Suministro electronico de documentos via internet: Ariel

Octubre 1998

Por Inmaculada Ramos y Ángel Montes

El reciente desarrollo de las tecnologías de la información ha tenido un enorme impacto en las bibliotecas y en los servicios que prestan, brindándoles la oportunidad de automatizar muchas de sus tareas rutinarias. Además, el cd-rom y, más recientemente, internet han permitido el acceso a una gran variedad de fuentes de información.

Internet ha contribuido especialmente a facilitar la última de las tres tareas que componen la llamada "cadena de la información": conseguir el documento original.

Ya desde hace algún tiempo muchas bibliotecas realizan sus peticiones de documentos vía correo electrónico. Pero lo más importante es que desde hace varios años también se envían y reciben las fotocopias de los documentos originales a través del correo-e, con el consiguiente ahorro de dinero en relación al fax (medio que se estaba utilizando en los servicios de suministro de documentos para paliar los largos tiempos de espera que se producían con el correo ordinario).

Con estas premisas (disminución de tiempos y costes de envío) la biblioteca y el servicio de acceso al documento del Centro de Información y Documentación Científica (Cindoc), han puesto en marcha el suministro de documentos a través de internet utilizando el programa Ariel, creado específicamente para este fin.

Ariel

Es el nombre del programa desarrollado por el Research Libraries Group (RLG), cooperativa de bibliotecas universitarias y de investigación norteamericanas sin ánimo de lucro.

Ariel para Windows es el software que permite a un PC con conexión a internet, escáner (que soporte el protocolo Isis) e impresora (que puede estar en red), trabajar como una estación de transmisión de documentos tan rápida como un fax, pero con una calidad de imagen mucho mayor, todo ello sin incurrir en los cargos de teléfono de larga distancia.

La más reciente versión en el mercado de este producto es la 2.1, derivada de un conjunto de mejoras implementadas hacia la mitad de septiembre de 1997 por el RLG en la anterior versión 2.0. Una de las mejoras es que es aplicable en entorno Windows NT además de Windows 95.

Al procesar los artículos, Ariel hace trabajar al escáner para que genere las imágenes de las páginas del documento, después las comprime y finalmente las envía al destinatario por correo-e. Para el almacenamiento y compresión de las páginas emplea el formato tiff multipágina, que aunque menos conocido que otros como bmp, gif o jpg, está bien asentado en los medios de las telecomunicaciones.

Cualquier PC que tenga instalado este software y esté conectado a internet puede recibir documentos.

Sin embargo, lo que hace más interesante a este producto, ya en su versión 2.0, es la posibilidad de enviar también los artículos a cualquier persona que disponga de un programa cliente de correo-e que sea compatible con Mime (multipurpose internet mail extensions), como Eudora, Pegasus, Netscape, Microsoft Mail, Outlook, Claris Emailer, etc., además de un software capaz de tratar ficheros en formato tiff multipágina, una vez se ha recibido el correo.

Servicios ofrecidos por el Cindoc

Como se ha mencionado, este Centro cuenta, entre otros, con dos servicios encargados de prestar apoyo documental a la enseñanza y a la investigación: la biblioteca y el servicio de acceso al documento.

La biblioteca reúne el mejor conjunto de revistas especializadas existente en España: la práctica totalidad de las científicas españolas, además de 1.000 títulos extranjeros.

El servicio de acceso al documento tramita unas 70.000 peticiones al año de artículos de revista, procedentes de usuarios españoles y extranjeros, de las cuales unas 20.000 son atendidas con los fondos propios de la biblioteca.

Para poder utilizar este servicio por correo electrónico se requiere:

Abrir una cuenta de depósito en el Cindoc. Al hacer las peticiones debe indicarse siempre el correspondiente número de cliente.
Hacer solicitudes de artículos de revistas de los fondos de la biblioteca. Éstos pueden consultarse de forma gratuita en los catálogos que hay accesibles a través de internet.

La recepción del documento tendrá lugar dentro de las 72 horas posteriores a la solicitud (descontando sábados y festivos). El precio es el mismo que cuando se hace una petición de envío por correo ordinario (500 PTA para cada 10 páginas o fracción).

Dentro de unos meses el Cindoc tiene proyectado ofrecer un servicio urgente, a un precio aún no determinado, que garantice el envío en 12 horas.

Estadísticas de uso

Desde junio de 1997 hasta mayo de 1998, período del que se dispone de estadísticas precisas (exceptuando agosto), mediante el programa Ariel se ha suministrado un total de 1.903 artículos de revista de los fondos propios de la biblioteca.

En la figura 1 se representa de forma gráfica la evolución: para los siete primeros meses (junio 97-enero 98) la media se sitúa alrededor de 114 envíos mensuales.

A partir de ese momento el número de artículos se dispara, alcanzándose valores de más de un 150% con respecto a la media calculada para los siete primeros meses: 287 envíos mensuales. Destaca marzo con 344.

Así, pues, el servicio por correo-e supone ya el 20% del total de peticiones suministradas con fondos propios, y ello teniendo en cuenta que se encuentra todavía en fase de experimentación y que se trabaja con pocos recursos, tanto humanos como materiales. Por esta razón no se ha hecho aún una campaña fuerte de difusión.

Actualmente se dispone de un escáner Fujitsu Scan Partner 10, pero pronto se adquirirá un equipo más potente que permitirá atender un mayor volumen de peticiones. Por otro lado, hay que unir a este inconveniente transitorio la escasez de medios que sufren aún muchas de las bibliotecas y centros de documentación en nuestro país, a pesar de que como hemos dicho antes no se precisen grandes requisitos técnicos para recibir fotocopias de artículos por esta vía (cliente de correo-e que soporte extensiones mime y visualizador de ficheros tiff multipágina).

Cabe esperar que la creciente aparición de revistas en formato electrónico impulse y facilite este nuevo medio de suministro de documentos, acortando aún más los tiempos de prestación del servicio al eliminarse una etapa del proceso que es el escaneo de los documentos originales.

De la distribución de las peticiones por tipo de organismo que solicita el documento (figura 3) -considerando sólo aquellos centros que han efectuado un mínimo de 25 peticiones-, se desprende que la universidad es quien más emplea este medio, con un 60%. Le siguen los opis (organismos públicos de investigación) con un 24% y, por último, las empresas con un 10%. Cabe destacar la Oepm (Oficina española de patentes y marcas), organismo autónomo del Ministerio de Industria y Energía, que hizo el 6% de las solicitudes.

A la vista de las estadísticas creemos que este medio de suministro de documentos se irá imponiendo en todas las bibliotecas españolas por las ventajas que supone, tanto económicas como de rapidez, con respecto a los más tradicionales como fax y correo ordinario.

Bibliografía

1. Miguel Jiménez, "Cindoc experimenta el sistema Ariel", IWE-34, mayo de 1995, p. 15.

2. Adela d'Alòs-Moner, Miguel Jiménez, "El programa Ariel se difunde por España", IWE v. 6, n. 4, mayo de 1997, p. 18.

Inmaculada Ramos y Ángel Montes. Biblioteca. Centro de Información y Documentación Científica (Cindoc). Consejo Superior de Investigaciones Científicas (Csic).

inmar@cindoc.csic.es

amontes@cindoc.csic.es

Enlace del artículo:
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