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Abril 1999

Bibliotecas universitarias y gestion del conocimiento

Por Eugenio Tardón

La noción de gestión del conocimiento hace referencia a una metodología que se propone dirigir y controlar el conjunto de procesos productivos que utilizan información o conocimiento como factor fundamental para generar valor en las organizaciones.

En este ámbito es esencial la atención y el estudio de los procesos de transferencia de conocimientos vinculados al ciclo de vida de la información: las formas de crear, adquirir, distribuir, usar, almacenar y expurgar información o conocimiento.

La gestión activa del conocimiento implica la construcción de procedimientos objetivos para convertir el conocimiento individual en patrimonio de la organización, o sea, para incrementar su capital intelectual, pues la finalidad última de esta metodología es rentabilizar, hacer operativo y eficiente el saber almacenado en sus empleados y en la propia organización, lo que supone, además, evaluar y cuantificar el capital intelectual, así como los cambios en sus stocks y composición a lo largo del tiempo para sancionar la idoneidad de las decisiones e inversiones realizadas en el factor información.

Orígenes

Para comprender claramente el significado y novedad de la denominada gestión del conocimiento, es necesario explicitar las raíces históricas y conceptuales de las que es deudora y que posibilitan su nacimiento como metodología vicaria y central en el quehacer de las organizaciones actuales. Los factores que, fraguados a partir de los ochenta, configuran, nutren y orientan sus líneas de desarrollo son:

• Los cambios en la naturaleza del saber acontecidos en las sociedades postmodernas.
• La ruptura con los sistemas de escritura y lectura lineal que facilita la hipertextualidad.
• La globalización económica sustentada en la economía informacional.
• Las contribuciones de las teorías del management y la inteligencia artificial centradas en el estudio de las organizaciones como sujetos inteligentes.

El nuevo estatuto postmoderno del saber

En La condición postmoderna: informe sobre el saber, Lyotard señalaba cómo éste cambiaba de estatuto cuando las sociedades entraban en lo que se ha denominado sociedad de la información, cambio que ha acontecido de manera discrónica, pero palpable, en las sociedades occidentales.

Las tecnologías de la información (TIs) afectan a la universidad en sus dos principales funciones: la investigación y la transmisión de conocimientos, funciones a las que prestan su apoyo las bibliotecas universitarias (BUs). Las operaciones de adquisición, clasificación, difusión y explotación de los conocimientos se transforman, y con ello la propia naturaleza del saber, pues:

• Se mercantiliza, en tanto que se produce para ser vendido y consumido en una nueva producción, perdiendo parte de su antiguo valor de uso.
• Debe pasar por los nuevos canales y registrarse digitalmente para convertirse en operativo.

El resultado es, como ha señalado Freeman, el cambio del paradigma tecnoeconómico motivado por esta transformación del saber: el paso de una tecnología basada en insumos baratos de energía a otra sustentada en insumos baratos de información merced a los avances de la microeléctrónica y las telecomunicaciones.

Este cambio estatutario reinventa las funciones de los productores de saber o conocimientos (científicos, investigadores, enseñantes, empleados), los intermediarios de éstos (bibliotecarios, analistas de información) y los consumidores (alumnos, profesores, empleados), cuyas interrelaciones mutuas configuran un nuevo marco de transferencia de conocimientos. La gestión de este marco, es decir, la gestión de los procesos de transferencia de conocimientos se convierte en una actividad de primera magnitud en el ámbito de las organizaciones, la universidad entre ellas. Las BUs están situadas en uno de los nodos vitales de ese marco. De su capacidad para afrontar con éxito esa tarea dependerá su propia existencia.

Hipertexto

Es una tecnología que permite un modelo de lectura/escritura basado en el funcionamiento asociativo de la mente humana. Un sistema de información que crea un documento compuesto de fragmentos documentales, lo que Barthes denomina lexias, y de los nexos, nodos o enlaces electrónicos que conectan esas lexias entre sí (palabras, frases o documentos enteros se asocian mediante enlaces intratexto o extratexto). El resultado es la producción de una red de enlaces, que son las relaciones creadas entre los nodos, que permite al usuario desplazarse o navegar por ella.

Además de aprovechar la digitalización para romper la lógica lineal y jerárquica del texto impreso, la hipertextualidad incluye mayor información no verbal que la imprenta (incorpora imágenes muy fácilmente), con lo que se favorece el carácter multidimensional del pensamiento simbólico no lineal: la integración de lo textual, sonoro y visual.

En un sistema hipertexto la información se puede recuperar de tres maneras: siguiendo los enlaces y examinando los contenidos, buscando en la red mediante palabras o descriptores, y viendo gráficamente la red gracias a mapas globales.

Es esta idea del conocimiento como sistema de conexiones susceptibles de estructurar para optimizarlo y hacerlo navegable, lo que las organizaciones pretenden modelizar mediante el desarrollo de herramientas de gestión del conocimiento.

Globalización y economía informacional

La globalización económica producida en la última década se fundamenta en una economía informacional. Es informacional porque la productividad y competitividad dependen de la habilidad para generar, procesar y aplicar eficazmente información y conocimientos, que se convierten en el output o producto del proceso de producción. Los economistas han resaltado la capacidad tecnológica, que incluye la base científica de la producción y la gestión, la I+D, los recursos humanos necesarios para la innovación, la utilización de las TIs y su difusión por la red de interacciones económicas como una fuente básica de la competitividad económica actual.

En este entorno global, la metodología productiva desarrollada con la revolución industrial y concretada en la gestión científica dificultaba la gestión adecuada de la información. El éxito anterior se basaba en la descomposición de las partes, en su fragmentación para aumentar la producción. Pero para gestionar el conocimiento, el enfoque debe ser holístico, cooperativo, integrador. A ello contribuyen dos instrumentos: el poder computacional de las TIs, y la aplicación de una nueva gestión que hace uso de la inteligencia y de la capacidad de aprendizaje de la organización mediante el análisis de sus activos invisibles para aumentar rentabilidad y productividad.

Organicismo: las organizaciones como sujetos inteligentes

Senge ha desarrollado el concepto de organización discente (learning organization), caracterizada por estimular el aprendizaje de sus miembros, por convertir las nuevas tecnologías en procesos o productos nuevos y adaptarse rápidamente al entorno, por integrar pensamiento y actuación, enfatizando la generación, aplicación y distribución del conocimiento.

Esto implica desarrollar sistemas para obtener y gestionar conocimiento externo e interno, tanto formal como informal y, así mismo, favorecer una conducta informacional en la que los empleados sean parte del proceso de obtención y difusión de información con el fin de, como han señalado Nonaka y Takeuchi, convertir en explícito el conocimiento tácito almacenado en forma de know how en cada uno de ellos.

Lo que estos enfoques resaltan es la concepción de las organizaciones, y las BUs entre ellas, como sujetos u organismos vivos inteligentes, una de las áreas de desarrollo de la inteligencia artificial. Organismos inteligentes, pues son capaces de recibir información, elaborarla y producir respuestas eficaces, es decir, una noción computacional o instrumental de la inteligencia. Una idea muy útil de cara a su aplicación económica, porque transforma la inteligencia en un mecanismo formal que al aprovechar la potencia de computación de las TIs se convierte en una bomba productiva. Se trata, eso sí, de una concepción de inteligencia puramente performativa, operativa y eficiente, sin conexión con fines y valores, una inteligencia no humana en última instancia, lo que genera insuficiencias que comentaré más adelante.

La gestión del conocimiento en las bibliotecas universitarias

Tres son los objetivos básicos que se plantean las BUs al utilizar las metodologías de la gestión del conocimiento:

1. Potenciar el acceso al conocimiento que las BUs guardan, tanto el contenido en documentos y metadatos, como en las personas que trabajan en ellas. Hay una percepción evidente entre la mejora del acceso y la utilidad de las BUs: se reduce el tiempo de acceso a la información y su coste, aumenta su uso y personalización, y se favorece la desintermediación, la desterritorialización de la información y la de las propias BUs.
2. Aprovechar su experiencia tradicional como depósitos de información y memorias históricas para agregar nuevos almacenes de conocimientos, fundamentalmente conocimientos internos estructurados (normas, técnicas, métodos y políticas) y conocimientos tácitos.
3. Fomentar en su seno conductas culturales eficaces con relación a la creación, transmisión y utilización de conocimientos, para dinamizar las estructuras organizativas y prepararse a afrontar, desde una formación y profesionalización sólidas, los nuevos retos que se le formulan en el ámbito de la sociedad de la información.

Convergencias conceptuales y tecnológicas en las BUs

La asimilación por las BUs de conceptos y de tecnologías relacionadas con la información que convergen en su interior ha contribuido a aceptar con rapidez las metodologías de gestión del conocimiento. Veamos algunas de estas convergencias.

Recurso de red y espacio del recurso. Un recurso de información de red es un conjunto heterogéneo de tipos documentales: ficheros (de documentos, de aplicaciones, de imágenes), servicios de bases de datos interactivos (catálogos de bibliotecas, directorios, estadísticas), libros, revistas y otros servicios en desarrollo. El espacio del recurso se define por el protocolo de acceso a ese recurso (www, ftp, netbios). Los principales recursos tienen asignados localizadores uniformes de recursos (URLs).

Bits y átomos. La distinción entre bits y átomos, realizada por Negroponte, reconfigura el paradigma de los procesos de trabajo a realizar en las BUs. Hasta ahora, las bibliotecas manejaban átomos como principal mercancía física (libros, revistas). Frente a los átomos, están los bits, veloces, ingrávidos y susceptibles de clasificarse en virtud de su inteligencia: desde los bits vulgares (un texto escaneado como imagen que sólo admite la lectura humana tradicional) a los bits inteligentes (un texto etiquetado con marcas html, sgml o TEI —text encoding initiative— o lo que fabriquemos) que permiten hacer búsquedas, visualizar de varias maneras, filtrar por tema, por emisor...

«Los Sistemas Integrados de Bibliotecas (SIB) no han sido concebidos para soportar la distribución del conocimiento estructurado interno de las propias BUs»

Metadatos y recursos que describen. Los metadatos son datos que describen un recurso de información para facilitar su búsqueda, selección y recuperación (una ficha bibliográfica, etc.). Son de diferente tipo y exhaustividad, desde el nombre de un fichero y su dirección (Archie) a datos altamente estructurados (catálogos de bibliotecas). Los métodos de gestión del conocimiento permiten integrar metadatos y documentos primarios en un sólo sistema. De ahí su versatilidad.

Tecnologías para compartir y distribuir información en las BUs. Para distribuir con eficacia conocimiento e información, las BUs deben utilizar personas y TIs. Personas para comprender informaciones, estructurar conocimientos, interpretarlos en contextos más amplios o combinarlos con otros tipos de información. TIs para adquirir, transformar y distribuir conocimientos estructurados que cambian con relativa rapidez. Las principales herramientas informáticas que utilizan las BUs para compartir y distribuir información son:

• Servidores de ficheros. Proporcionan acceso rápido y control a los ficheros compartidos, pero presentan disfuncionalidades evidentes: es difícil navegar por directorios con nombres cortos, y más aún si ni siquiera el fichero índice del servidor ftp describe el contenido de sus fondos.
• Conexiones de red “peer to peer”. Los sistemas operativos de Windows permiten el acceso de usuarios autorizados a nuestro ordenador, pero comportan la necesidad de conocer quién tiene la información que nos interesa, lo que sólo es posible transmitiéndolo boca a boca o encontrándolo al navegar por el disco remoto, algo tremendamente engorroso y caótico.
• Correo electrónico. Es una herramienta útil para difundir información, pero presenta problemas:
  1. no siempre sabemos a quién enviar un documento, pues es difícil prever los posibles interesados;
  2. constituye un sistema de depósito transitorio: la información no se almacena permanentemente y su receptor podría borrarla; y
  3. hay problemas de compatibilidad entre diferentes sistemas de correo.
• Bases de datos de groupware. Permiten el acceso a las bases de datos a un grupo especificado de miembros y también su replicación. Tienen problemas complejos de mantenimiento y configuración, y también de costes de gestión y licencias de uso por su carácter de sistemas propietarios.
• Directorios o carpetas públicas. Proporcionan un interfaz parecido al del correo electrónico para acceder a la información pública y privada. Al carecer de interfaz web pierden integración con los recursos de internet y resultan menos intuitivos que la navegación con hipertexto.
  
  Sistemas integrados de bibliotecas (SIBs). Los SIBs han sido las ventanas desde las que las BUs proporcionan la mayoría de sus servicios básicos y complementarios. Actualmente están en proceso de transformación hacia entornos gráficos e hipertextuales tipo web y en busca de mayores capacidades para integrar diferentes recursos de información gracias al protocolo Z39.50. No concebidos para soportar la distribución del conocimiento estructurado interno de las propias BUs, requieren TIs complementarias.
• Servidores web. La tecnología basada en el protocolo hipertextual http permite compartir, acceder, editar y navegar fácilmente por amplios volúmenes de información a los grupos de trabajo y unidades departamentales de las BUs. Sin lugar a dudas, la integración de los SIBs y el web posibilita las mayores cotas de distribución y compartimiento de información de cara a configurar las grandes memorias corporativas que sustentan los métodos de gestión del conocimiento.

Consecuencias para las bibliotecas universitarias

El impacto de los factores y convergencias apuntadas suscita la reorientación y reformulación de estrategias y políticas en el seno de las BUs capaces de asimilar el entorno de la información, dirigir sus acciones y mejorar sus actuaciones. He aquí algunas de éstas:

Los recursos de información sólo existen si existe un acceso a su espacio. En adelante, la existencia de los recursos informativos que gestionan las BUs, sean internos o externos, estará mediatizada por la posibilidad de acceder al espacio del recurso que lo hace utilizable. La información sólo existe en la medida en que sea accesible (no hay información sin receptor) lo que obliga a disponer los recursos en redes como premisa de optimización técnica y económica.

La obsesión de las BUs por el acceso es la condición misma de su existencia. Alejadas de las redes y sin compartir recursos no existirán. Gestionar el conocimiento en las BUs adquiere dos dimensiones: la gestión de recursos atómicos, los de siempre pero en declive; y la gestión de recursos electrónicos, tanto primarios (cada vez más) como secundarios (la práctica totalidad).

La función de los bibliotecarios se redefine: gestionar recursos de información. La adquisición de inteligencia que los recursos de información adquieren en sucesivas etapas (sobre todo cuando la información de gestión se digitaliza) consiste en la aplicación de técnicas duras de los bibliotecarios: una etiqueta y su contenido (los bits de bits de que habla Negroponte) es una operación de indización y descripción bibliográfica. Si en el pasado la catalogación automatizada nos liberó de la obsesión (carcelaria a veces) de la “ficha” y aumentó nuestro tiempo dedicado a tareas de información, la “inteligencia” de los bits informacionales nos pone en la condición de evaluadores, organizadores y críticos de los recursos de información, lo que conduce a asumir funciones de creación y mejora de éstos en forma de síntesis y reestructuración. Esta gestión obliga a una urgente reprofesionalización de los bibliotecarios que los directivos de las BUs deben asumir prioritariamente.

Nuevas directrices de las BUs para gestionar el conocimiento. Las BUs han enfatizado la transparencia y apertura del acceso a los recursos de información, que se han abierto a nuevas formas de consulta: opacs vía telnet y web para libros, revistas y literatura gris, bases de datos en cd-rom a nivel de campus, servicios complementarios remotos como SODs (servicios de obtención de documentos) y DSIs (distribución selectiva de la información) vía email. El resultado de esta apertura del acceso es un mayor uso de las BUs y sus colecciones con una reducción de los costes por uso. Asimismo, se ha procedido a la reingeniería de los procesos técnicos bibliotecarios desde enfoques holísticos, pero respetuosos de la subsidiariedad, que pretenden entre otras cosas:

• Desarrollar herramientas para la gestión de activos intangibles: mapros (manuales de procedimiento) o normas de servicios para formalizar y aumentar la calidad en la prestación de servicios; intranets para aprovechar el know how de cada uno de nosotros, obtener valores añadidos y reducir el tiempo de formación y los costes de calidad derivados del “no saber”; mapas de los servicios ofrecidos para favorecer la desintermediación, individualización y localización de información; programas de formación para la reprofesionalización permanente de los bibliotecarios; e implementación de bases de conocimientos para la gestión.
• Reconvertir los principios históricos de la gestión de colecciones y diseñar mapas de colecciones para favorecer el uso de los servicios de información y el carácter subsidiario de las BUs como catalizadoras de los flujos de conocimiento.
• Obtener el máximo grado de confianza y satisfacción de los usuarios de sus servicios. Confianza que constituye el indicador y la garantía de una gestión eficiente de información y conocimiento.

Herramientas para gestionar activos intangibles en las BUs

Mapros o normas de servicios. Los manuales de procedimientos, así como las normas de servicios, constituyen métodos para objetivizar el conocimiento tácito de las BUs y potenciar la calidad en la prestación de servicios. Son un excelente mecanismo de formalización de conocimientos. Describen de manera sistemática las diversas y sucesivas fases en que se descompone la elaboración de un servicio o producto elaborado por la biblioteca y permiten establecer una forma canónica de ejecución.

Utilizados como metodología en los programas de gestión de calidad, han demostrado una gran utilidad a la hora de transferir información y conocimientos entre todos los que participan en la producción del servicio, y se emplean sistemáticamente en servicios de préstamo, control de acceso a áreas reservadas, normas de adquisiciones y mantenimiento de servicios de prensa.

Intranets para la gestión de las BUs. El desarrollo de intranets específicas para la gestión de la información interna de las BUs mejora sus actuaciones y proporciona una indiscutible facilidad para las tareas de gestión. Las intranets ya implementadas en las BUs han permitido:

• Acceder, distribuir y desterritorializar rápidamente la información interna generada por las BUs, lo que aumenta su legado informacional y reduce la duplicación de información y sus costes asociados.
• Establecer un interfaz de trabajo común a todos los bibliotecarios para incrementar la productividad, calidad y retorno de la inversión en información, aminorando los costes de formación, los tiempos de aprendizaje y el gasto en aplicaciones.
• Adoptar algunas metodologías de los sistemas de calidad, fundamentalmente las relacionadas con el estudio de los flujos de trabajo y la elaboración de manuales de procedimientos.
• Desarrollar un sistema de obtención de información que ayude a tomar decisiones sin que ello comporte un consumo elevado de tiempo de trabajo para obtener los indicadores.

Mapas de servicios y responsabilidades con vínculos hacia las personas. Identificar qué información existe y dónde se encuentra mejora la compresión del entorno. Los mapas de información son guías que presentan el entorno de la información. Estos mapas describen no sólo dónde se localiza la información, sino también quién es el responsable de ella, para qué se utiliza y cómo acceder a ella.

El beneficio más obvio de su empleo es el de mejorar el acceso a la información. Los mapas permiten, así mismo, ilustrar deficiencias y redundancias de información en el interior de la biblioteca, por lo que son de gran ayuda para evaluar los recursos de información disponibles para satisfacer necesidades presentes y futuras. Por ejemplo, se mejora la gestión de la biblioteca al identificar la localización de las fuentes documentales, su lugar de depósito y su grado de accesibilidad.

Finalmente, los mapas permiten mejorar la cultura y conducta informativa dentro de la biblioteca, puesto que al elaborar el mapa y darlo a conocer estamos acentuando la idea de que la información es un recurso muy importante que debe compartirse. La forma más sencilla de mapa es una simple lista o directorio de recursos de información.

Una tarea básica es el diseño de mapas que reflejen el organigrama funcional, las responsabilidades y servicios de todo el personal de las BUs, lo que ayudará a conocer y difundir la naturaleza de las tareas que realizan y a mejorar la calidad en la prestación de servicios. El nivel de análisis detallará, como mínimo, la estructura funcional y responsabilidades básicas en las siguientes áreas: adquisiciones, proceso técnico, mantenimiento de la colecciones y servicios.

Programas de formación permanente. En última instancia, las BUs empeñan su futuro en la gestión inteligente de sus recursos humanos. Sólo un personal bien adiestrado en los ámbitos del contenido de la información, su infraestructura física o tecnológica y la gestión en el entorno académico universitario puede permitir el crecimiento sostenible de las BUs en el nuevo milenio y evitar su atrofia.

Para ello, la actuación debe centrarse en favorecer la formación y desarrollar el conocimiento de su personal. La principal fuente de información es nuestra memoria particular, los conocimientos que poseemos. La multitud de soportes de información que usamos constituye otra fuente, pero, no lo olvidemos, son soportes mediatizados, porque sólo podemos usarlos si nuestra memoria personal sabe comprender la información codificada en ellos (si no sé inglés no puedo decodificar información en ese idioma).

En otras palabras, nuestra memoria y conocimientos son los intermediarios, la puerta de acceso de toda otra información. Su riqueza define nuestras posibilidades. Por eso hay que invertir en aumentar la formación de los bibliotecarios, porque sólo desde el conocimiento, desde la memoria, se adquieren más conocimientos.

La acción es urgente. Las BUs deben establecer cursos de formación de su personal de manera sistemática sobre los tres dominios antes mencionados, lo que implica incluir los cursos en su línea estratégica. El objetivo es disponer de unos recursos humanos adiestrados, versátiles y capaces de satisfacer las demandas del mercado universitario.

Bases de conocimientos de la biblioteca. La finalidad de esta herramienta de gestión es proporcionar ayuda en línea a los bibliotecarios. Para ello sólo se precisa definir un corpus mínimo que estructure los campos o etiquetas de los documentos que servirán como elementos nutrientes de esta base de datos.

Se incluirá aquí información de naturaleza diversa, sobre todo aquella que ha permitido la resolución de problemas que han debido afrontarse como parte del funcionamiento rutinario de la biblioteca.

El propósito final es claro: establecer un banco de datos con información que ordinariamente es difícil de explicitar debido a su naturaleza tácita, en tanto que suele formar parte de los conocimientos individuales de cada uno.

Para facilitar la participación en su formación, alimentación y uso por parte de bibliotecarios, se adoptarán normas muy reducidas sobre la estructura de los documentos (título, autor y área de interés o servicio al que se vincula) y el formato, con el fin de simplificar las tareas de indización y recuperación.

Gestión de colecciones

Inversión de los principios históricos. En un reciente estudio, Brophy resalta que las BUs norteamericanas consideran como su principal misión proporcionar servicios a los usuarios de la biblioteca, servicios que son concebidos en forma de acceso a la información. El acceso se menciona de forma más frecuente que la creación y mantenimiento de colecciones.

Esto resalta un acontecimiento evidente: la gestión de colecciones ha invertido sus principios históricos. Hoy prima el acceso sobre la propiedad, lo que implica algunas decisiones de gestión que mejoren las transferencias de conocimientos e información ejecutadas por las BUs y favorezcan el uso y reutilización de información, que es donde reside el valor de este factor, entre ellas:

• Considerar las BUs como organizaciones activas y no pasivas con respecto a la información, lo que supone: potenciar el suministro de información o conocimientos sobre su almacenamiento; adoptar estrategias de distribución de información diversificadas: estrategias push para docentes, investigadores y personal de gestión, que favorecen la entrega de información a medida, y pull para estudiantes de primer y segundo ciclo.
• Las BUs deben evaluarse en términos de los servicios de información que proporcionan y no de las colecciones que poseen.
• Profundizar en la desterritorialización de las BUs, en su conversión a lugares lógicos, con lo que se pone fin a la polémica centralización-descentralización y a la que se suman las sinergias resultantes de la creación de consorcios bibliotecarios.
• Construir una arquitectura de la información que relacione recursos y necesidades, ofertas y demandas de información de los usuarios para aumentar la accesibilidad. Esto significa priorizar la integración de los recursos de información electrónicos (RIE) y los recursos de información impresos o tradicionales (RII). Los usuarios quieren identificar todos los recursos de información desde un único punto de acceso, no mediante diversos catálogos separados o utilidades de búsqueda con estrategias y órdenes dispares. Por tanto, de cara al usuario hay que trabajar simplificando los modos de acceso a la información, integrando la información en un sólo punto de consulta, lo que supone fundir en una sola base los libros y artículos de revistas (la base de datos Libertas y Compludoc para el caso de la Universidad Complutense).
• Establecer un sistema de acceso a los RIE estratificado en capas, considerando la frecuencia de uso del recurso como el indicador básico para determinar el estrato donde situarlo y su grado de coste-eficacia. Aparecerán dos niveles de acceso:
  • nivel A. Accesibilidad permanente desde la red de campus o intercampus para los RIE de alta demanda: base única de libros y artículos de revista, opac, bases de datos comerciales y colecciones electrónicas de interés general e interdisciplinar; y
  • nivel B. Accesibilidad a la red local de sucursal o biblioteca de facultad, pero desde varias estaciones de trabajo, para los RIEs de interés local: bases de datos y colecciones electrónicas especializadas. El resultado es la creación y distinción conceptual de dos grupos de RIE: el de los RIE normalizados o zona de control compuesta por los RIE extraídos y gestionados por las BUs, que conforman su territorio comanche; y la zona abierta formada por los RIE restantes en el espacio digital. En esa tarea de organización y estructuración de los recursos el papel del bibliocario como filtro y agente hipermedia es evidente.

Mapas de colecciones. Los gráficos de colecciones son herramientas de gestión que permiten cartografiarlas en áreas temáticas, asignar espacios y replantear la idoneidad de su distribución, informar de la estructura documental subyacente en el interior de la biblioteca, y agilizar los tiempos de respuesta y el acceso al documento primario.

Deben ubicarse en lugares públicos y en los distintos depósitos de la biblioteca. Así mismo, conviene que aparecezcan en el web de la biblioteca para facilitar, en todo momento, información sobre ubicación de los fondos.

El propósito de esta estrategia topológica de la masa documental es hacer patente la actuación subsidiaria de la biblioteca en el ámbito de la Universidad, es decir, mostrar su capacidad para contribuir a la gestión de información y conocimientos que administrados a un nivel más local pierden impacto globalizante y en ese sentido adolecen de esterilidad.

La confianza como objetivo de la relación BUs-usuarios

La desintermediación de los servicios de información de las BUs y su prestación remota son los efectos de mayor interés en la relación BUs-usuarios. Esto hace necesaria una atención profusa a los aspectos de imagen o interfaz de las BUs: sistema integral de biblioteca, web público e intranet fundamentalmente, pues hay una realidad incontestable: todos somos usuarios remotos de los servicios que las BUs ofrecen, con independencia del grupo a que pertenezcamos: bibliotecarios, alumnos, profesores, etc.

En esa biblioteca desterritorializada que ya existe, la organización de los recursos de información es la principal tarea de cara al usuario. Aquí es donde las BUs se la juegan: si los usuarios —que somos todos— no depositan su confianza en las funciones de organización, selección, categorización y edición de los recursos de información que ellas gestionan, las BUs carecerán de futuro.

Es preciso lograr que los usuarios tengan confianza y seguridad en que los recursos de información que la biblioteca gestiona están bajo su zona de control y sometidos a garantías de calidad normalizadas que los distinguen de la zona abierta constituida por los recursos de información restantes.

Ese es un compromiso que requiere, como ha señalado Van Gils, importantes gastos en personal, en información y en tecnología que las universidades deben estar dispuestas a financiar si se desea mantener BUs eficientes.

Insuficiencias de la gestión del conocimiento y necesidad de una gestión de recompensas

Cuando las BUs adoptan las metodologías de la gestión del conocimiento, están apostando por la búsqueda de la eficiencia, de la performatividad como guía de actuación: más outputs por menos inputs, es decir, más resultados, más beneficios y menos consumo de energía para obtenerlos.

El estudio de los procesos de transferencia de conocimientos, el interés y la valoración del trabajo en equipo, el acento en la necesidad de compartir información son orientaciones estratégicas que asumen el criterio performativo del saber en el marco productivo. La cuestión es disponer de informaciones memorizadas para tomar las decisiones adecuadas que incrementen la rentabilidad, eficiencia y poder de las organizaciones.

Es aquí donde se encuentra la mayor debilidad de esta metodología, pues no existe una correspondencia de intereses entre los objetivos de la organización y los de sus empleados. Es decir, lo bueno para la empresa no es necesariamente lo bueno para el sujeto. Ahí se origina la pregunta: ¿por qué compartir información que es patrimonio individual y que, de hacerlo, puede debilitar el poder de su propietario en la organización? La respuesta eficiente y performativa a esta cuestión es el establecimiento de una gestión de recompensas adecuada que premie las conductas difusoras de información. Eso no es fácil de hacer en las empresas privadas, y tampoco en las administraciones públicas, con inercias atávicas hacia la burocracia y la opacidad que exigen esfuerzos sostenidos para contrarrestarlas.

Bibliografía

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Eugenio Tardón. Director de la Biblioteca Europea. Universidad Complutense de Madrid.

tardon@buc.ucm.es

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