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Diciembre 1998

Isaar CPF: descripcion y automatizacion de archivos

Por Alejandro Delgado Gómez y Cayetano Tornel Cobacho

Resumen: La normalización en la descripción de materiales y autoridades de archivo siempre ha encontrado problemas. Con el fin de resolverlos, el ICA (Consejo Internacional de Archivos) adopta las normas Isad (G) e Isaar (CPF) para la descripción general y la de autoridades. A continuación se analiza la estructura y el contenido de la versión definitiva de Isaar (CPF), especialmente en lo relativo a sus carencias, pero también en las posibilidades que posee para la descripción automatizada de autoridades, tanto en programas completos de gestión de archivos como en la elaboración de tesauros o ficheros de autoridades.

Palabras clave: Autoridades, Descripción archivística, Isaar (CPF), Normalización, Puntos de acceso.

Title: Isaar (CPF): Archival description and automation

Abstract: Standardisation regarding archival materials and authorities description has been for many years a problem for archivists. In order to solve it, the ICA (International Council of Archives) adopted Isad (G) and Isaar (CPF) as standards for archival and authorities description. This article analyses the structure and contents of Isaar (CPF), particularly regarding its weaknesses, but also exploring its potential as a tool for an automated authorities description system, both with database management applications and authority files development.

Keywords: Access points, Archival description, Authorities, Isaar (CPF), Standardization.

Dentro de los diversos grupos que se ocupan de la gestión de la información, los archiveros siempre han encontrado extremas dificultades en el momento de normalizar las tareas de descripción de documentos, dificultades debidas a la unicidad y complejidad de tales documentos, o a las relaciones jerárquicas existentes entre ellos.

Existe el llamado "principio de defensa moral de los archivos", según el cual los documentos son únicos, proceden de la actuación de una entidad o individuo en el curso de actividades que le son propias, y se encuentran integrados a diversos niveles dentro de un todo, por lo que un documento de archivo, a diferencia de un libro, no se puede tratar de manera individual. Es decir, en términos ideales, una pieza forma parte de un expediente, éste de una serie, una serie de un subfondo, un subfondo de un fondo, y un fondo de un archivo; además esta pertenencia jerárquica no es casual, sino generada por la propia actividad del órgano generador.

Éste es un principio inalterable para cualquier gestor de archivos. En nuestro país, la normalización de la descripción, ya de documentos, ya de alguno o algunos de los restantes niveles, o del archivo en general, se ha limitado casi siempre a la propuesta de elaboración, a partir de diferentes criterios según los autores (criterios que, además, poseen cierto aire de familia y pocas veces se apartan significativamente de lo que se supone correcto), de dos instrumentos básicos -guía e inventario- y otro opcional y más detallado -catálogo-.

Para quien no esté acostumbrado a la terminología archivística, digamos que el catálogo describe piezas simples o complejas; el inventario describe series, que son conjuntos de documentos que poseen características comunes en su estructura, forma, contenido, etc. (por ejemplo, licencias de obras, testamentos, libramientos, etc.).

La guía es una descripción general de un fondo o de un archivo. Huelga decir que un archivo puede custodiar más de un fondo. Tales criterios, con los que han venido funcionando la mayor parte de los archivos españoles, son muy genéricos. Sólo entran en el detalle de un conjunto de datos imprescindibles -título, fechas, unidades de instalación...; algún comentario en texto libre, en el caso de las guías-, pero obvian la enorme cantidad de información que poseen tales documentos, precisamente por su complejidad. Información que requiere mayor profundización y normalización, con el objeto de facilitar el intercambio de registros y evitar que cada archivero encuentre soluciones caseras, inutilizables en el archivo vecino.

Aparición de las normas

El éxito de propuestas de normalización en otros ámbitos documentales desemboca, en los años ochenta, en el estudio de posibilidades de adaptación o de creación de nuevas normas de descripción también para los archivos: RAD (rules for archival description), MAD2 (manual of archival description) y Appm2 (archives personal papers and manuscripts).

RAD y Appm2 nacieron, respectivamente, en las sociedades archivísticas canadiense y norteamericana, y dependen notablemente de las normas de descripción bibliográfica.

MAD2, proyecto de Michael Cook y Margaret Procter, nació en Inglaterra, marcando con fuerza las diferencias entre archivos y bibliotecas, pero nunca fue aceptado por la totalidad de los profesionales británicos. Quizá, entre otros motivos, por carecer de la aprobación de una sociedad profesional. Sin embargo, MAD2 se aproxima más a lo que se entiende por descripción archivística en España que RAD y APPM2.

Tales normas procedentes del entorno anglosajón han generado también versiones informatizadas, o al menos borradores o proyectos de éstas: los formatos para descripción de documentos de archivo, como Marc AMC, Usmarc o Ukmarc. Como sus nombres indican, todos ellos se basan en Marc y, más allá, en ISO 2709, pero sólo el proyecto norteamericano ha adquirido fuerza suficiente para ser tomado en consideración. De hecho, incluso en bibliotecas donde la normalización ya es asunto de todos los días, Usmarc parece llevar la voz cantante, tanto en la descripción de documentos como en autoridades y holdings.

La solidez de estos proyectos no permite continuar obviando la situación. El ICA (Consejo Internacional de Archivos) propone los pertinentes grupos de trabajo y en 1994 adopta como norma de descripción archivística la preparada por la Comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción en Estocolmo durante 1993: Isad (G): norma general e internacional de descripción archivística (digamos, de pasada, que la citada norma se encuentra en revisión para incorporar la descripción de materiales especiales).

Del reconocimiento, en la citada norma, de la existencia de puntos de acceso para las descripciones de archivo -aspecto polémico aún entre los profesionales, puesto que el concepto punto de acceso procede del mundo de las bibliotecas y, dentro de los archivos, los materiales se han recuperado habitualmente a partir de índices de algunos de los datos introducidos en la descripción, como los nombres propios o los asuntos- se sigue la necesidad de crear una segunda norma: Isaar (CPF): norma internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias, aprobada por el ICA en 1995.

Isaar (CPF) establece, pues, la estructura de la descripción de los puntos de acceso a la descripción misma.

Tal es el objetivo de Isaar (CPF), que, si en un primer borrador calcaba prácticamente las instrucciones contenidas en Gare (directrices para las entradas de autoridad y referencia), procedente de igual modo de las bibliotecas, en su versión definitiva simplifica las áreas de éstas y altera el orden de alguna de ellas, aunque el resultado sea notoriamente similar.

Sin embargo, Isaar (CPF) insiste en algunas deficiencias que dificultan el trabajo del archivero, mueven a ambigüedad y, no obstante, se encuentran hasta cierto punto resueltas en Gare. Así, y puesto que los términos alternativos y relacionados quedan solapados en el área de control de autoridad, se echa en falta un adecuado sistema de referencias que permita utilizar la norma como efectivo fichero de autoridades.

De igual modo, las sub-áreas del área 2 (área de información, sub-áreas de entidades, personas y familias) se encuentran en la norma fuertemente estructuradas, con la falta de flexibilidad que ello implica, amén de la incoherencia de establecer un encabezamiento estructurado en el área 1 (área de control de autoridad, sub-áreas de código de identificación, tipo de encabezamiento autorizado archivístico, entrada autorizada, entradas paralelas, formas excluidas y entradas autorizadas relacionadas), para después estructurarlo aún más en el área 2.

Preferimos, por ello, el uso del texto libre en este área. Con todo, Isaar (CPF) cubre este expediente al reconocer sólo como obligatorios los elementos de entrada autorizada y los pertenecientes al área 3 (área de notas, sub-áreas de nota del archivero, reglas o convenios y fecha).

Por otra parte, Isaar (CPF) pretende establecer criterios para normalizar los nombres de los productores de las unidades de descripción: entidades, personas y familias; u otros nombres que puedan aparecer en éstas (digamos, de pasada, que la interpretación del término productor difiere notablemente de la interpretación bibliotecaria y forma parte del vocabulario incorporado a la norma).

Primeros problemas

En su primer borrador declaraba renunciar a establecer criterios para otro tipo de autoridades -materias, nombres de lugar o títulos uniformes- debido a las diferencias nacionales. Inmersos cada vez más en un sistema de comunicación global, esta matización desaparece de la versión definitiva. Además, Isaar (CPF) declara su carácter de norma-marco y la necesidad de establecer normativas nacionales, lo que, implícitamente, puede interpretarse como un reconocimiento de sus limitaciones y de la necesidad de establecer criterios uniformes para la entrada de datos.

A mayor abundancia, Isaar (CPF) tampoco define los procedimientos que han de seguirse para seleccionar y dar forma a un encabezamiento. Ésta es una cuestión especialmente compleja en el ámbito de la descripción archivística, puesto que en la creación de un determinado material pueden intervenir numerosos órganos personales o corporativos, órganos cuyos nombres sufren alteraciones, que van desde la denominación oficial al uso popular, o alteraciones temporales debidas a cambios de organigrama en una entidad.

Por ello parece probable que la norma haya preferido dejar tal decisión en manos del archivero. A pesar de ello, considera normas subsidiarias las ISO 5963 e ISO 2788, amén de ISO 690 para las referencias bibliográficas. La primera de ellas es una norma profundamente intelectual y, por ello, de poca utilidad inmediata. ISO 2788, sin embargo, proporciona, si no en su totalidad, sí al menos parcialmente, criterios de uso práctico para la elaboración de un tesauro o, llegado el caso, de un fichero de autoridades, incluyendo diversos tipos de relaciones entre términos, abreviaturas normalizadas y símbolos. De esta manera, cubre una laguna que Isaar (CPF) deja pendiente, aunque Gare sí toma en consideración: la puntuación de la descripción.

Aprovechemos para indicar que Isaar (CPF) tampoco dice nada sobre el formato de presentación de la descripción de la autoridad, por lo que habría que recurrir nuevamente a Gare o, en el mejor de los casos, a programas de gestión de archivo, existentes en el mercado, que permitan la personalización del formato. A este respecto, parece indicado recordar que la norma Ansi/Niso Z39.50 puede resultar relevante o, cuando menos, sugerente, para tal fin. Al menos, se está discutiendo constantemente su utilidad en ámbitos muy relacionados.

Sin embargo, estas normas resultan insuficientes en la práctica. Para seleccionar y dar forma a las autoridades se precisa un corpus normativo complementario al que Isaar (CPF) no se refiere: Appm2, MAD2, RAD, capítulos 20 de Aacr2, Pautas para la elaboración de encabezamientos de materia de la Biblioteca Nacional, normas ISO sobre transliteración, ISO 7154, ISO 9115, fuentes de referencia... Todo un conjunto de materiales sin los cuales Isaar (CPF) no sería utilizable.

Por lo que dice a la automatización de la descripción de autoridades, ésta puede entenderse en dos sentidos. En primer lugar, como formando parte de un programa completo de gestión de archivos. En este caso, existe un formato Unimarc para autoridades, y su correspondiente adaptación al contexto español, cuya estructura permitiría, sin mayor problema, salvo el conocimiento del formato, la descripción de las autoridades.

El formato Ibermarc para autoridades se refiere, obviamente, a descripciones bibliográficas, pero, como parece sugerir el propio origen de Isaar (CPF), la estructura de un formato Ibermarc para autoridades de archivo habría de ser idéntico al formato bibliográfico, con independencia de los contenidos, de los datos que se introduzcan. La experiencia habla a favor de esta hipótesis de trabajo. Resultaría, en consecuencia reiterativo, inventar algo que ya está inventado. La dirección adecuada pudiera ser la investigación sobre la utilidad del formato Ibermarc de autoridades en archivos.

En un segundo sentido, Isaar (CPF) puede utilizarse para la construcción de ficheros de ayuda, similares a los que funcionan en cualquier aplicación del entorno Windows. Tales ficheros son extremadamente fáciles de crear, y sólo se necesita un editor de textos y un compilador de ayuda -en nuestro caso Word 6.0 para redactar el listado en formato RTF e introducir las claves pertinentes, Hcrtf para compilar el texto y sus claves, y Shed para compilar imágenes sensibles al contexto-. De esta manera, un fichero de ayuda permitiría al responsable de la descripción saltar entre términos, realizar búsquedas a partir de un índice o crear ventanas emergentes para introducir información secundaria, tanto si está realizando la descripción en un programa de gestión de archivos, en una base de datos convencional o por cualquier otro sistema. Es decir, en este caso el fichero de ayuda tiene valor autónomo.

Por otra parte, ambos procesos se pueden integrar. Así, existen aplicaciones archivísticas que permiten la descripción de autoridades y su posterior exportación a ficheros de texto, desde los cuales crear versiones impresas o ficheros HLP, PDF, bases de datos para una intranet, etc.

Isaar (CPF) presenta, desde luego, carencias. Pero la norma misma las reconoce, auto-limita su carácter al de norma-marco, y sus responsables tienen la suficiente prudencia como para permitir un uso flexible de aquélla y la pertinente utilización de complementos, virtudes ambas que la convierten en un instrumento extremadamente valioso para la descripción, tanto manual como automatizada, de autoridades.

Bibliografía básica

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Consejo Internacional de Archivos. Comisión ad hoc de normas de descripción. Isad(G): norme générale et internationale de description archivistique. Ottawa: [CIA?], 1994. Isbn: 0-9696035-2-5.

Cook, Michael y Procter, Margaret. A manual of archival description. 2nd ed. Aldershot: Gower, [1989?]. ISBN 0-566-03634-7.

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Unimarc authorities: universal format for authorities / recommended by the Ifla steering group on a Unimarc format for authorities. München [etc.]: Saur, 1991. Isbn: 3-598-10986-5.

Unimarc manual: bibliographic format. 2nd ed. München [etc.]: Saur, 1994. Isbn: 3-598-11211-4.

Alejandro Delgado Gómez y Cayetano Tornel Cobacho. Servicio de archivo y biblioteca. Ayuntamiento de Cartagena. Centro cultural Ramón Alonso Luzzy. Jacinto Benavente, s/n. 30203 Cartagena, Murcia.

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