InicioMarzo 1999
IBM/Lotus inaugura el Institute for Knowledge Management
El 19 de enero, durante la conferencia anual Lotusphere -que reunió en Orlando a usuarios y desarrolladores de Lotus Notes-, IBM/Lotus anunció la creación del Institute for Knowledge Management.
La finalidad de este centro es agrupar a empresas e instituciones académicas interesadas en la gestión del conocimiento, para así potenciar la investigación en este área. Es especialmente relevante el estudio de la interacción entre grupos, el comportamiento de los clientes y nuevos métodos para potenciar la innovación.
«Notes fue una aplicación revolucionaria que cubría satisfactoriamente distintas necesidades en la empresa: mensajería electrónica, edición de textos, gestión documental, etc.»
Entre sus miembros se encuentran General Motors , Xerox, Buckman Laboratories, The World Bank y las universidades de Boston, Stanford y Texas (en la que desarrolla su actividad profesional Thomas Davenport, autor de dos obras clásicas en la gestión del conocimiento, Information Ecology y Working Knowledge).
La dirección del instituto estará a cargo de Chris Newell, director del Lotus Institute, Laurence Prusak, responsable para el área de gestión del conocimiento en IBM Consulting Services, David Smith, consultor en gestión del conocimiento en IBM, y Michael D. Zisman, vicepresidente ejecutivo de Lotus en el área de estrategia y conocido por ser uno de los fundadores de ArpaNet.
Es posible participar en el instituto de dos formas: como miembro asociado y como miembro plenario. Los primeros tienen derecho a recibir los resultados de las investigaciones desarrolladas por el instituto, a cambio de un desembolso anual de 25.000 US$.
Los miembros plenarios tienen, además de acceso a los resultados de la investigación, el derecho a participar en los comités de dirección, promover áreas de estudio y revisar las investigaciones. El precio anual para ser miembro plenario se ha fijado en 75.000 US$.
La evolución de Lotus
Fundada en 1982 por Mitch Kapor, Lotus se hizo popularmente conocida por su programa de hoja de cálculo para msdos Lotus 1-2-3. En esos años era imposible predecir la evolución de esta compañía y el papel que pasaría a ocupar a mediados de los noventa gracias a la decisión de Jim Manzi -quien había sucedido a Kapor en la dirección de la compañía- de adquirir una pequeña empresa que había diseñado una aplicación de trabajo en grupo.
Se trataba del programa Notes -cuya primera versión se había publicado en 1989-, y la empresa encargada de su desarrollo era Iris Associates, fundada por Ray Ozzie en diciembre de 1984 (conviene señalar que Mitch Kapor participó activamente en la creación de Iris Associates). Aquellos que trabajasen con la primera versión de este software podrán recordar el color rosa que caracterizaba el espacio de trabajo del programa.
Notes fue una aplicación revolucionaria y técnicamente muy avanzada, que cubría satisfactoriamente distintas necesidades en la empresa: mensajería electrónica, edición de textos, gestión documental, bases de datos, directorios, etc. Esta polivalencia hizo de Notes una aplicación con una excelente relación entre prestaciones y precio, y la convirtió en la principal plataforma informática para soportar la colaboración y el trabajo en grupo, en perjuicio de otras aplicaciones como Teamware , de Fujitsu, o GroupWise, de Novell.
Ni siquiera Microsoft, con su estrategia de convertir Exchange en una aplicación para el trabajo en grupo, ha conseguido convertirse en una alternativa seria para Notes.
«El lema mantenido por Lotus durante varios años -Working together- ha dado paso a uno nuevo: Work the web»
En el verano de 1995, Lotus fue adquirida por IBM. Tras esta compra muchos medios auguraron un futuro poco esperanzador para Notes, pero afortunadamente no fue así.
En esos momentos la viabilidad de Notes también se veía cuestionada por el auge de los protocolos abiertos internet, y las intranets se proponían como una alternativa económica a Notes capaces de ofrecer prestaciones similares. Así, en 1996 Netscape adquirió Collabra con el propósito de diseñar una aplicación de trabajo en grupo destinada a ejecutarse sobre los protocolos internet (http, smtp).
El equipo de desarrollo de Notes fue lo suficientemente flexible para compatibilizar su programa con los formatos y protocolos de la Red, y al primer cliente InterNotes le sucedió cc:Mail Web y el servidor Domino, que permitía acceder a bases de datos Notes desde un navegador internet sin necesidad de hacer adaptaciones o desarrollos adicionales.
El lema mantenido por Lotus durante varios años -Working together- dio paso a uno nuevo, Work the web, que mostraba la intención de Notes de ocupar el lugar principal en la revolución informática que iba a protagonizar internet y su deseo de convertirse en la principal plataforma de desarrollo de aplicaciones para la Red.
Lotus y su visión de la
gestión del conocimiento
En la actualidad, la nueva forma de colaboración se llama gestión del conocimiento. Este concepto está presente en todas partes, ocupa titulares en las publicaciones profesionales y se organizan congresos y encuentros que atraen a un público curioso e interesado por la que parece ser la nueva fuente de ventajas competitivas.
«Notes no se conforma con el papel de mera aplicación informática. Su protagonismo quiere ser mayor, y con esta idea ha presentado su propia visión de la gestión del conocimiento»
Los principales objetivos que persigue la gestión del conocimiento (colaboración, creación y gestión de grandes bases de datos documentales o memorias corporativas), confluyen con las funcionalidades que tradicionalmente viene ofreciendo Notes.
Esto no ha pasado desapercibido para IBM/Lotus , que se ha posicionado como la mejor plataforma tecnológica para gestionar el conocimiento en grandes organizaciones y en pequeñas y medianas empresas. Así lo demuestran proyectos emblemáticos como el de BP, Andersen Consulting o Monsanto, en los que Notes ha aportado el soporte informático necesario para potenciar la innovación y la colaboración.
«Para Lotus, los beneficios que se pueden alcanzar con la práctica de la gestión del conocimiento son innovación, capacidad de respuesta, productividad y desarrollo de competencias»
Pero Notes no se conforma con el papel de mera aplicación informática. Su protagonismo quiere ser mayor, y con esta idea ha presentado su propia visión de la gestión del conocimiento como argumento de venta y de consultoría.
Esta visión, que se ha hecho pública en dos documentos disponibles en su sede web, no difiere ostensiblemente de las teorías generalizadas respecto a la gestión del conocimiento.
Así, en la lista de factores determinantes del éxito de un programa de gestión de conocimiento, se antepone la cultura organizativa, la alineación con la estrategia de la empresa, la motivación y la incentivación a los miembros de la organización, a la utilización de tecnologías informáticas. También se retoma la terminología y los conceptos propuestos por Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi en su obra The Knowledge-creating company, auténtico clásico en la literatura de gestión empresarial: conocimiento implícito y explícito, internalización y externalización, etc., y la distinción entre los tipos de conocimiento relacionados con el contenido (informes, noticias, etc.), las personas (competencias y conocimientos) y los procesos de negocio (cómo se llevan a cabo las tareas de forma óptima).
Los beneficios que se pueden alcanzar con la práctica de la gestión del conocimiento se cifran en:
a) innovación -al compartir ideas en foros de discusión y equipos de trabajo virtuales-,
b) mayor capacidad de respuesta -los empleados podrán acceder a la información que les permitirá realizar con exactitud sus tareas-,
c) productividad -al poder reutilizar el conocimiento adquirido por otros miembros de la organización en el desempeño de trabajos semejantes-, y
d) desarrollo de competencias -mediante el aprendizaje virtual-.
Partiendo de estas concepciones, Lotus ha complementado la versión estándar de Notes con aplicaciones prediseñadas que minimizan el tiempo requerido para diseñar el entorno tecnológico que permitirá poner en práctica la gestión del conocimiento: LearningSpace -para el aprendizaje virtual-, TeamRoom -foro de discusiones-, domino.doc -para la gestión documental-, ExpertNetwork -para identificar expertos en una organización- y TeamNetwork -para la gestión de proyectos y trabajo en grupo-.
En resumen, un conjunto de aplicaciones basadas en Notes que facilitan la gestión del conocimiento y que han contribuido a que IBM/Lotus mantenga, en el área de la gestión del conocimiento, la posición de privilegio que ha disfrutado entre las aplicaciones de trabajo en grupo.
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