El profesional de la información


Septiembre 1998

Modelado documental de servicios de informacion en web

Por José Vicente Rodríguez Muñoz y Tomás Saorín

Elocuente ejemplo del arduo trabajo de personalizar la presentación en Knosys Internet

if (iNCampo==0) //primer campo es el de salto

      print("<A HREF="+sPaginaDocumento+"?");

      print("NDoc="+itoa(docactual(iCons)));

      print("&Consulta="+sConsCodificada+"&Pos="+itoa(iPosRistra));

      if (PC != "")

      print("&PC="+PC);

      endif

Truco para obtener listados en orden inverso

if (iNumDocs > 5 )

     iPos=iNumDocs-5;

     endif

Tomás SaorínUsar servicios de información en internet está muy bien, pero ¿cómo se puede ofrecer servicios a través de la Red?

La clave de internet está en los contenidos, y para que se produzca el milagro del encuentro entre los usuarios y la información tendrá que ir materializándose una red dinámica de servicios de información en todos los ámbitos: institucional, local, regional, nacional, internacional. Por lo tanto es el turno de los centros de documentación, enclavados en organizaciones, a las que dan servicio, junto a un grupo de usuarios de la comunidad local.

Es el momento de hacer interesante a nivel local la red global, y pasar a formar parte de las inmensas cantidades de información de todos los tipos imaginables disponibles al instante.

Este artículo recoge reflexiones y experiencias a partir de un proyecto en este sentido: dotar de un nodo informativo local en intranet a los usuarios internos de nuestra organización (la gestión de los servicios sociales de la Comunidad de Murcia), para desde esta experiencia extenderlo suavemente a todas las entidades de los servicios sociales de la región (centros municipales, asociaciones, centros de atención, etc.). Es decir, un proyecto intranet como prototipo de desarrollo para un proyecto internet consistente.

José Vicente Rodríguez MuñozEn cuanto a los profesionales, usuarios de los servicios de un centro de documentación especializada, aparecen dos posturas: junto a los crédulos de la accesibilidad total, que defienden que es posible encontrar en internet todo lo que se les ocurra -sin pararse a pensar en que para que una información esté presente en la Red, alguien la tiene que haber hecho disponible-, se encuentran los que se plantean la razonable pregunta: ¿hay en internet algo directamente útil para mi trabajo técnico inmediato?

Esta pregunta debería tener una respuesta clara desde el momento en que el centro de documentación de la organización ofrece sus servicios, de calidad y utilidad probada, en intranet, al mismo tiempo que canaliza un acceso organizado a internet. (Suponemos, esperanzados, que si existe un servicio de información es porque pretende resolver unas necesidades de información de una comunidad de usuarios).

Vías para el proyecto internet-intranet

La elaboración de un proyecto internet o intranet supone la conjunción de muchas piezas, con el objetivo de producir información, bases de datos, potenciar la comunicación y el acceso y difusión de información (Alin, 1997; Guengerich, 1997). Al plantearse el proyecto intranet, hay dos vías claras:

  • Dar acceso a las bases de datos documentales del centro
  • Ofrecer textos completos de documentos de la organización (estructura orgánica, guías de servicios, planes, folletos informativos, etc.).

Lo normal al empezar una intranet es disponer de la tecnología básica de edición html y un servidor web. Por lo tanto la primera información que se puede ofrecer a bajo coste está basada en documentos.

En nuestro caso una primera aproximación al servicio consistió en realizar las páginas de presentación de la organización (Dirección General de Política Social y el Instituto de Servicios Sociales de la región de Murcia), la guía de servicios del centro de documentación, documentos informativos de otros servicios (teléfono de atención al usuario, servicio de familias numerosas, etc.).

Pantalla de consulta adaptada con edición html

Junto a esta información institucional se crearon páginas que estructuraban de modo sencillo el acceso a recursos en internet españoles de nuestra área. Para completar los enlaces de hipertexto con el acceso rápido a información concreta, se implantó un buscador interno, en este caso la versión gratuita de Excite. De este modo se ayuda a la extracción de documentos poco visibles en la intranet.

Sin embargo un servicio de documentación en intranet-internet está mutilado si no puede ofrecer sus bases de datos documentales. Para ello se compró e instaló la aplicación Knosys Internet, módulo de consulta en web del extendido gestor documental español de Micronet. Esta sencilla aplicación documental era la usada para la gestión de todas las bases de datos propias del centro de documentación.

Llegados a este punto, existe ya un servicio que combina unas bases de datos documentales con páginas html informativas de la institución. Este nivel, el fácilmente alcanzable por la mayoría de las bibliotecas que ofrecen información en internet, conduce a un pequeño atolladero, y complica el crecimiento del servicio.

¿Dónde y por qué falla el asunto?

Una vez que el usuario navega por la información de nuestro servidor, y agota en rápidas visitas la variedad disponible, aparecen varios conflictos en los usuarios y en los gestores:

  1. Escasez de información textual en las bases de datos documentales
  2. Necesidad de más documentos a texto completo, de actualización continua
  3. Importancia de interrelacionar bases de datos, documentos e internet
  4. Necesidad de información novedosa y dirigida al usuario (difusión frente a consulta).

Entorno de consulta que oculta los tradicionales formularios

Por lo tanto, se propone un modelo práctico de desarrollo de servicios que afronte la complejidad derivada del crecimiento:

Guerra a las páginas html: un entorno ideal constaría de un número mínimo de páginas html (presentación, decorados, etc.) Un sistema basado en la explotación de bases de datos documentales puede manejar y almacenar las páginas de información en estructuras documentales, más fáciles de gestionar con descriptores, altas, modificaciones, etc. La composición de documentos aislados y los enlaces manuales conducen a una curva de crecimiento de rápida saturación. Es necesario dotar a la base de documentos de estructura latente, y que primen los enlaces implícitos (descriptores y consultas) sobre los explícitos (links).

Ejemplos: una compilación de legislación básica puede constar de 15 registros a texto completo y con formato de una base de datos documental, mejor que 15 ficheros html, un índice y un buscador genérico. Una página de novedades en una biblioteca puede generarse a través de una consulta oculta al catálogo.

Guerra a los formularios: el gran problema, aún no suficientemente tratado, de las bases de datos es que no se va más allá del diseño de unos formularios fríos y escuetos. Un formulario responde al principio de economía de medios de expresión: contiene la información de situación mínima para poder realizar una consulta. El uso de los formularios, personalmente, nos recuerda a los nostálgicos de los comandos del ms-dos frente a un entorno gráfico.

Documentos-formulario: el web permite por fin enlazar la potencia de un documento guía, autoexplicativo y claro, con los campos de búsqueda necesarios para ejecutar una consulta. El diseño de los formularios, a un nivel superior del sistema de búsqueda que dispongamos, en cierto modo independiente, permite explicitar de manera clara los documentos que se pueden encontrar en el sistema, la manera de recuperarlos, trucos, consejos.

Formularios segmentados: ¿por qué un solo formulario en los opacs (catálogos en línea de acceso público)? Un buen sistema debe permitir al usuario dirigirse a un formulario-documento apropiado para cada búsqueda, que puede estar explicado en concreto para un tipo de documentos, o bien tener operaciones previas de filtrado.

Ejemplos: un entorno de búsqueda para películas en una biblioteca, que presente la clasificación por géneros usados que explique el uso que se puede hacer del servicio de mediateca, que conecte con otras bases de datos del tema, que presente novedades. En nuestro caso hemos diseñado un entorno de búsqueda especializado, dentro de nuestra base de datos de legislación, para acceder al tipo concreto de "legislación autonómica" donde previamente se ha filtrado únicamente la información que pertenece a esta categoría, eliminando de modo práctico gran parte del ruido y de la complicación terminológica.

Pantallas de consulta y listado, generadas directamente por Knosys Internet

Formularios invisibles, consultas precocinadas: muchos sistemas permiten (y los que no lo permitan tendrán que adaptarse) encapsular consultas en links html. De este modo se pueden componer documentos guía que ejecuten búsquedas prefabricadas. Aparentemente, el usuario está navegando por una estructura de documentos en web, aunque internamente se están ejecutando consultas previstas por el servicio de documentación.

Ejemplo: se pueden realizar guías bibliográficas sobre un tema -por ejemplo temas de oposición- presentando los puntos clave de esas materias, como links a consultas a la base de datos documental del centro. Esta orientación responde a la extensión de las FAQs, que han demostrado que existe un alto número de consultas repetitivas, que se pueden ofrecer precocinadas al usuario. Por eso se usa un sistema de descripción complementario al de los descriptores temáticos, que podríamos llamar "descriptores de consultas". Si en nuestro sistema existe el descriptor "voluntariado", coexiste el descriptor "legislación básica sobre voluntariado" que permite lanzar una consulta prefabricada, limitada y constantemente actualizada.

Mas información digital: la navegación en entornos intranet, tan fácil y deslizante, inclina al usuario a desear más y más información. Cuando localiza una referencia en una base de datos de legislación, intuitivamente busca el link que le dé paso al documento completo, puesto que ya ha visto en otros lugares de la intranet que los documentos se pueden ver a texto completo.

Indudablemente es imposible pensar en centros documentales completamente digitales, pero sí está en nuestra mano ser un poco más digitales. Esta consigna sirve para todo tipo de bases de datos, en las que propugnamos esforzarse, no sólo en la exquisita descripción formal y de materias, sino en dar un poco de carnaza al hambre de datos con los usuarios. En este sentido cada vez es más normal que los centros den acceso a la información índice de los documentos: resúmenes de artículos, sumarios de revistas, sumarios y reseñas de los libros, comentarios de legislación1.

La necesidad de más texto, de más información, no sólo es grata para la lectura y selección de información, sino que es un requisito indispensable para que los refinamientos de búsquedas documentales (ponderación, ranking, etc.) puedan operar.

Sencilla personalización de resultados

Bases de datos invisibles: igual que le hemos declarado la guerra al html como formato para editar cantidades no triviales de documentos, rechazamos la aplicación habitual de las bases de datos: una información codificada, de espartana presentación, escueta, poco significativa. Abogamos por unas bases de datos documentales que se esfuercen por desaparecer dentro de un entorno de consulta orientado a los documentos. Es necesario cuidar el aspecto del documento en que se convierte un registro de una base de datos, al ser presentado en un entorno hipertextual (pies de páginas, links a otras informaciones, gráficos, imagen corporativa).

Correo electrónico + web: en la actividad de los centros de documentación se ha distinguido tradicionalmente entre consulta y difusión, ésta última a iniciativa del servicio de información. Pues bien, el web solo, por muy maravilloso que sea, sólo responde a las consultas de los usuarios que se acerquen por allí. El correo electrónico permite, complementariamente, enviar información a los buzones personales, en modo de difusión general o selectiva.

En realidad la actividad en el web debe ser complementada por una amplia campaña de difusión de los servicios que en ella hay, así como formación continua, en pequeñas dosis. Cada vez más, los productos punteros documentalmente no sólo ofrecen un motor documental poderoso, sino que lo acompañan de funciones push, para planificar y gestionar la difusión bajo perfil de información.

El caso de Knosys Internet

A partir de la experiencia con un producto documental, Knosys Internet, se presenta a continuación un esquema de evaluación de aplicaciones documentales de propósito general orientadas al web. Aunque las aplicaciones opac y sigb (sistema integrado de gestión bibliotecaria) son una especificación del modelo documental, no orientaremos el análisis hacia ellas. Sobre procesos de evaluación y selección de aplicaciones, remitimos al lector a un anterior trabajo (Martínez Robledo, 1996).

A continuación incluimos algunos de los aspectos a valorar, que pueden orientar el proceso de selección de la aplicación. Se escoge como ejemplo de evaluación el caso de Knosys Internet, la versión para web del conocido producto español Knosys para Windows de Micronet.

Personalización más sutil de resultados, simulando documentos

Consulta y edición

En internet estamos acostumbrados a trabajar sobre motores de recuperación, sin plantearnos por el sistema gestor que permite introducir registros y gestionar la información. Siendo el módulo de consulta el elemento fundamental, la dinámica de un proyecto puede fácilmente conducir a la necesidad de introducir registros de forma cooperativa, y por lo tanto a necesitar módulos web de entrada de datos.

Knosys Internet sólo es el módulo de consulta. La gestión de las bases de datos se sigue realizando en red local con la tradicional herramienta Knosys para Windows. Esto plantea limitaciones de extensión de la red de alimentadores de un sistema documental. Los mismos ficheros sobre los que se está trabajando son los que consulta el módulo web, por lo que no hay procesos de conversión, ni exportaciones, ni operaciones intermedias2.

Requisitos del cliente

El gran éxito de internet-intranet ha sido la extensión de un sencillo cliente universal, que permite interactuar con las aplicaciones del servidor a través del protocolo http, que se convierte en un lenguaje intermedio (Lefèbvre, 1997). La homogeneidad del cliente se ve periódicamente amenazada por elementos como ActiveX, Aplets de Java y otros componentes propietarios. Un criterio a nivel cliente es que interactúe con el módulo de consulta o edición de la manera más normalizada posible, evitando incluso elementos de Javascript.

En este sentido Knosys Internet responde con una variada gama de navegadores y versiones que soporten formularios.

Requisitos del servidor

Siendo este aspecto importante, resulta un problema fácil de abarcar, pues lo puede asumir de modo centralizado la organización documental, y no se extiende a la red de usuarios. Hay que considerar la adaptación a la plataforma del servidor corporativo, si necesita una máquina dedicada y su interacción con el servidor http que esté en servicio.

Los requisitos mínimos del servidor de consultas Knosys son: Pentium 150, 32 Mb de RAM, NT Server 4 y tener en funcionamiento un servidor http.

La instalación es bastante sencilla, guiada en todo momento. Sólo hay que seleccionar dónde se instala el servicio de consultas Knosys para NT, instalar los CGI en el directorio para programas del servidor. Micronet recomienda disponer en el mismo ordenador todos los componentes (bases de datos, servidor Knosys y CGI) pero se puede instalar cada uno de los módulos en ordenadores separados.

Condiciones de licencia y accesos

Un producto documental profesional debe ofrecer una licencia abierta, que permite generar un conjunto indefinido de bases de datos, con libertad de número de registros y con una cantidad apropiada de accesos simultáneos. Es fundamental contar en este aspecto con unos tramos flexibles y con posibilidades de crecimiento y renegociación. También es adecuado disponer de licencias independientes por módulos.

Las condiciones de la licencia de Knosys Internet, tras un inicio incierto, se construyen a partir de una combinación entre la cantidad de registros total aproximada y el número de accesos simultáneos. Con estos dos parámetros se generan unos tramos de precio. No limita el número de bases de datos a crear.

Desarrollo vs. instalación

Está suficientemente demostrado el innegable riesgo de fracaso de muchos de los proyectos de desarrollo informático (Lefèbvre, 1997). Por este motivo es conveniente reflexionar sobre la dualidad desarrollo de aplicaciones/uso de paquetes comerciales. La cada vez más amplia gama de productos documentales existentes hace preferible trabajar sobre aplicaciones consistentes que permitan un uso básico, de fácil y rápida instalación y puesta en marcha. Sobre las funciones básicas del producto, sobre ese colchón, se puede desarrollar si la aplicación lo permite.

En Knosys Internet la generación de las bases de datos en internet es tan sencilla como elegir los campos por los que se podrá hacer la búsqueda, los campos que aparecen en la lista de resultados y el formato de salida final del registro. Estas posibilidades de personalización, de tan sencillas, resultan un poco austeras, como puede verse en la ilustración.

Como es posible apreciar se puede conseguir una buena personalización de la presentación de la información. Las pantallas de consulta principales se editan perfectamente con programas para html como FrontPage Express o HotMetal. Sin embargo, los listados y los registros finales requieren manipular manualmente una especie de programas en C embebidos dentro de los ficheros html que genera automáticamente Knosys (ver el cuadro del anexo). Este proceso es una vía abierta a un desarrollo personalizado, pero quizá debería estar apoyado en más posibilidades estándar de personalización.

Estadísticas de uso

Los sistemas que cuentan con herramientas automáticas que nos informan de la interacción de los usuarios con las bases de datos pueden ser una herramienta de evaluación y mejora sin precedentes. Se debe tender hacia sistemas autoestadísticos a nivel básico, con posibilidad de programar una monitorización más detallada.

Knosys Internet genera informes de uso de las bases de datos. Sin embargo la información que ofrece es en exceso superflua, limitándose a un informe continuo y diario de operaciones, sin ningún análisis posterior.

Sistema de recuperación de información

Hemos dejado para el final el comentario detallado de alguno de los aspectos más interesantes. En primer lugar trataremos el motor de recuperación documental, en segundo lugar las posibilidades de gestión de documentos, y posteriormente un aspecto integrador de múltiples visiones, que denominamos "implicaciones para un sistema documental del entorno web".

La investigación en recuperación de información (RI) que va más allá del paradigma booleano clásico ha salido del ghetto del laboratorio y pasado a ser patrimonio del gran público, a través de la vorágine de los buscadores de internet. Hoy son conocidos y usuales sistemas de ponderación de resultados, presentación a varios niveles, agrupaciones automáticas y otros refinamientos de búsqueda, tendentes al lenguaje natural y a un filtrado más exigente de la información.

En este punto nos podríamos detener eternamente, pues el campo de la recuperación de información y la búsqueda documental está en constante ebullición. Baste decir que es interesante que permita resultados ordenados, ponderados, búsqueda en lenguaje natural, multibúsqueda en varias bases de datos documentales simultáneamente, y uso de lenguajes controlados como estructura de recuperación. Es fundamental predefinir unos requisitos óptimos de recuperación, según la estructura y el contenido de la información que contenga nuestro sistema documental, para encontrar una herramienta que se adapte a ellos.

En este sentido, conviene tener en cuenta que las necesidades de recuperación de información de los usuarios no están únicamente relacionadas con el sistema de recuperación textual, sino que están conformadas con una complejidad de elementos, tales como la calidad de la información, niveles de presentación, sistema de acceso, etc. (Croft, 1995).

Es de sobra conocido que la consulta Knosys es estrictamente booleana. El uso de este programa a través de internet nos hace más patentes sus limitaciones en recuperación de información, y su rigidez con respecto al lenguaje natural. Se observa además la increíble laguna de no poder presentar los resultados ordenados bajo ningún criterio (año, revista, etc.)3. Por otro lado, como ha venido siendo habitual, sólo permite consultar una base de datos al mismo tiempo.

Otro aspecto interesantísimo, singularidad del entorno web, es la convivencia de motores documentales que trabajan sobre bases de datos documentales, y sistemas de búsqueda de indización de páginas web, los intrabuscadores. Si no se plantea este tema, el usuario del sistema tratará de encontrar una información concreta en el buscador de la intranet, y jamás podrá localizarla, en caso de que se encuentre almacenada dentro de una base de datos específica. Es por esto que las aplicaciones documentales tienen que, o bien integrarse con el sistema de interrogación del intrabuscador, o bien extender sus funciones a la indización de documentos en una intranet.

Gestión de documentos

En un sistema orientado a los documentos, generalmente páginas html, el modelo documental de una aplicación no puede quedarse en la gestión de registros referenciales. Para potenciar una intranet, el sistema documental tiene que ser capaz de actuar de almacén y expositor de documentos ofimáticos, generalmente documentos de texto (Word) o presentaciones (Powerpoint) o bien hojas de cálculo (Excel). Citamos los productos de Microsoft Office por considerarlos el estándar de facto en el mercado, especialmente en España, aunque sin olvidar el formato de documento con más futuro en la distribución de documentos en intranet-internet, el formato pdf de Adobe, que genera documentos cerrados orientados a la edición.

De esta manera podemos multiplicar la cantidad de información fácilmente disponible en una intranet, y que ésta actúe como depósito central, sustituyendo a los arcaísmos documentales de las unidades de red. Las aplicaciones de gestión electrónica de documentos tienen que contemplar a la intranet como entorno de consulta, y el protocolo http como sistema de presentación. Con respecto a estos documentos ofimáticos, el sistema debe poder gestionar su almacenamiento ordenado, bien en unidades documentales separadas (anexos) bien como documentos embebidos en la propia base de datos (importación). Independientemente de la opción elegida, sí que debe ser posible la indización de los textos completos.

Estos requerimientos dejan al descubierto la orientación de Knosys Internet como producto de gestión documental referencial, sin versatilidad para gestionar documentos ofimáticos. La indización de estos documentos anexos es desde luego imposible, aunque una adecuada programación con el Knosys script, estirando al máximo sus posibilidades, permitiría su uso como depósito de documentos.

Implicaciones del web para las aplicaciones documentales

Las características estrella del web (multimedia, hiperenlaces) hacen que se aborden desde una perspectiva antes desconocida muchos de los patrones tradicionales de análisis en sistemas documentales. Los sistemas migrados al web sin plantearse las posibilidades del nuevo medio adolecen de una rigidez palpable (como se puede apreciar en gran parte de los opacs). Es pues conveniente disponer de herramientas en el producto para diseñar entornos gráficos de consultas que incorporen junto a los formularios opciones visuales como esquemas o mapas sensibles.

También es necesaria la posibilidad de explotar las posibilidades de hiperenlace, con documentos y recursos de internet, saltos en la intranet y con registros de la misma u otras bases de datos, para crear una malla de relaciones dinámicas sobre una estructura documental. Se debe conseguir que los resultados de la consulta aporten, además de la información solicitada, la posibilidad de extender en red, mediante navegación, los items documentales.

Knosys Internet cae en la trampa del web. El producto responde únicamente a la consulta tradicional, sin explotar las posibilidades relacionales del web. Aunque se valora el esfuerzo hecho por adaptar el producto a internet, no se acomoda a las posibilidades de edición del html (tan sólo se pueden insertar imágenes). No permite el link como objeto, no es posible maquetar documentos con todas las especificaciones html, no se puede grabar como html, no permite importar html. Al trabajar en web los gestores quieren todas las posibilidades web (limitación bastante más frecuente de lo apetecible)4.

Los sencillos conceptos que están en la base del entorno intranet-internet, tan simples pero que tantas posibilidades van generando, están revolucionando por ampliación el campo de actuación de las aplicaciones documentales. En especial, es la interacción con el correo electrónico, como medio básico de difusión de información, la que amplía el paradigma de sistema documental. Ésta es una de las lagunas menos contempladas bajo la óptica: el sistema documental ya no se limita a gestionar la edición y consulta, sino que interviene activamente en el proceso de difusión de información.

Para completar esta sencilla parrilla de análisis de aplicaciones los productos, no podemos dejar de reflexionar sobre el alcance de las aplicaciones. ¿Buscamos sofisticados programas que permitan gestionar documentalmente toda la complejidad de un proyecto web?, ¿buscamos una aplicación sencilla para ofrecer información documental en internet?

A veces se tiende a aplicaciones de exceso nivel, que colapsan las posibilidades de desarrollo de un centro, y paralizan un proyecto. No sólo el precio de la aplicación es una barrera, sino el equipo técnico de desarrollo, y sobre todo los costes temporales del mismo.

El estado mayoritario de los proyectos intranet, a nivel de documentos html relacionados, demanda la implantación de soluciones documentales de primer nivel, que combinen con éxito sistema de búsqueda y presentación de información, conforme a patrones documentales.

La sencillez de Knosys es sin duda uno de sus éxitos. Debemos recordar que en España Micronet tiene alrededor de las 40.000 instalaciones de este gestor documental, y que un módulo sencillo, sin complicaciones de instalación y desarrollo, es una opción de mínimo riesgo.

Micronet no revoluciona el concepto de base de datos documental, ni se lanza ciegamente a un mundo donde los productos están incorporando rápidamente una alta sofisticación. No hay gran innovación en esta línea. Podemos imaginar que ha optado por una evolución que no desborde al usuario, gradual, a escala humana, siendo consciente del importante knowledge gap (hueco formativo) existente aún en tecnologías documentales.

Conclusiones

No es tan importante la potencia objetiva de la aplicación documental que se implante en una web, como el uso intensivo y aproblemático que se haga de ella. Siendo pragmáticos, una aplicación básica como es Knosys Internet, permite un uso bastante adaptado a la situación y capacidad de muchos centros de documentación pequeños.

Probablemente lo mejor que tengan los productos de Micronet es su sencillez. Son tan fáciles que es complicado enredarse en largos procesos que no conduzcan a nada. Para proyectos sencillos (en formación, medios, recursos económicos y tiempo) permite empezar a funcionar con un buen rendimiento desde el mismo día de su instalación. Aun así, con un poco de maña, permite sacarle bastante jugo.

Esta misma sencillez es la que ha hecho que internet e intranet se hayan extendido como la pólvora. Las funciones básicas y casi gratuitas de una intranet, los documentos html relacionados, ofrecen poquísima sofisticación técnica, pero permiten desarrollo rápido y crecimiento gradual, a la escala humana.

Como final, a nuestro parecer, o el producto asume rápidamente las consecuencias de integrarse en el entorno web, o inducirá a defraudar algunas expectativas que van surgiendo desde la práctica y el desarrollo de servicios. Otros productos, como Lotus Notes-Domino o Verity, tienen una orientación total hacia internet (correo electrónico, edición en línea a través de http, importar, tecnologías push, crear bases de datos de documentos html, técnicas avanzadas de recuperación de información, etc.) y por lo tanto pueden responder al deseo de muchos gestores de web de disponer de una aplicación para la gestión documental de un web.

Finalmente, retomar dos ideas básicas:

Superar el síndrome del "opac formulario" y llegar al enriquecedor de "opac guía", basado en entornos de búsqueda focalizados (por temas, por intereses, por tipos de documentos). La base de datos no se puede contemplar únicamente como un producto del que se diseñan los campos y el tratamiento documental sobre los que trabajará un sistema de búsqueda (Codina, 1998) sino que el diseño debe extenderse, en la línea de lo tratado hasta aquí en este artículo: correo electrónico, integración de documentos ofimáticos, introducción de relaciones, gestión de servidores web, etc.

Mostrar frente a recuperar. Mostrarse, desplegarse frente al usuario, es la preocupación de los profesionales de la información. Sólo entonces funcionan los fenomenales avances en motores documentales y consulta. No se puede reducir a la mera consulta la relación que se establece con la información electrónica. Hay mucho más: lectura, hojeo, selección, archivos personales, comparación, escritura (Line, 1998).

Pese al extenso universo de las técnicas de recuperación de información e indización automática, que tanto están haciendo por generalizar los sistemas documentales a la sociedad, no se puede olvidar el estudio teórico-práctico del diseño de la interacción con el usuario, abriendo el camino hacia la humanización de la tecnología para hacerla un mundo habitable.

Algunas referencias

1. Alin, F.; Lafont, D.; Marcay, J. F. El proyecto Intranet. Barcelona: Gestión 2000, 1997.

2. Codina, Lluís. "Metodología de análisis de sistemas de información y diseño de bases de datos documentales: aspectos lógicos y funcionales". En Anuario Socadi de información y documentación 1998. Barcelona: Socadi, 1998.

3. Croft, W. B. "What do people want from information retrieval?". En D-Lib magazine. Noviembre, 1995.

http://www.dlib.org/dlib/november95/croft11.htm

4. Guengerich, S.; Graham, D.; Miller, M. y Mcdonald, S. Construcción de una intranet corporativa. Madrid: Anaya multimedia, 1997.

5. Lefèbvre, Alain. Intranet, cliente-servidor universal. Barcelona: Gestión 2000, 1997.

6. Line, Maurice B. "Información electrónica: uso y usuarios". En Anales de documentación. 1998, vol. 1, pp. 199-212.

7. Martínez Robledo, J.; Saorín Pérez, T.; Delmas Serrano P. "Cómo seleccionar un programa de gestión electrónica de documentos". Presentada en: V Jornadas Españolas de Documentación Automatizada, Cáceres, 1996, pp.485-493.

http://www.micronet.es/knosysinternet/

Notas

1. En este sentido pensamos que la vía está en la interacción entre sistemas documentales de los centros de documentación y sistemas de información de editoriales y productores, de modo que la generación de la información esté distribuida pero relacionada en un mismo sistema de acceso.

2. El único inconveniente en este caso es que Knosys obliga a trabajar en modo "diferido", debiendo "actualizar" la base de datos para que sean accesibles los cambios. En nuestro centro hemos preferido programar un proceso de copia diario, que se realiza a las 11 de la noche, de modo que la consulta es sobre los datos del día anterior.

3. Sorprende, además, la escasa evolución que ha demostrado esta herramienta en técnicas de recuperación de información, quedándose anclada, tiempo ha, en un modelo booleano poco flexible, y en el fichero inverso. En la gestión de las bases de datos ha ido mejorando sin prisa, conservando aún muchos atavismos de sus primeras versiones.

4. Sirva como ejemplo que para implantar una base de datos de recursos de información en internet hemos tenido que recurrir a dos trucos: o bien introducir el código html completo de los links, o bien programar en Knosys script un tipo virtual de campo que incluya una URL, introduciendo en la presentación el código html apropiado antes y después de la dirección. ¿Nadie había previsto esto?

José Vicente Rodríguez Muñoz y Tomás Saorín. Grupo de investigación en tecnologías de la información. Universidad de Murcia y Centro de Documentación de Servicios Sociales.

jovi@fcu.um.es

saorin@redestb.es

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