Alerta web: analisis documental de recursos de informacion en internet

Marzo 1999

Por Victoria García-Casarrubios

Victoria García Casarrubios Cada vez con más asiduidad los centros de documentación recurren a internet como fuente de búsqueda de información, ya sea ésta de carácter bibliográfico o bien de tipo más elaborado y complejo (p. ej., documentos electrónicos). Sin embargo el crecimiento exponencial que ha sufrido la información depositada en la Red hace cada vez más complicado el acceso y la localización de recursos que verdaderamente nos ofrezcan información útil y relevante.

En el centro de documentación de Andersen Consulting se viene elaborando un producto de análisis de información temática en la Red cuyo objetivo primordial es la identificación de sitios web de interés específico para las necesidades de información de una consultora todo terreno.

Así, y desde hace un año, se alimenta un base de datos en la que se contienen, categorizados, los recursos encontrados en internet. Su nombre: Alerta web.

Estos recursos tienen su origen en documentos de muy diferente tipología:

Página web completa.
Determinadas secciones de una página.
Documentos electrónicos concretos.
Publicaciones electrónicas, entre otros.

Un poco de historia/p>

El origen de esta base de datos está en una experiencia previa para compartir información con los demás centros de documentación de Andersen Consulting en España, cuya organización es tripartita con sedes en Barcelona, Bilbao y Madrid.

Consistía en el envío semanal de un boletín, en formato de correo electrónico, a los 12 componentes del centro de documentación a nivel nacional con direcciones de interés para el desarrollo de nuestro trabajo diario. Las direcciones iban acompañadas por una breve descripción de contenido y una valoración crítica cuyo objetivo era no sólo compartir experiencias de búsquedas exitosas en internet, sino también almacenar dichas búsquedas y promover su recuperación.

Sin embargo en un breve espacio de tiempo el volumen de información fue creciendo y se hizo necesario el almacenamiento progresivo de estas direcciones de recursos con sus correspondientes descripciones en un lugar en el que no sólo se prestara ayuda a los documentalistas del equipo de Documentación, sino también a todos los usuarios, lo que conllevaba el diseño y desarrollo en firme de una base de datos que posibilitara el acceso a todo el personal de Andersen Consulting .

Así nació Alerta web, desarrollada en Lotus Notes. Éste es un entorno groupware, es decir, un sistema de gestión de información para grupos de trabajo que permite compartir información entre personas que se encuentren en diferentes partes del mundo, a través de diversas funcionalidades: bases de datos, correo electrónico, conexión a internet, etc.

Metodología de análisis

Cada recurso de información implica el ingreso o alta de un documento en la base de datos. Los registros están diseñados según los siguientes campos:

Dirección: del recurso web que se está analizando. La dirección vuelve a aparecer en el campo Acceso Directo por problemas informáticos. Este último campo permite acceder al web desde la base de datos, ya que es un campo parametrizado como enlace hipertextual directo a la Red, herramienta integrada en la versión 4.5 de Lotus Notes.
Tema: clasificación por descriptores temáticos del propio recurso. Se trata de un campo con tabla abierta que no fue diseñada expresamente para este servicio, sino que ya existía como tesauro de la base de datos de prensa (también realizada por el centro de documentación) en la que se integra Alerta Web.
Contenidos: es el campo más amplio y permite un número ilimitado de caracteres. En él se analizan a fondo las características del recurso: tipo de información que ofrece, análisis de los apartados más interesantes, actualización del web, entidad u organismo que los elabora, idiomas, formato de los documentos que contiene (Word/doc, Excel/xls, Acrobat/pdf, etc.).
Búsquedas: informa sobre la opción de realizar consultas en un sitio web a través de un motor de búsqueda, si tiene varios motores (uno por cada sección), posibilidad de realizar las consultas por menús navegables, etc. Así mismo se analiza la tipología de búsquedas susceptibles de realizar: simples, estructuradas, avanzadas, etc.
Enlaces: se informa sobre el tipo de enlaces que tiene el sitio, bien sean éstos internos o externos. En este último caso también se indica qué tipo de direcciones o sitios recomiendan.
Coste: tabla cerrada con términos que referencian si el web es gratuito o por suscripción.
Valoración: este campo evalúa según tres opciones (regular, buena y excelente) los contenidos, el diseño, amigabilidad y el coste.
Imagen de la página de bienvenida del sitio web: es el primer campo que aparece cuando se abre un registro.

La elección de campos no fue sólo labor del documentalista, sino que también participó de forma muy importante el departamento de sistemas de información, al limitar el número de campos y las características técnicas de cada uno de ellos.

Esta base de datos se encuentra en un servidor de la red de Andersen Consulting a la que todos los usuarios tienen acceso. Cada uno de ellos puede realizar una búsqueda sencilla sobre el tema en el que está interesado y encontrar referencias de diversas direcciones de internet donde localizar información relacionada con el tema en cuestión.

Este acceso directo es posible gracias a Lotus Notes 4.5, que convierte una dirección URL escrita en sus bases de datos en un enlace directo a internet.

La responsabilidad de la selección y análisis de recursos corre a cargo, de momento, de un solo documentalista especializado. La localización de recursos se lleva a cabo de forma únicamente manual, es decir, no se utiliza ningún método automatizado.

Las principales fuentes de alimentación son: prensa diaria, revistas especializadas, monografías, listas de distribución, experiencias compartidas con otros compañeros del Centro o experiencias propias en búsquedas realizadas con anterioridad.

Los criterios para la elección de un sitio web se han establecido teniendo en cuenta, en primer lugar, las necesidades del usuario, esto es, qué tipo de información solicitan al centro de documentación. Otro criterio es la actividad que desarrolla Andersen Consulting. Al ser una consultora general, el centro de documentación es totalmente multidisciplinar; pero hay sectores más demandados como las telecomunicaciones, banca, distribución y consumo y nuevas tecnologías.

Planes de futuro

Uno de los problemas con los que nos encontramos actualmente es el de la actualización periódica de estos recursos. La información recogida en la Red no suele ser permanente, y los registros de la base de datos pierden su valor cuando la información queda obsoleta. El volumen actual de registros permite, no sin un gran esfuerzo, la comprobación, más o menos regular, de la pertinencia de la información ofrecida en los registros. Pero según crece el número de registros este control se hace cada vez más difícil.

Victoria García-Casarrubios. Centro de Documentación, Andersen Consulting.

victoria.garcia-casarrubios@ac.com

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