El profesional de la información


Junio 1998

Intranets documentales

Por Ernest Abadal

Lluís Codina, UPFResumen de la sesión organizada por Socadi (Sociedad Catalana de Documentación e Información) a finales de enero pasado en Barcelona sobre intranets, o sea, sobre los sistemas que aplican la tecnología web para gestionar información, documentación y comunicación en una organización.

Lluís Codina, Univ. Pompeu Fabra.

lluis.codina@cpis.upf.es

En su introducción al tema citó como característica más destacable de las intranets su gran capacidad de integración. Algunos ejemplos de ello:

  • desde un solo programa (el navegador) pueden consultarse informaciones muy distintas (documentos de todas clases, bases de datos, etc.);
  • se eliminan las diferencias entre sistemas locales y remotos; y
  • aparecen nuevas posibilidades de relación entre los sistemas de recuperación de la información y los hipertextuales, así como entre información y comunicación.

Los principales problemas son, sin embargo, la seguridad y los costes.

Josep Àngel Borràs, ADD.

josep.a.borras@add.es

Josep-Àngel Borràs, ADDDefinió las características básicas de las intranets como un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares abiertos, transparente con internet y que dispone de un cliente universal (el navegador).

El objeto sobre el cual se aplican son todos los documentos que una organización va produciendo (textos, correo electrónico, hojas de cálculo, etc.) y también todas sus aplicaciones (bases de datos, etc.).

Puso de manifiesto las ventajas que puede aportar la implementación de intranets:

  • disponer de un entorno totalmente integrado (no es necesario aprender el funcionamiento particular de ningún programa, base de datos o cd‑rom, porque todo se consulta bajo la misma interfaz);
  • acceso transparente, homogéneo y sencillo a la información;
  • aprovechamiento de la inversión ya existente en equipos y tecnología informática (prácticamente no hay que comprar máquinas nuevas);
  • se pueden superar los actuales problemas de internet (velocidad de acceso, y control y fiabilidad de las fuentes de información);
  • reducción de costes: de licencias de los programas (sólo se necesita para el servidor, no para los clientes), de comunicación, etc.

Finalmente, hizo referencia a los indexadores o motores de búsqueda, los programas con capacidad para recorrer la red, leer los documentos que se encuentran en los distintos servidores y directorios, y elaborar índices que servirán para acceder a la información. Estos programas (p. ej. Search97 o Excalibur) constituyen una parte muy importante de la intranet.

Entre sus prestaciones destacan:

  • posibilidad de respetar la estructura de los documentos y permitir, si es el caso, una consulta por campos;
  • realizar un resumen o extraer palabras clave (mediante procesos estadísticos);
  • presentar ponderadamente los resultados, etc.

Josep Maria Rodríguez Rovira, Doc6.

jmrodriguez@doc6.es

Josep Ma Rodríguez Rovira, Doc6Describió la situación actual y prospectiva de las intranets en el mundo documental y bibliotecario y distinguió tres fases en la evolución de las tecnologías web:

  1. Tecnologías no web (Arpanet, redes de investigación de las universidades, etc.).
  2. Web, auge de internet y de los contenidos, intranets.
  3. Interacción, tecnología push, primacía de la gestión del conocimiento sobre la gestión de la información.

Perfiló algunas de las características de la última fase (aún incipiente), en especial la gestión del conocimiento que se presenta como el cambio más importante que las intranets pueden aportar a las organizaciones.

El principal objetivo ha de ser el de rentabilizar la propia información, convertirla en un recurso que genere beneficios, y aumente la productividad, etc.

La intranet supone un cambio en el modelo de organización de la corporación y presenta varias ventajas:

  • superar posibles aislamientos de los departamentos;
  • rentabilizar la propia información;
  • disminuir costos en otras formas de difusión de información;
  • aumentar la cooperación y el trabajo en equipo;
  • propiciar la captación de opiniones;
  • mejorar la relación con usuarios externos (clientes, proveedores, medios de comunicación, profesionales del sector, etc.); y
  • facilitar la participación de los trabajadores dentro de las organizaciones (una mayor "democratización").

Preguntas y debate

Ernest Abadal, Eudb UBLa instalación de una intranet en una organización puede ser bastante traumática según sea la política y la cultura informacional de la organización. Frecuentemente es causa de tensiones entre departamentos que luchan para obtener "mayor cuota de web".

P. ej. en BT (antes British Telecom), el departamento que tomó la iniciativa lo pudo implantar gracias a que primero se juzgó como un "pequeño" experimento. Cuando la dirección tomó cartas en el asunto el sistema existente ya era usado a plena satisfacción por miles de empleados de BT de todo el mundo.

La ventaja de una intranet es que se puede iniciar con pocos medios, y en instituciones con organigramas en red y/o pirámides de mando planas puede funcionar muy bien. Sin embargo en organismos feudales y jerarquizados no pocas veces los empleados demasiado pioneros que ponen en marcha una intranet se ven derribados por la consultora externa de turno, contratada por una dirección obsesionada en controlarlo todo excesivamente.

Otros problemas a superar:

  • reticencias por parte del personal a compartir información (hay que cambiar la actual frecuente cultura de "propiedad" de la misma);
  • falta de codificación y estructura de los documentos (datos descriptivos, metadatos, etc.).

Para no errar en la adquisición de nuevo software y asegurar el futuro proceso de integración dentro de la intranet se recomienda no salir de los estándares y no vincularse a tecnología propietaria.

La instalación de indexadores y motores de búsqueda en la intranet hace aflorar muchos documentos no válidos (incompletos, versiones antiguas, etc.) que "contaminan" la red local. Por este motivo se hacen especialmente necesarios conocimientos documentales que faciliten la organización y el acceso de los documentos en las intranets.

A pesar de todo esto, en el debate no quedó demasiado evidente que la implantación de intranets implique abrir nuevos mercados profesionales, al menos para los documentalistas actuales.

Reportaje realizado para IWE por:

Ernest Abadal. Escola Univ. de Biblioteconomia i Documentació. Melcior de Palau, 140. 08014 Barcelona.

Tel.: +34‑934 035 783; fax: 934 035 772

abadal@eubd.ub.es

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