El profesional de la información


Junio 1998

Colaboracion Administracion-empresa

En 1994 nuestra revista concedió a Baratz uno de los Premios IWE por toda su meritoria gama de innovadores productos y servicios de información, algunas de cuyas pioneras versiones aparecieron en el mercado hace ya diecisiete años.

Juan Beitia, presidente de Baratz, Servicios de Teledocumentación, S. A.En la reciente Semana Telemática Europea que se celebró en Barcelona (febrero de 1998) -ver IWE v. 7, n. 4, abril de 1998, p. 28-30-, la empresa española Baratz, Servicios de Teledocumentación S. A., por su posición puntera en el desarrollo de bases de datos y programas informáticos, fue invitada a presentar sus experiencias en la generación de productos multimedia comercializables en colaboración con el sector público.

En una sesión moderada por Ariane Iljon, responsable del Programa de Bibliotecas de la CE -en la que entre otros participaron Gitte Larsen, del Mº de Cultura de Dinamarca, y Clifford A. Lynch, de la Coalition for Networked Information (Cni)-, Juan Beitia, fundador y director de Baratz analizó la trayectoria de su compañía en la creación de herramientas utilizables en el tratamiento automatizado y multimedia de los contenidos de bibliotecas, museos y archivos a partir de distintas fórmulas de participación o colaboración con el sector público, que han permitido llegar a crear productos comercializables.

Los resultados de dichas experiencias han supuesto beneficios cuantificables para ambas partes: "Por un lado, nuestra compañía cuenta con productos que ofrece en nuevos mercados. Por otro, las administraciones participantes han abaratado los costes tanto en la adquisición de herramientas como en los procesos de carga de contenido.

Historia de Baratz

Se constituye en 1981, siendo la primera oferta comercial de acceso online a una base de datos de prensa española.

La empresa nace con una clara vocación de introducirse en el mercado del software generando uno propio de gestión documental para el citado acceso online. La experiencia inicial fracasa dada la escasa demanda de este tipo de servicios y la dificultad de competir con el software norteamericano.

En 1987 se produce un cambio de estrategia fundamental con el inicio de la comercialización de un gestor documental externo a la compañía, aunque se seguía manteniendo la idea de generar productos propios.

"La oportunidad se nos ofrece en 1989", continuó Beitia, "cuando el entonces Ministerio de Cultura lanza un concurso público para continuar su programa de informatización de la Red de Bibliotecas Públicas del Estado, que se había iniciado con un programa propietario". La norma, que a finales de los 80 forzaba a la instalación de estándares en programas y sistemas operativos en las administraciones públicas, limitaba de forma casi absoluta la oferta para este tipo de concurso.

Los programas informáticos para la automatización de bibliotecas arrastran el problema de la fuerte inversión necesaria para su creación, la necesidad de una permanente actualización (véase el alto nivel de exigencia de los profesionales y usuarios finales de los mismos) junto al bajo nivel económico de las instituciones que los adquieren (estamos en el mundo de la educación y la cultura).

Las empresas con sistemas propietarios no habían invertido para el nuevo escenario de los estándares.

Ariane Iljon, Gitte Larsen y Juan Beitia en Telematics'98

Al concurso presentamos un prototipo que fue aceptado -dada la falta de alternativas-, que establecía, de hecho, una financiación compartida junto a la aportación que suponía la desinteresada colaboración de los profesionales bibliotecarios que permitieron por una parte una cómoda comprensiva instalación de nuestro programa y por otra una permanente mejora del mismo.

La confianza de la Administración Central junto a la colaboración de los profesionales del sector, al esfuerzo inversor de nuestra compañía, a lo que hay que añadir el nivel y entusiasmo de nuestros técnicos, ha permitido llegar a un total de 500 instalaciones. Un producto que compite en el mercado internacional y lamentablemente de forma casi única con los norteamericanos.

Una vez creado el programa contamos con otros tipos de ayudas públicas en forma de subvenciones del Ministerio de Industria o créditos a largo plazo de bajo interés de organismos públicos -Enisa (Empresa Nacional de Innovación S. A.) y Cdti (Centro de Desarrollo Tecnológico Industrial)-. Así mismo tenemos acuerdos con la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Univ. de Granada (1996-98).

Pero todo esto resulta para nosotros menos definitivo que la confianza inicial que recibimos de la Administración para crear las condiciones que lograsen generar un producto comercial.

Este proyecto iniciado en 1989 se ha mantenido dentro de esta fórmula de colaboración. Nuestra compañía ha reinvertido permanentemente en la mejora del software estableciendo acuerdos con universidades, gobiernos autónomos, ayuntamientos, etc.

Esta política de colaboración ha permitido acelerar los procesos a los usuarios finales de un importante patrimonio cultural en distintos soportes multimedia (cd-rom, www, z39.50)".

Otro modelo de colaboración

La Consejería de Cultura del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Castilla-León había iniciado el estudio de la informatización de sus archivos con un cualificado equipo de profesionales. Se trataba no sólo de su importante fondo histórico sino que también comprendía el tema de los archivos vivos del conjunto de la administración autonómica.

Baratz fue elegida por dicha Consejería como socia de un proyecto en el que ambas partes establecen el marco de colaboración:

-Un equipo de profesionales archiveros de la Comunidad proporcionaría el análisis funcional así como la implantación y testeo de los prototipos y versiones en sus propios archivos, para una posterior instalación en el resto de los de la Comunidad de Castilla y León.

-La compañía llevaría a cabo los desarrollos informáticos y la estructuración del conjunto de acciones que permitirían ofrecer un programa en condiciones de comercialización.

Iniciado el proyecto en 1996, hoy se tiene ya un prototipo que progresivamente se instalará en dos importantes archivos de la Comunidad con el objetivo de iniciar una implantación generalizada a final de año y poder presentar un producto acabado al mercado de archivos a lo largo de 1999.

La aparición en la escena internacional del inicio de una estandarización con las normas Isad(g) (general international standard archival description) e Isaar(cpf) (international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families) hizo abandonar cualquier tentativa de un sistema a medida e inclinó a la Consejería a establecer un acuerdo de colaboración que pudiese materializar las características que respondiesen a sus necesidades.

Consideraciones finales

Juan Beitia resumió su intervención con estos comentarios:

  1. El valor de nuestra experiencia es que como resultado de esta colaboración hemos generado productos completamente comercializables. En este momento hemos iniciado el proceso para la obtención de la certificación de calidad con la norma ISO 9001 para todas las fases de nuestros productos y servicios: desarrollo, implantación, asistencia técnica y formación.

    No es el caso de las aplicaciones a medida, que también podrían certificarse en condiciones similares, pero insistimos en el esfuerzo para lograr productos comerciales competitivos.
  2. Para responder a las demandas y expectativas de los usuarios finales y de los profesionales se requieren herramientas de una alta exigencia tecnológica.
  3. El mercado es limitado tanto en número de instalaciones posibles como en recursos financieros.
  4. En general el sistema empresarial y financiero europeo hace prácticamente imposibles inversiones de futuro que permitan generar productos para este sector. La prueba está en la situación del mercado europeo y la procedencia de los productos que se ofertan.
  5. Sólo la confluencia de proyectos de las Administraciones, junto a sus profesionales conscientes de la importancia de su colaboración, y la arriesgada decisión de la empresa en invertir, permite albergar la esperanza de contar con productos europeos competitivos en el sector.
  6. Superada la fase de existencia se puede entrar en financiación para mejoras del producto, otros desarrollos innovadores, etc., solicitándola de los distintos programas de la DGXIII de la CE, planes del Cdti, créditos participativos de Enisa, programa Atyca (Iniciativa de apoyo a la tecnología, la seguridad y la calidad industrial) -continuación del Pati (Plan de actuación tecnológico industrial)-, todos ellos del Miner (Mº de Industria y Energía), sin olvidar los distintos programas de ayuda a la I+D de las Comunidades Autónomas.
  7. El control próximo de los generadores de las herramientas informáticas ha permitido un considerable abaratamiento en los procesos de carga y actualización de contenidos así como perfeccionar dichas herramientas para una mejor utilización de las mismas, tanto para profesionales como usuarios finales.

En este orden de cosas hemos podido experimentar esta práctica a escala europea, donde realizamos experiencias muy interesantes con distintas administraciones y universidades francesas.

Baratz. Servicios de Teledocumentación S. A.

Fuencarral 123, 3º. 28010 Madrid.

Tel.: +34-915 939 612; fax: 915 939 821

http://www.baratz.es

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