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Junio 1998

FileMaker: sistema hibrido de gestion de bases de datos con integracion de tecnologia web

Por Lluís Codina

El programa FileMaker Pro 4.0 es un sistema de gestión de bases de datos que presenta una peculiar combinación de prestaciones propias a la vez del mundo de la gestión de datos estructurados y del mundo de la gestión documental, aunque sea a costa de sacrificar algunas funciones de ambos.

Proporcionando al navegador la dirección IP donde está situada la base de datos <em>FileMaker</em>, aparece una página html que permite el acceso a la misma. Puede observarse que, al tener varias bases de datos abiertas, es posible usar indistintamente cualquiera de ellas. La página que se ve aquí puede personalizarse.

A esto se une el hecho de que integra tecnología web, de manera que permite tanto importar y exportar documentos en formato html como publicar bases de datos de manera inmediata a través de internet o de una intranet, sin necesidad de software ni de programación adicional ya que incorpora él mismo todo lo necesario (bajo la forma de un paquete de programas denominado Web Companion que actúa prácticamente como un servidor web de cara al navegador).

En cualquier caso, al presentar una combinación de prestaciones (semi) relacionales y (semi) documentales, FileMaker demuestra que optar por las terceras vías ha sido una estrategia de gran éxito, ya que se ha convertido en uno de los gestores de bases de datos más populares del mercado, por lo menos en cuanto a parque instalado. Al parecer cuenta con varios millones de usuarios en todo el mundo.

Otra de las razones para su éxito radica en su suave curva de aprendizaje, incluyendo el hecho de no requerir habilidades de programación ya que, en concreto, FileMaker incorpora un editor de guiones (script) que facilita la automatización de procesos sencillos mediante funciones y estructuras de control predefinidas, cuya combinación para desarrollar prestaciones más complejas se puede hacer de forma simple.

Registro típico de <em>FileMaker</em>. Se ha simulado una base de datos de recursos web. Con el editor de guiones se puede hacer que un campo que contenga una URL sirva para activar la conexión a ese recurso. Puede verse también otro campo (captura) que contiene una imagen del recurso.

Relacional

Cabe señalar que FileMaker no es un sistema relacional. Por lo menos no lo es en el sentido matemático del término -sentido que es el generalmente aceptado, tanto en la bibliografía técnica sobre el tema, como el que adoptan mayoritariamente los grandes fabricantes de bases de datos del mercado (Macleod, 1991; Gardarin, 1994; Codina, 1994)-.

En esa interpretación, una auténtica base de datos relacional debería proporcionar medios para ejecutar las operaciones básicas del álgebra relacional, operaciones que dan como resultado tablas de datos que combinan filas y columnas de dos o más tablas pre-existentes.

También debería implementar un lenguaje de consulta estándar (como el SQL) para expresar esas operaciones, así como opciones específicas (denominadas en general "integridad referencial") que permitan al administrador garantizar la integridad de los datos a través de cualquier tipo de manipulación realizada por medio del álgebra relacional.

En vez de esto los fabricantes de FileMaker utilizan un concepto de lo relacional menos riguroso, basado en la funcionalidad del programa para:

  1. abrir más de una base de datos al mismo tiempo;
  2. relacionar efectivamente uno o varios campos de dos bases de datos distintas entre sí, cosa que tiene diversas implicaciones.
    1. Proporciona facilidades para un fácil mantenimiento de relaciones del tipo 1:N (de uno a muchos) o N:N (de muchos a muchos). Estas relaciones son de interés en situaciones en las cuales un registro -por ejemplo con los datos de una empresa editorial- conviene que estén relacionados con los datos de otra base de datos -en este caso y por seguir con el ejemplo- con los correspondientes a los N libros publicados por la mencionada editorial.

      Por idéntico motivo, las relaciones N:N requieren un buen modelado, lo cual exige en ocasiones -aunque con esto nos apartamos ahora del objeto de este artículo- el establecimiento de una tercera base de datos para recoger el sentido de la relación.

      El establecimiento de esas relaciones evita, en primer lugar, la redundancia, y por tanto las inconsistencias, ya que no será necesario repetir los datos de la editorial -para seguir con el ejemplo- de cada uno de los N libros publicados por ella.

      En FileMaker, el trabajo con campos relacionados permite agrupar la información procedente de dos bases de datos en las operaciones de búsqueda. Además facilita el mantenimiento y la carga de datos, puesto que pueden definirse operaciones de entrada y modificación de la información que afectan a los registros relacionados de las dos distintas bases de datos.
    2. FileMaker incorpora otros aspectos que no forman parte del modelo relacional matemático, pero que son típicos de tales sistemas. En concreto, el programa contempla, entre otros, campos calculados, es decir, campos que no contienen valores específicos, sino valores que son el resultado de efectuar un cálculo determinado. Para ello, proporciona un pequeño lenguaje con el cual pueden especificarse operaciones aritméticas y estadísticas muy básicas. Los datos para esas operaciones se toman de otros campos de la base.

Todo lo anterior, junto con el concepto de vistas o presentaciones diferentes para diversos grupos de usuarios y una buena tipología de campos, suelen ser opciones injustificadamente ausentes de las bases de datos documentales, sobre todo de las de nivel bajo y medio, con la notable excepción de Idealist (Technostock, Barcelona).

No acaban aquí las prestaciones de FileMaker heredadas del mundo de la gestión de datos relacionales. Por mencionar las dos más significativas señalaremos las opciones para producir informes de modo (casi) automático y facilidades para la creación de presentaciones en forma de tablas.

La misma base de datos de la figura anterior y el mismo registro, pero ahora tal como puede verse con un navegador web sin realizar ninguna programación y sin necesidad de ningún servidor ni programas adicionales a los que ya facilita <em>Web Companion</em> de <em>FileMaker</em>. Obsérvese (botones de la banda izquierda de la pantalla) que tenemos todas las opciones de mantenimiento y consulta habituales de una base de datos.

Documental

Ya hemos visto que, en cierto sentido, FileMaker es relacional, aunque sea a través de una definición propia, no estándar, del concepto de lo relacional.

¿Cómo podemos decir ahora que FileMaker es documental? En primer lugar, admite campos indexados de texto extenso. En concreto, un campo de tipo texto puede tener hasta 65.000 caracteres (equivalente a más de 30 páginas de texto impreso a un espacio) y, al mismo tiempo, ese campo puede estar indexado.

No es que sea una gran extensión para un producto documental, como es sabido, pero sí lo sería para uno relacional. De hecho, en los sistemas relacionales no suele ser posible combinar ambas características: o el campo se limita a 250 caracteres o no puede estar indexado.

Además, los campos de FileMaker están indexados en un sentido analítico propio de la documentación, es decir, todos y cada uno de los valores significativos del campo en cuestión forman parte del índice (Codina y Abadal, 1992).

En cambio en un sistema relacional típico solamente forma parte del índice la primera cadena de caracteres del campo. Sea, por ejemplo, un campo [Título] que contenga el siguiente valor: <Las bases de datos relacionales>. Si este campo está indexado, la cadena que formará parte de la entrada del índice correspondiente será <las>, o sea que indexarlo no nos servirá para nada útil, porque si queremos buscar títulos por términos interesantes, por ejemplo, documentos que tengan la frase <bases de datos>, o la palabra <relacional*> en el título, tendremos que acudir a una búsqueda secuencial. Pero, como es sabido, a menos que la base de datos sea trivial, la búsqueda secuencial no es una opción realista.

Sin embargo las bases de datos documentales, y también FileMaker, introducen en el índice, como hemos dicho, todas y cada una de las cadenas de caracteres, de manera que se puede hacer una búsqueda mediante índice de cualquiera de las palabras que figuran en un campo indexado.

El segundo aspecto típicamente documental de FileMaker es que los campos se ajustan automáticamente al tamaño de los valores que contienen. De este modo, el administrador no tiene que preocuparse por encontrar una extensión óptima para ellos, un concepto que, además, no existe en aplicaciones documentales. En concreto, ¿qué extensión óptima debería tener el campo [Título] en una base de datos documental? Con valores típicos que oscilan desde una sola palabra hasta varias frases, no hay ningún valor óptimo predefinido.

Carencias

Ya hemos dicho que combinar los dos mundos mencionados (datos, documentos) le ha dado buenos resultados a FileMaker, pero algo ha sacrificado en el camino. Por lo que respecta a la gestión de datos, FileMaker ha sacrificado un concepto riguroso, matemático, de lo relacional a favor de un concepto funcional mucho más laxo.

En cuanto al mundo documental ha tenido que prescindir de algunas cosas más difíciles de justificar: el lenguaje de consulta no es tan versátil como el que suele existir en los sistemas documentales puros (falta, p. ej., el uso de paréntesis); las opciones de exportación de registros no contemplan el trabajo con descripciones bibliográficas; no utiliza diccionarios de palabras vacías ni ordena los resultados por relevancia.

Hay otros detalles que se echan en falta, como ficheros de sinónimos y una interfase de usuario más configurable. En este último sentido no parece razonable que no haya modificado la mencionada interfase de usuario desde su primera versión, con el argumento de que es tan buena que no requiere cambios, como indica en algún lugar la documentación comercial.

Pese a lo anterior, puede utilizarse como sistema documental en un amplio rango de situaciones. Para muchos centros de documentación pequeños y medianos, particularmente en el sector de la empresa, será una buena opción, porque permite casi todo lo que suele esperarse en tales contextos de un sistema documental. Al mismo tiempo gozarán de las ventajas de usar un sistema con un amplio parque instalado y que encaja muy bien con el resto de las aplicaciones ofimáticas típicas de la empresa.

Publicación web

Siguiendo con el lado positivo, esta vez muy positivo, uno de los mejores aspectos de la última versión de FileMaker es que permite la publicación vía web y la consulta directa de sus bases de datos desde navegadores web convencionales (como Netscape Navigator o Internet Explorer), sin necesidad de software ni de programación adicional.

En concreto, FileMaker incorpora ahora un así llamado Web Companion que, además de facilitar la consulta y la modificación de sus bases de datos desde ordenadores remotos, permite controlar los accesos y los privilegios asociados a las distintas operaciones de consulta, modificación, etc.

Web Companion actúa como un servidor web capaz de comunicarse con los navegadores web convencionales. Únicamente se requiere algún trabajo de edición de código html si el administrador desea personalizar la página web que mostrará el navegador como menú de entrada al sistema documental. Naturalmente, será necesario situar la base de datos y el programa FileMaker en un ordenador conectado a internet o a una intranet mediante tcp/ip.

Naturalmente, es posible establecer los mismos controles de acceso que en la versión estándar, de manera que las bases de datos pueden estar protegidas mediante contraseñas (passwords) y la definición de grupos de usuarios con rangos distintos de privilegios asociados.

La cuestión es que FileMaker Pro es un programa de culto entre muchos usuarios por su combinación de facilidad de uso, potencia y bajo precio (dicho sea de paso, es una de las de menor precio del mercado, por debajo de las 40.000 PTA). Dadas algunas carencias tradicionales, tanto de los productos documentales puros como de los sistemas relacionales, probablemente es un producto insustituible para muchos usuarios. Ahora da un importante paso adelante al presentar un ejemplar y total compatibilidad con la tecnología web, resuelta además de una de las formas más simples y elegantes que este analista conoce.

Como es habitual en esta clase de comentarios, permítame el lector ahora la carta a los reyes magos: esperemos que los fabricantes de software documental, digamos puro, tomen buena nota y empiecen a poner en el mercado buenos sistemas documentales, de precio asequible, con la misma clase de eficiente y sencilla integración web de este programa.

Bibliografía

Codina, L. 1993. "Qué es un sistema de gestión documental. Informe especial". Information World en Español, n. 14, mayo 1993.

Codina, L. 1994. "Bases de datos relacionales: qué son y qué aportan a la gestión de información". Information World en Español, n. 29, noviembre 1994, p. 18‑19.

Codina, L.; Abadal, E. 1992. "Gestió documental amb microordinadors: característiques, estructura i tecnologia del sistemes de gestió documental". Item, n. 11, juliol‑desembre 1992.

Fidel, R. 1987. Database design for information retrieval: a conceptual approach. New York: John Wiley & Sons, 1987, 232 p.

Gardarin, G. 1994. Dominar las bases de datos: modelos y lenguajes. Barcelona: Ediciones Gestión 2000, 1994, 341 p.

Macleod, I. A. 1991. "Text retrieval and the relational model". Journal of the American Society for Information Science, v. 42, n. 3, 1991, p. 15-27.

Moya, F. de. 1995. Los sistemas integrados de gestión bibliotecaria. Madrid: Anabad, 1995, 227 p.

Willits, J. 1992. Database design and construction: an open learning course for students and information managers. London: Library Association Publishing, 1992, 425 p.

Para más información sobre FileMaker:

http://www.claris.com

Lluís Codina

lluis.codina@cpis.upf.es

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