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Septiembre 1998

GEDs y normas ISO de calidad

Por Ricard Recasens

Ricard Recasens, director de TechnostockLa normativa de calidad ISO (International Standards Organisation) destaca la importancia de los procesos y técnicas documentales en las organizaciones y empresas que desean certificar la calidad de las operaciones con las que elaboran sus productos o sus servicios.

Entre las múltiples normas que ISO genera y publica están las que hacen referencia a las ciencias de la documentación. Los títulos de las cerca de 40 normas que ya existen (referencias bibliográficas, referencias de documentos en formato electrónico, archivo, elaboración de resúmenes, Isbn, Issn, Isrc, Isrn, Ismn, etc.) se pueden consultar en:

http://www.nlc‑bnc.ca/iso/tc46sc9/index.htm

Trataremos aquí de las normas de calidad de la serie ISO 9000 y de su relación con los procesos documentales. Hay que señalar que de los 20 procedimientos de calidad incluidos en dicho estándar hay uno cuyo título es "Control de la documentación y de los datos".

Seguir la normativa de calidad ISO 9000 significa que se usa una metodología para asegurar que lo que se produce, sea un servicio o un producto tangible, cumple con lo que se había propuesto la empresa fabricante y había comunicado al mercado mediante un contrato, la publicidad, unas especificaciones de producto o cualquier documento identificativo.

Una empresa que siga dicha normativa puede obtener el certificado de calidad ISO 9000 (o el 9001 o el 9002) si supera una auditoría que realizan entidades como Aenor, Bureau Veritas, Lloyd's, Lgai, Tüv, entre otras. Pero la empresa debe poder demostrar durante dicha auditoría (y las siguientes auditorías de mantenimiento y de renovación) que se cumplen los requerimientos de la norma ISO 9000, y demostrarlo también documentalmente.

Importancia de la documentación

El diseño debe contemplar tareas que todos los documentalistas típicamente ya conocen:

  • clasificación;
  • archivo;
  • calendario de conservación;
  • identificación;
  • mantenimiento; etc.

Sin embargo, en este caso tiene mucha importancia que ese diseño se adapte a la organización que se quiera certificar, y no a la inversa.

Es conveniente usar sistemas de gestión electrónica de documentos (GEDs), aunque en casos sencillos puede ser suficiente un simple procesador de textos o hasta una máquina de escribir. Evidentemente los sistemas GED se adaptan mejor a procesos complejos.

Ahora bien, un GED de groupware sofisticado requiere de por sí una persona de sólida formación que asuma una responsabilidad de alto nivel para mantenerlo en funcionamiento.

El perfil típico de un documento de calidad (por ejemplo, el plan de formación para los empleados de una fábrica o las normas de un departamento de compras) contiene:

  • identificación del autor;
  • autoridad que lo aprueba;
  • lugar donde debe estar físicamente el documento;
  • control e identificación de las revisiones;
  • asegurar que no estén en circulación versiones obsoletas;
  • asegurar que no se hagan copias no autorizadas; e
  • identificación de otros documentos relacionados.
  • todo ello se le añaden las particularidades que correspondan.

Un ejemplo

Imaginemos por un momento que debido a un accidente de circulación se inicia un proceso de reclamación por vía judicial contra la empresa que fabricó uno de los vehículos. Este fabricante deberá aportar los datos sobre qué componentes pasaron qué controles de calidad en su línea de montaje, conocer qué proveedor le entregó los materiales, e identificar el lote al que pertenecen dichos materiales en concreto para que el proveedor pueda hacer lo propio y defenderse ante la ley. Éste es un proceso típico de trazabilidad que constituye uno de los requerimientos de las normas ISO.

La complejidad del sistema de gestión documental radica pues en la adaptación a la organización, ya sea para documentos técnicos impresos, como para no textuales (p. ej., control de la radiodifusión efectiva de anuncios creados por una empresa de publicidad para uno de sus clientes), como administrativos o de control de la trazabilidad de los lotes de componentes de piezas ensambladas en productos finales.

Para enfrentarse a esta problemática son necesarios amplios conocimientos sobre los procesos de la empresa a certificar, de los sistemas de gestión documental en el mercado y de la forma en que transmitir su uso sin obligar a realizar esfuerzos suplementarios a las personas que ya realizan su trabajo, probablemente con eficacia reconocida.

Los profesionales con estudios de documentación tienen en esta tarea un importante y largo camino para aplicar sus conocimientos.

R. Recasens. Technostock.

Tel.: +34-932 801 005; fax: 932 803 091

http://www.technostock.es

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