés: navegación por la Red para identificar aquellas URLs de mayor utilidad, según las necesidades y prioridades del CIJ, teniendo en cuenta también a sus usuarios potenciales.
  • Organización y clasificación temática de los sitios web seleccionados anteriormente. Aquí ya se emplean las herramientas documentales con las que trabaja cada centro. En el caso de la clasificación temática de centros de información juvenil, que es una de las más empleadas entre los CIJs, sería necesario clasificar la URL dentro de un campo concreto y dotarla de los descriptores necesarios para una correcta identificación que posibilite la recuperación posterior lo más rápida posible.

    «Sería conveniente valorar las posibilidades que brindan las bases de datos documentales frente a las relacionales»
  • Documentar la URL. Dotar de valor añadido al recurso en cuestión aplicándole las técnicas documentales de tal forma que, junto con la clasificación e indización de contenidos, incluya elementos tales como un resumen informativo y el análisis de grandes servidores para así ofrecer enlaces específicos a información de utilidad, etc.

Se pretende superar lo que sería una mera lista enumerativa de URLs y convertirla en un directorio de recursos, un producto documental, que informaría de otros espacios web de interés según la actividad desarrollada en el CIJ. Con esto el centro se convierte en un intermediario válido para la navegación a través de internet.

Fichas síntesis o informativas. Son documentos que presentan información sobre un tema tratado y elaborado desde el CIJ de posible interés para la mayor parte de los jóvenes.

Para este tipo de producto documental el entorno hipertexto adquiere un gran valor ya que, respetando la estructura de la ficha informativa con la que trabaja habitualmente el centro, ésta se enriquece al presentarla como un elemento más de la intranet.

Actualmente se puede informar sobre un tema integrando la información de la ficha con otros recursos del espacio web, como por ejemplo mediante enlaces a:

  • La normativa que regula el tema de la propia ficha informativa (permitiendo su consulta a texto completo), el directorio de recursos que hace posible localizar los registros de nuestra guía o directorio que atañen al tema principal de la ficha.
  • Bibliografía de interés (artículos de revista y monografías), etc.

2. Aportaciones del www al proceso informativo de un centro de información juvenil. Se trata de estudiar de qué manera la tecnología internet deja también su huella en las tareas documentales que constituyen el proceso informativo de un CIJ, modificando desde el concepto de documento hasta las tareas de tratamiento y difusión.

Con el hipertexto se desmaterializa el soporte documental, se reducen los históricos problemas de espacio y la secuencialidad de la información. El nexo asociativo viene a configurar una nueva concepción no solamente del depósito documental, sino también de edición, archivo y distribución universal de los documentos.

En definitiva, gracias a los enlaces hipertexto, el usuario de un CIJ puede ver en pantalla fácilmente la información que necesita en la consulta, convirtiéndose en una herramienta de recuperación de aquellos documentos relacionados con el principal.

Consulta del opac en la Red. A la hora de consultar cualquier intranet de un CIJ, se cuenta como elemento común, con su relación de fondos bibliográficos. No se trata de una descripción de los formularios de consulta, sino que se debe prestar especial interés a lo que aporta de nuevo el www a los tradicionales catálogos que se han constituido como los intermediarios entre el depósito documental y el usuario, dotando a este último de agilidad y mayor autonomía en las tareas de búsqueda y recuperación.

Podríamos poner como ejemplo la consulta a la base de datos de convocatorias vigentes de cursos, jornadas, actividades, oferta de empleo público... Es una información con la que se trabaja en todos los CIJs por su interés de cara al público y que podría ofrecerse gestionada por una base de datos documental y, una vez publicada, en la intranet del CIJ estaría accesible a través de un formulario que ayuda al usuario a localizar la convocatoria que requiere en cada momento.

Sirva también como ejemplo de la nueva concepción de catálogo (siempre entendido como instrumento de consulta y recuperación) que nos ofrece el www la consulta a un directorio de recursos a través de menús de selección, dejando a un lado el formulario de búsqueda que comentamos anteriormente y dando un paso más hacia delante. Se trataría ahora de guiar la consulta del usuario a través de un directorio de recursos para jóvenes por medio de consultas prediseñadas y debidamente gestionadas.

Las tareas de edición y publicación de documentos del CIJ se han enriquecido notablemente con la llegada de la tecnología internet, combinando texto, gráficos, sonido y vídeo, obteniendose básicamente tres ventajas:

  • Expresarse en un canal de comunicación universal: internet.
  • Ofrecer información con una capacidad de actualización y puesta al día casi inmediata.
  • Publicar añadiendo a las posibilidades del documento impreso todas las características del audiovisual.

En definitiva, se dispone de la información de forma pública, pero con elementos de archivo, organización y referencia de gran potencia.

Sirvan como ejemplo los catálogos de publicaciones institucionales que permiten integrar aquellas editadas por nuestro organismo en el servidor de nuestra intranet, facilitando así su consulta desde cualquier punto, accediendo a las partes o capítulos de la publicación que interesen y con una tirada de ejemplares inagotable.

Cada CIJ habrá de estudiar sus necesidades de difusión y sus destinatarios. Pero deberá tenerse en cuenta algunas consideraciones generales como:

  • Habilitar espacios en la intranet del CIJ que permitan al usuario estar informado de nuevos servicios que se pongan en marcha.
  • Un envío directo de datos a través del correo electrónico. Por ejemplo: los boletines informativos que elabore periódicamente el CIJ, campañas de actividades, etc. Estaríamos prestando así un servicio de difusión selectiva de la información (DSI).
  • Permite el acceso directo a la información que precisa en un momento dado a través de herramientas como: gopher, formularios de consultas de las bases de datos de nuestra intranet o la misma información estable puesta en el web.

Si pensamos en los productos documentales que habitualmente emplean los CIJs para hacer llegar las novedades a sus usuarios (nos estamos refiriendo a los boletines de novedades bibliográficas y normativas) podemos transformarlos también en simples consultas prediseñadas a la base de datos correspondiente.

Se ha de trabajar también en otras posibilidades de difusión que ofrece el www, no ya tanto de cara al usuario del centro (aunque evidentemente repercute finalmente en la calidad del servicio que recibe) sino de cara a la evaluación de la información ofrecida por la intranet. Es conveniente en este sentido dotar al servidor www de un registro de entradas que realizan los internautas. Este registro puede indicar la dirección de sus máquinas, el momento de entrada o la página visitada. La extracción de datos tales como las páginas más consultadas o el número de visitas al mes, debidamente cruzados con los descriptores o palabras clave pueden arrojar un perfil de los usuarios y de la información más solicitada por los mismos.

«Disponer de la información de forma pública, pero con elementos de archivo, organización y referencia de gran potencia»

Con el proceso anterior se retroalimenta la cadena documental para mejorar la calidad de los servicios y adecuarlos a las necesidades de sus usuarios reales. Esto ha hecho posible introducir de manera eficiente el feed-back como una acción que complementa el procedimiento de gestión del documento.

Las páginas web que conforman la intranet son susceptibles de recuperación mediante métodos extractivos a través del buscador que permite localizar palabras claves de los documentos y crear índices a partir de ellos. Éste abarca desde la petición del usuario, pasando por la indexación de los documentos, hasta la presentación de los resultados de esa petición permitiendo la consulta de los documentos recuperados.

Conclusiones

El diseño de intranet como un auténtico servicio de documentación abre grandes posibilidades de acceso e integración de los recursos informativos en las redes y al mismo tiempo dibuja un nuevo perfil para el profesional de la información que trabaja en los CIJ. En ese nuevo perfil tendrá un papel importante en tareas relacionadas con:

  • La planificación de los contenidos informativos del servidor web del CIJ donde desempeña su trabajo. Se han de organizar y estructurar los contenidos del CIJ, hacerlos accesibles con un bajo coste económico, integrarlos en una interfaz común, fácil e intuitiva en su manejo.
  • La posibilidad de relación con otros sistemas de información de nuestra área de actuación.
  • El diseño y mantenimiento de bases de datos con referencias a documentos electrónicos. Es fácilmente observable que resulta ya cada vez más habitual en los servicios web facilitar el acceso al documento primario.
  • El tratamiento documental de los documentos electrónicos (catalogación, indización y resumen).
  • Estudio de los hábitos de comunicación y acceso de los usuarios, análisis de la demanda y de las necesidades de información con vistas a su optimización.
  • El trabajo con lenguajes documentales que permitan ir sistematizando la información, controlando su adecuada recuperación y reduciendo los ruidos en las búsquedas de los usuarios, etc.

El panorama que ofrece este entorno de trabajo invita a poner en práctica los conocimientos de gestión y recuperación de la información en el canal del www. Qué duda cabe que es el momento de ir traspasando progresivamente los sistemas de información de los CIJ a la Red, y para ello se requiere la presencia activa del profesional de la información, con nuevas tareas pero manteniendo ese rol de intermediario en el acceso a la información de una institución, cuidando su presentación y organización, la calidad de los contenidos que aparecen en la Red y los medios de consulta y recuperación ofrecidos.

Bibliografía

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Victoria Martínez Navarro. Centro regional de información y documentación juvenil. Dirección general de juventud, mujer y familia.

http://www.carm.es/cpre/dgjmf/cridj.htm

jumufa ARROBA carm.es

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