El profesional de la información


Junio 1999

Archivos digitales y conservacion del documento

Inició en IweTel un debate Luis Castrillo, planteando la conservación de los documentos que están contenidos en nuevos soportes: “repasando unos papeles por aquí, me ha surgido una pregunta que es casi de tesis doctoral: ¿qué pasará con los archivos históricos dentro de 50 ó 60 años? En la actualidad se están archivando cintas y discos magnéticos. Todo ello correctamente documentado, identificado, clasificado, etc. Pero ¿servirán de algo estos soportes dentro de 50 años? Supongamos que sí. ¿Cómo los vamos a leer? Los ordenadores actuales están realizados con tecnología de usar y tirar. Un microprocesador tiene una vida útil de x horas (20.000, 5.000, etc.) Llegados a esos extremos el aparato se funde y puedes pensar en comprar otro. Pero la tecnología avanza. ¿Dónde encontrar lectores de discos de 5,25”? Quizás tú todavía tienes uno, pero ¿a alguien le queda un lector de 8”?, ¿y funciona?; ¿y funcionará en el 2050? ¿Se ha planteado alguna entidad archivista semejante problema? ¿O lo piensan pasar todo a papel antes de que se pierda irremediablemente...? Este asunto no me va a dejar dormir esta noche”.

lcastrillo ARROBA jet.es

Javier Trujillo. ONO (Cableuropa)A toda esta serie de preguntas avanza una respuesta Javier Trujillo: “aunque esta noche no hayas dormido, como decías, vamos a ver si con lo que ahora comento consigo que hoy sí concilies el sueño. Evidentemente, hoy no creo que nadie ‘normal’ tenga un lector de 8”. Pero si ha sido previsor, ni falta que le hace. La solución al problema que planteas con los discos o cintas dentro de 50 años es tan sencilla como ir pasando esa información a otros soportes (y formatos, ojo) compatibles y soportados por la tecnología actual.

El soporte (o formato) ‘universal e imperecedero’ no existe ni creo que exista nunca. Además de ir contra la sociedad de consumo, la tecnología avanza y en ocasiones, hay que reconocer que hasta mejora.

Lo que hay que hacer es ser previsor. Y la cosa no va tan deprisa como para agobiarse. Los datos que realmente quise conservar de mis antiguos discos flexibles de 5 1/4” hace tiempo que los pasé a disquetes de 3 1/2”. Los datos importantes que quiero conservar de mis discos magneto-ópticos de 3 1/2 ” (128 Mb) los voy a llevar a una casa que me los pasa a cd-rom (a 1.500 PTA. por disco, claro). Lo poco que tenía en formato WordPerfect para ms-dos ya lo he pasado a Word 6.0 sin problemas, etc., etc.

Esto es así, como las monedas de curso legal: llegan las nuevas, pero hay un tiempo para cambiar las viejas. La cosa es no despistarse y hacerlo a tiempo, si no te quieres encontrar en casa con un montón de monedas que ya no puedes cambiar. Y pasa lo mismo con los bonobuses. Y con los números de teléfono.

El problema, pues, no me parece serio (quiero decir, grave). Lo que puede ser más grave es el tema de los formatos de los datos a conservar. Formatos que habrá que ir convirtiendo mientras se pueda, pues, aunque podamos ir pasando determinados archivos a soportes más modernos (cds, DVD, etc.), nos podemos encontrar con el problema de que los nuevos micro-procesadores no soportan la instalación del viejo programa que los generó.

La serie Assistant de IBM (una estupenda ‘Suite’ que yo usé durante años) no se deja instalar con Windows 98, y los formatos de los ficheros eran propietarios (propios de IBM ). Pero sí se podían exportar datos a formato texto (.txt ) y dBase (.dbf), cosa que ya hice y ahora tengo lo que me interesa en Access y en Word. Sin problemas.

Por otra parte, he oído que hay empresas (de moda en Estados Unidos) que se dedican a imprimir en papel, y custodiar éste, archivos informáticos de empresas ‘temerosas’ (pero previsoras). El papel, si es bueno, sí que dura más de 100 años. Pero... ¿y los bosques?”

trujillofj ARROBA en.ono.es

Ángeles Sáez GarcíaSiguiendo con el tema que plantea Luis,” interviene Ángeles Sáez García: “¿os imagináis el archivo privado de un escritor o de un político que utilice el correo electrónico y no guarde nada de lo que envía a través de este medio, o tenga sus diarios en el disco duro y nunca lo pase a ningún otro soporte? ¿Cómo se harán los investigadores del futuro una idea de cómo fue la vida y la obra de alguien a quien están investigando? Ningún papel con anotaciones, sólo ‘notepads’ quizá ilegibles. La correspondencia en papel reducida a la mitad, correos electrónicos perdidos. Impresiones diarias en algún archivo digital, fotos guardadas en vaya usted a saber dónde. ¿Se lacrarán las cajas que contengan los discos duros de los ordenadores que utilicen los ministros hasta que pasen los años preceptivos para su consulta? En fin, Bryce Echenique repetía estos días la frase de Saramago de que ningún e-mail podía tener rastros de una lágrima, pero los que se escribieron quedarán quizá en el limbo de las informaciones perdidas”.

angeles_saez_garcia ARROBA pbeurope.com

Francisco Tosete Herranz. Centro de Estudios Históricos. CSICPara añadir una cuestión más a las antes planteadas interviene Francisco Tosete Herranz diciendo: “recuerdo (si no me falla la memoria) que de este tema ya se comentaron cosas muy interesantes hace tiempo en la lista. Por mi parte únicamente plantearos una pregunta: ¿y qué sucede con internet? ¿Puede considerarse como el depósito de información del mañana?

Es posible que si la información pudiera estar disponible indefinidamente internet sería (teóricamente) el soporte ideal de información, ¿o no?”.

cehtf1p ARROBA ceh.csic.es

Pablo Susinos Rada expone: “abundando en la discusión abierta por Luis Castrillo sobre el futuro de los archivos electrónicos, creo que tiene muy buenas razones para estar preocupado. Para los teóricos del asunto, la solución se llama migrar, o sea, transportar los documentos a un soporte utilizable en cada momento.

El problema es que la migración, para ser eficaz se tiene que plantear a diversos niveles (sistema operativo, versión del programa, codificación de los datos, soporte físico, etc.) y esto está lejos de las posibilidades técnicas y económicas de la mayoría.

Por esta razón vivimos en una época paradójica en la que es posible multiplicar el volumen de información acumulada y procesada, y al tiempo estamos perdiendo una gran parte de esta información. Stephen Talbott en su Netfuture#84, habla de la implosión de la información que se debe en parte a la fragilidad de los archivos digitales. Por cierto, recomiendo esta publicación, Netfuture, a quienes estén interesados en conocer opiniones alternativas al dominante discurso sobre el esplendoroso futuro que nos traen las manidas nuevas tecnologías.

http://www.oreilly.com/~stevet/
netfuture

Ni que decir tiene, que en mi opinión, el optimismo de F. J. Trujillo está absolutamente injustificado, al menos desde una perspectiva global”.

bimusant ARROBA sarenet.es

“Los diferentes mensajes que están apareciendo”, opina Francisco López Hernández, “referentes a las dificultades de conservación de los materiales almacenados en soporte electrónico, además de ser muy interesantes, hacen reflexionar sobre la tan profetizada desaparición del papel como vía fundamental para el mantenimiento de los conocimientos humanos.

Los problemas que han surgido y que sin duda surgirán en el futuro, dejan sin argumentos a los agoreros (parece una palabra fea, pero mucho más fea y absurda es ‘gurús’, que además, en todo caso sería ‘gurúes’, lástima que ni siquiera exista en castellano) que desde hace mucho vaticinan que en un futuro más o menos lejano el papel cederá su posición preponderante a los soportes electrónicos.

Como alguien ha dicho muy bien, hoy podemos leer un libro impreso en el siglo XVIII, pero no sabemos si un vídeo actual se podrá ver en el XXIII. Sí que estoy seguro de que el libro que se publicó ayer será leído por nuestros descendientes. Por tanto, con todos sus problemas de conservación, el papel sigue mostrando día a día su superioridad. Tal vez en el futuro esto cambie y alguien descubra la panacea, pero mientras tenemos que reconocer lo anterior. Y, ¡ojo!, no estoy diciendo que sólo se tengan que hacer las cosas en papel: El progreso es el progreso, y oponerse a él no sólo es absurdo, sino también inútil. También me preocupa que se esquilmen los bosques para fabricar papel...

Los soportes electrónicos tienen numerosas ventajas que hay que aprovechar, y lejos de mí la intención de anatematizarlos”.

pacol ARROBA db.uc3m.es

En apoyo de opiniones anteriores, Pau Cazorla: “con vuestro permiso y al hilo de la discusión sobre archivos digitales, me decanto por la preocupación de Luis.

Como bien dice Francisco, para mantener la información hay que convertirla (o exportarla) de un sistema a otro, de una versión a otra. Este hecho hoy lo tenemos muy asumido y es uno de los requerimientos mínimos que buscamos a la hora de decantarnos por un programa.

En el caso de archivos de texto, la conversión generalmente es más sencilla por el simple hecho de que los programas adoptan el código ascii (los problemas surgen cuando se introducen otros símbolos). Pero, ¿qué ocurre cuando hablamos de gráficos o información no textual?

Recuerdo haber trabajado hace tan sólo tres años con programas de gestión de gráficos cuyos archivos creados entonces hoy tengo que dar por perdidos porque sólo se pueden recuperar con aquel programa.

¿Quién pensaba entonces que la informática-ofimática cambiaría de forma tan radical?

En desacuerdo con lo que dice Pablo, la informática es un lujo o una necesidad económicamente costosa (sería otro tema interesante a tratar, pero ésta es otra historia): no podemos quedarnos clavados en la versión de un programa ni en el ordenador que compramos hace unos años (pocos): hay que migrar a nuevas versiones, hay que actualizar las prestaciones del ordenador.

La única solución que he podido aplicar ha sido volver a realizar aquellos archivos en programas que sí permitieran la exportación. Cuando trabajas con información que debes actualizar o ampliar periódicamente, como es mi caso, tener la información en papel tampoco te soluciona el trabajo: es necesario utilizar la información y no archivarla.

Paco ha reflexionado posteriormente sobre la superioridad del papel en cuanto a la conservación. Yo creo que la solución no pasa por mantener archivos de papel (¡son tan difíciles de manejar, de utilizar!), sino porque los programas informáticos no sean tan volátiles. Pero el mercado informático, tanto de programas como de equipos, evoluciona de tal manera que nunca podremos dar por seguro un archivo informático.

Quizás la pregunta es: ¿exportar o morir?”.

pcazorla ARROBA bupc.upc.es

“Quizás no planteé bien el problema,” vuelve a intervenir Luis Castrillo, “la mayor parte de los comentarios coinciden en que la conservación va a ser un asunto de ‘cambio de medio’: ayer 5 1/4, hoy 3 1/2, mañana cd-rom, pasado DVD, etc.

Joaquín van den Brule. DigibisNo, no es ése el problema que realmente subyace en mi reflexión. Estamos hablando, creo yo, de archivos.

El documento, según los antiguos, es la suma del soporte y el mensaje. El soporte añade al contenido del mensaje otra serie de atributos que forman parte del propio mensaje.

El papel higiénico en el que están escritos algunos de los versos de poetas presos transmite por sí mismo otro mensaje añadido al propio poema.

La lágrima en el e-mail de Saramago sería en sí un componente del propio mensaje. Estamos hablando de documentos que, en el futuro, constituirán la memoria colectiva. Comunicaciones de un ministro, circulares de una dirección general, etc. ¿Se conformarán los investigadores de la historia con fotocopias?

El documento en el archivo histórico tiene valor por su autenticidad, que le viene del origen.

¿Se conformaría la Generalitat de Catalunya con una reproducción facsímil de todos los documentos relacionados con Cataluña que hay en la Sección de Guerra Civil en Salamanca?

Alguien me ha comentado sobre las ‘Migraciones Peligrosas’: véase la destrucción de colecciones completas de revistas del siglo XIX en un país de por aquí cerca, después de microfilmarlas.

Quizás los archivos están muriéndose y aún no lo saben”.

lcastrillo ARROBA jet.es

Joaquín van den Brule defiende: “la verdad es que existe mucho miedo al cambio, pero es evidente que las nuevas tecnologías tienen sus ventajas e inconvenientes. Cuando hacemos mención a los soportes electrónicos como es el caso del DVD o cd-rom, a mí personalmente no me preocupa tanto la durabilidad del soporte, ya que ¿por qué preocuparse si el cd-rom no se conserva durante 50 o 100 años? Tanto en bibliotecas como en archivos vamos a comenzar a trabajar bajo DVD, y en pocos años posiblemente tengamos desarrollada la tecnología para albergar 15 GB. ¿Qué es lo que nos debe importar más, la perdurabilidad del material donde almacenamos la información, o el cambio constante de tecnología?

Estar a la última exige invertir, pero también es cierto que se gana en posibilidades de almacenamiento, rapidez, etc. Yo concretamente haciendo proyectos de edición electrónica, hay muchas veces que me planteo trabajar bajo DVD. Daos cuenta de que si en un cd-rom pueden entrar 10-15.000 imágenes en blanco y negro, en un dvd-rom pueden entrar 75.000 imágenes. No es lo mismo tener que estar cambiando constantemente de CD-R a trabajar con una unidad donde está almacenada toda la información.

Como estoy pensando en alto, también me cuestiono si realmente es interesante almacenar en soportes alternativos la información. Por ejemplo, si vamos a digitalizar un protocolo o un libro antiguo, hay diferentes formas de hacerlo. Se puede capturar la imagen desde cualquier escáner, y también podemos microfilmar y posteriormente digitalizar el microfilm. Tengo mis comentarios al respecto, pero prefiero dejarlo como tema a discutir”.

joaquin.vdb ARROBA digibis.com

vandenbr ARROBA teleline.es

Retomando una de las preguntas sobre internet, Francisco Tosete Herranz planteaba: “algunos de los problemas más importantes a los que hoy en día nos enfrentamos derivan, creo, de varios aspectos y fundamentalmente de la enorme rapidez de la evolución de las tecnologías que ha supuesto:

  • el desarrollo continuo del hardware con todas las posibilidades que nos brinda (mayor rapidez, mayor capacidad de almacenamiento, etc.),
  • el desarrollo del software, la aparición continua de nuevos programas de ordenador para todas las tareas de nuestro trabajo cotidiano.
  • la rápida evolución de los soportes de información, desde la piedra, la madera, el pergamino o el papel hasta los soportes de información digital de la actualidad.

Es decir, cuatro de los aspectos fundamentales en los que se basa nuestra ‘sociedad de la información’ de hoy en día serían:

hardware - software - soportes informáticos - ‘código’, por llamarlo de alguna manera (formato de almacenamiento).

La forma de codificar la información desde la aparición de la informática ha permanecido constante, en bit. Lo que ha variado ha sido la manera en que los programas la almacenan, o en una palabra, la gran variedad de formatos existente (para documentos .wpg .doc, etc.; para gráficos .jpg .gif...).

El problema al que los documentalistas nos enfrentamos es doble: por un lado la conversión de la información almacenada a nuevos soportes y programas que sean legibles por la tecnología de cada momento, y por otro la perdurabilidad de la información almacenada. Y desde este último punto de vista era desde el que planteaba la pregunta:

¿Por qué no considerar internet como el soporte físico ideal del mañana? O si lo preferís, como el archivo del mañana.

Algunas de las razones para considerarla como tal pueden ser:

  • Cada vez más, internet y la world wide web son precisamente eso, redes de extensión mundial.
  • Son de acceso público (aunque desgraciadamente no gratuito, pero a todo se llegará, o al menos a un abaratamiento radical de los costes).
  • Internet evoluciona al paso que evolucionan las tecnologías.

La Red es un ‘organismo’ mantenido por miles (o cientos de miles o millones) de personas, se actualiza constantemente, está al día en cuanto a las nuevas tecnologías ¿Por qué no considerarla el soporte ideal? ¿Por qué no poner la información en la Red?

Internet podría resolver los problemas fundamentales dado que:

  • Cada centro o persona sería responsable de mantener su hardware y software y realizar la conversión.
  • Suprime las barreras temporales y físicas para el acceso a la información (se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier punto del planeta en el que tengamos electricidad).

Por todo ello creo que internet podría ser el soporte o archivo físico ideal para mantener la información del mañana (otro cantar son los problemas de propiedad intelectual, etc. que se pueden plantear)”.

cehtf1p ARROBA ceh.csic.es

José Antonio Salvador Oliván reflexiona: “¿seguro que internet se puede considerar el soporte de almacenamiento o archivo de información del futuro? ¿O es simplemente un medio de transmisión de la información?

- Hace ya muchos años que existen los soportes electrónicos de información en diferentes formatos, y no por eso ha desaparecido el papel como soporte de almacenamiento. ¿Por qué tiene que desaparecer este último?

- Con relación a los nuevos programas, nuevas versiones del mismo programa y nuevos soportes de almacenamiento que van apareciendo, no significa que desde el mismo momento en que aparecen en el mercado desaparezcan los antiguos. Siempre hay un período de tiempo (bastante largo) para poder adaptar o exportar la información a los nuevos formatos y programas.

«El documento, según los antiguos, es la suma del soporte y el mensaje. El soporte añade al contenido del mensaje otra serie de atributos que forman parte del propio mensaje» (Luis Castrillo)

No conozco casos en los que por tener la información en disquetes de 8”, o en cintas magnéticas, no hayan podido pasar la información a los nuevos formatos que han ido apareciendo. Tampoco entiendo que pueda haber problemas cuando se utiliza un determinado programa para crear y almacenar información; siempre hay opciones para que los nuevos programas puedan leer y acceder a esa información. Precisamente, la gran ventaja de todos los programas que existen hoy en día es que almacenan los datos en el soporte que sea, pero estos datos son físicamente independientes del programa que estemos utilizando, y generalmente podemos leerlos y manejarlos con cualquier otro programa.

- Para mí, la gran ventaja de todos estos nuevos programas y nuevos soportes de almacenamiento, es que permiten buscar y recuperar la información mucho más rápidamente, y difundir la información a cualquier usuario que la necesite, algo que con el papel resultaba mucho más costoso en tiempo y en dinero”.

jaso ARROBA posta.unizar.es

José Antonio Martínez González recomienda: “me ha venido a la cabeza un interesante artículo sobre este tema futurible, fascinador y tantas veces onnubilador que no nos permite profundizar en un análisis de sus consecuencias. El artículo en cuestión es: El nuevo orden informático de Denis Duclos (sociólogo, director de investigaciones del Centre National de la Recherche Scientifique -Cnrs- de París) y aparece publicado en Le Monde Diplomatique (edición española) de enero de 1999, pp. 16-17”.

jjmartinez ARROBA camaracs.es

“Francisco tiene razón en parte al señalar que internet puede ser el soporte físico del futuro,” opina Miguel Benito, “al menos el futuro más cercano. Pero el problema estriba en que no se puede dejar la responsabilidad de mantener este soporte a los creadores de la información, de la misma manera que no podemos dejar a Cervantes, o al Ministerio de Cultura la responsabilidad de las obras que ellos producen. Cervantes tuvo un tiempo de vida muy limitado y el Ministerio de Cultura tampoco sabemos si sobrevivirá mucho más, según el debate.

Lo que quiero decir es que incluso las instituciones, no sólo las personas, desaparecen, y con ello todo el material que han tenido en internet si no hay otra institución que lo ha conservado.

Y es ahí donde de momento tenemos el problema, que no es insoluble, pero que exige un buen trabajo no sólo de las instituciones que finalmente sean responsables de conservar el material, sino también de los organismos responsables de las leyes. El derecho de propiedad, por ejemplo, es un derecho que no se puede suprimir solamente porque consideremos importante el tener acceso a ciertos materiales.

De momento parece que la idea más factible es que las bibliotecas nacionales tengan la responsabilidad general para cada país, independientemente de que haya otras instituciones especializadas que también asuman la misma responsabilidad dentro de su campo”.

mb ARROBA adm.hb.se

“Pienso que internet,” dice Pau Cazorla , “es un canal a través del cual accedemos a miles de archivos electrónicos. Internet facilita el acceso (pese a que una intranet puede restringir esta libertad de acceso), pero la información sigue digitalizada en archivos.

«Además de ir contra la sociedad de consumo, la tecnología avanza y en ocasiones hay que reconocer que hasta mejora» (Javier Trujillo)

El problema que seguimos teniendo es si esos archivos quedan almacenados en algún lugar después de que hayan sido sustituidos por otros. Hasta ahora, lo más fácil ha sido hacer una copia en papel e ir aumentando el archivo de celulosa. Si los archivos digitales fueran tan independientes como comenta José Antonio hoy dispondríamos de archivos en soportes ópticos o magnéticos (y creo que no es así).

¿Por qué no tenemos archivos digitales? Por una cuestión de confianza. Podemos confiar en que el papel nos va a mantener la información como mínimo 50 años. ¿Qué sistema informático (hard-soft sistema-código recogiendo la idea de Francisco) nos va a aguantar ese tiempo?

De momento tiramos de conversiones con el fin de mantener lo que tenemos, que no es poco”.

Pcazorla ARROBA bupc.upc.es

“El que haya instituciones, centros, etc.,” expone José Antonio Salvador Oliván, “que no dispongan de archivos digitales o magnéticos puede ser debido, entre otras causas, a criterios económicos; es decir, que no dispongan o no quieran invertir en adquirir nuevas tecnologías. Para mí no es cuestión de confianza, sino de dinero. Lo que sí puede ser cuestión de confianza (y otras razones) es que en algunos sitios coexistan tanto los archivos digitales como en papel; y es lo que suele ocurrir en bastantes sitios. Ejemplo: los archivos de historias clínicas de hospitales. En algunos centros hospitalarios digitalizan parte de la historia clínica (informe de alta, imágenes, etc.), y se crea un archivo en soporte magnético o digital, pero no por eso desaparece la historia clínica en papel. Los dos soportes tienen su sentido: el digital para poder buscar, recuperar información, y para obtener copias de las partes de la historia que le interesen al médico; el papel porque constituye un documento legal. Por otra parte, por supuesto que ningún sistema informático nos va a aguantar muchos años (si así fuera, ¡¡¡horror!!!, no estaríamos avanzando en el mundo de la informática y de la información); pero conforme vayan apareciendo hardware y software nuevos, lo que habrá que hacer es lo que se ha ido haciendo hasta ahora: ir adaptando la información que se tiene archivada al formato adecuado”.

jaso ARROBA posta.unizar.es

Luis Castrillo interviene de nuevo, con un llamativo esquema sobre lo planteado hasta este momento: “admito que parece interesante eso de ir cambiando a nuevos soportes cada vez que la tecnología nos supera. Sólo le veo un par de pegas. Por una parte, cuando se migra podemos hacerlo de varias maneras. Una es copiando la información a otro soporte igual. Esta migración sería la que nos plantearíamos para asegurar que el soporte no pierde calidad. Por ejemplo migrar a otro disco nuevo los datos de más de 9 años (la norma recomienda antes de 10 años).

Otra forma es migrar a otro tipo de soporte. Esto lo haríamos si se trata de soportes que van a dejar de ser mantenidos por sus fabricantes (por ejemplo de 5 1/4” a 3 1/2 ”).

Otra tercera sería la migración de formato. Por motivos similares al caso anterior (de WordPerfect 5.1 a WordPerfect 6.0). Esta última forma tiene algunos problemas desde el punto de vista administrativo y archivero.

Creo que todos sabéis que para que una copia sea legalmente aceptable ha de reunir algunas características básicas, entre ellas autenticidad e integridad.

Para que las copias de la migración sean ‘auténticas’ tendrá que ‘compulsarlas’ alguien. No bastará con que el mismo que hace las copias para archivo diga que las ha hecho bien. Tendrá que seguir algún tipo de procedimiento y someterse a alguna clase de validación, dejando constancia de las circunstancias de la copia: por qué se hizo, quién dio la orden, quién realizó la copia, cómo se hizo, etc.

Y para que sean íntegras vamos a tener más problemas. Ya que cada generador de documentos establece una serie de caracteres básicos de gestión del documento que se colocan delante, detrás, en medio, etc., que son los que dan el formato a las tablas, ponen las cabeceras y los pies de página, las notas, etc. Desde el momento en que al pasar de un formato a otro tengamos que ‘editar’ el fichero para que vuelva a ‘parecer’ el mismo, este asunto de la integridad empieza a hacer agua.

Por lo que yo sé, el Consejo Superior de Informática está trabajando en la validación y autenticación de documentos electrónicos, y pronto saldrá un Real Decreto desarrollando un artículo de la Ley de Régimen Jurídico y de Procedimiento Administrativo Común que dice que nos podemos relacionar con las administraciones mediante documentos de cualquier clase.

El último aspecto que quiero dejar para meditación es el correo electrónico. Estos días he estado buscando datos en un archivo. De lo más útil, cuando estás perdido, es revisar los registros de correspondencia de los responsables del departamento o institución. ¿Alguien va a poder revisar algún registro de correo electrónico?

Según voy escribiendo creo que estoy más convencido de que los archivos no han muerto, lo que se está muriendo es la historia. (Memoria documentada del genero humano)”.

lcastrillo ARROBA jet.es

“Efectivamente,” comenta Javier Trujillo , “los problemas que Luis plantea cuando migramos respecto a los formatos son los más difíciles de solucionar. Las conversiones dan sus problemas y la idea esa de ‘compulsar’ los archivos convertidos me parece muy interesante.

Como las cosas son como son y no como deberían ser, tendremos que apañarnos con lo que la tecnología nos ofrece y con lo que se nos ocurra mientras tanto. Nadie ha dicho que nuestro trabajo sea fácil. ¿Qué os creíais?”.

trujillofj ARROBA en.ono.es

Y de nuevo Pau Cazorla: “hace unos días se comentaba en la lista que el hecho de que haya instituciones que ‘no dispongan de archivos digitales o magnéticos era debido, entre otras causas, a criterios económicos’.

¿Alguien piensa que el papel es gratis? Al margen del delito ecológico que estamos cometiendo, quiero recordar que en un cd-rom cabe, por ejemplo, una enciclopedia impresa de 24 tomos (y no hablo del DVD). Esto nos demuestra que paulatinamente debemos invertir más en tecnología y menos en papel.

Igualmente se comentaba que hay instituciones hospitalarias que guardan historias clínicas digitalizadas, lo cual me parece muy acertado. Lo he visto en alguna película... porque en la realidad, año tras año, mi historial se nutre de papeles y más papeles que al final sólo sirven para confundir y tener que explicar, otra vez, toda tu vida al profesional de la medicina.

Lo más preocupante es que todavía no he visto ordenadores en las consultas para que los profesionales puedan escribir o consultar los historiales... y que conste que informatizar su trabajo también serviría para que los usuarios tuviéramos una copia de nuestro historial en el caso de tenerlo que utilizar en algún momento de nuestra vida (viajes, deportes de riesgo...).

Se ha hablado de que en la informática es necesario adaptarse a los nuevos avances. Pero no deja de ser paradójico que ahora que ha salido al mercado el Pentium III, el Pentium II (que hace dos años no existía en la informática doméstica) esté a punto de dejarse de fabricar. Más que evolución se trata de un atropello constante a nuestra capacidad de asimilar los cambios.

Quizás el problema esté en el sistema de trabajo y no en el producto del trabajo. Si los procesos son los mismos, creo que el paso de un soporte a otro no debería de crear ningún problema”.

pcazorla ARROBA bupc.upc.es

No han llegado a la lista más mensajes sobre el tema, pero sí se abrieron nuevos debates, de los que seguiremos informando.

Resumen realizado por Cristina García Testal.

cristina.garcia-testal ARROBA uv.es

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/archivos_digitales_y_conservacion_del_documento.html