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Diciembre 1998

Documentum lanza Edms'98

Por Ricardo Eíto Brun

Con esta aplicación, Documentum ofrece una solución global a las necesidades de gestión documental de cualquier compañía, independientemente de su tamaño y sector de actividad.

La nueva versión complementa a la anterior con una serie de módulos que permiten gestionar el ciclo de vida de los documentos en su totalidad: desde su creación o captura hasta su archivo.

Edms'98 ofrece:

1. mayor funcionalidad en los clientes web SmartSpace Intranet y ViewSpace Intranet,
2. gestión de documentos escaneados,
3. capacidad de archivar documentos e
4. integración con el sistema de autoedición Adobe FrameMaker.

Con estas mejoras amplía notablemente las prestaciones de un producto y evita la necesidad de integrarlo con desarrollos de terceros para disponer de una solución total a las necesidades de gestión documental de las grandes organizaciones.

Más funcionalidad en clientes web

Documentum fue uno de los primeros fabricantes que ofreció la posibilidad de acceder a la documentación gestionada por el sistema a través de intranets e internet mediante navegadores html.

Para ello se comercializaron dos clientes web: ViewSpace Intranet y SmartSpace Intranet. Estos módulos consisten en páginas html con código Java y JavaScript que se descargan del servidor al puesto cliente. De esta forma, bastará con disponer de un navegador para acceder a la base documental, sin que sea necesario tener instalado el software cliente de Edms.

ViewSpace Intranet está destinado a los usuarios que únicamente necesitan acceder a la información.

SmartSpace Intranet se dirige a usuarios con necesidades más complejas. No sólo permite buscar y visualizar documentos; también ofrece la posibilidad de descargarlos en modo local -check-in y check-out-, instanciar procesos de trabajo y enviar documentos a otros usuarios.

Con la nueva versión se ha dotado a estos dos clientes de la capacidad de presentar las acciones (rutas y ciclos de aprobación) aplicables al tipo de documento que se muestra en pantalla, así como sus propiedades y estados.

Imaging

Hasta este momento Edms no integraba en su producto base ningún módulo para la gestión de imágenes obtenidas mediante escaners. Si se necesitaba gestionar imágenes digitalizadas era preciso integrar Edms con programas desarrollados por otras empresas, como Ascent Capture de Kofax o InputAccel de Cornerstone Technologies.

Edms'98 resuelve esta limitación con dos nuevos componentes: DocInput y DocViewer.

DocInput

Desarrollado por Input Software -subsidiaria de Cornerstone Technologies-, permite capturar documentos en el momento en el que se escanean y grabarlos bajo el control del sistema. Para cada página del documento se obtendrá una imagen en formato tif o pdf (Edms incorpora Adobe Acrobat Capture para esta segunda posibilidad de conversión).

Es posible escanear documentos individuales o grupos de documentos reunidos en procesos batch. En uno de estos procesos se puede digitalizar hasta 8 documentos, cada uno de ellos con un número ilimitado de páginas. Para que DocInput reconozca el fin de un documento y el comienzo del siguiente, se podrán utilizar como separadores códigos de barras, páginas en blanco, etc.

El usuario asignará valores a las propiedades descriptivas e identificativas de cada documento que se escanea, así como restricciones de acceso para otros usuarios o grupos de usuarios y las agrupaciones lógicas -cabinets y folders en la terminología de Documentum- en las que se guardará la imagen. Estos pasos se pueden realizar con la ayuda de un asistente (wizard).

Todos los documentos escaneados son analizados automáticamente por un OCR que genera un archivo ascii, Microsoft Word o Microsoft rtf, con el contenido del documento y alimenta el índice en texto completo. El OCR se puede aplicar sobre todo el documento o sobre una parte del mismo. Reconoce hasta 13 idiomas y es capaz de preservar la tipografía de los documentos.

DocInput incluye un visor desde el cual se puede retocar la imagen obtenida, ordenar sus páginas, etc.

El módulo de imaging de Edms'98 está integrado con el subsistema de workflow. El usuario puede iniciar un flujo de tareas o enrutar una imagen en cuanto es capturada por el escáner.

DocViewer

Para ver las imágenes obtenidas con DocInput se ha incorporado el visor DocViewer, diseñado por Informative Graphics. Este visor es capaz de mostrar archivos en formato tif y pdf, permite añadir anotaciones a los documentos y enviarlos a otros usuarios.

Las anotaciones serán indexadas para poder hacer búsquedas en su texto completo. Es posible aplicar restricciones de acceso sobre ellas.

DocViewer está pensado especialmente para los usuarios que acceden a Edms a través de los clientes web SmartSpace y ViewSpace.

FrameLink

Documentum ofrece integración con las principales aplicaciones ofimáticas -Microsoft Office, Perfect Office, etc.- y con otros programas de valor estratégico para la empresa. La integración se consigue a través de la especificación odma (open document management API) y mediante interfaces desarrollados a medida.

En esta línea destacan los módulos UnaLink para intercambiar información entre Documentum y Lotus Notes; DocLink para integrar Documentum con el sistema de gestíon empresarial SAP R/3; o AutoLink para trabajar con la aplicación AutoCad.

A éstos hay que añadir FrameLink. Disponible en versiones anteriores del programa como un componente adicional, se ha incorporado al producto base en Edms'98. FrameLink permite integrar las funcionalidades de Edms con el software de autoedición y publicación electrónica Adobe FrameMaker y FrameMaker+Sgml.

Con FrameLink, los usuarios de FrameMaker podrán trabajar directamente sobre los documentos gestionados por Edms: acceder, buscar y guardar documentos, crear nuevas versiones, bloquear el acceso en modo edición de otros usuarios al documento con el que están trabajando -check-in y check-out- y gestionar el ciclo de vida de publicaciones formadas por documentos compuestos (documentos formados por varios archivos).

Este módulo incluye cuatro componentes: FrameLink AutoRender Pro, que convierte a pdf los documentos creados con FrameMaker, y FrameLink DocPage Builder, herramienta de diseño para desarrollar funcionalidades adicionales para el programa.

Archivo de documentos

Los sistemas de gestión documental utilizan este término para designar una función que consiste en mover un documento a un dispositivo de almacenamiento secundario -un disco óptico o una unidad de disco magnético más lenta-, en cuanto el documento haya cumplido su ciclo de vida activo y no vaya a ser requerido con frecuencia.

La información sobre los documentos archivados se mantiene en los índices a texto completo y en la base de datos relacional que contiene las propiedades identificativas y descriptivas del documento¹.

Sin embargo, si se intenta acceder a él, el sistema indicará al usuario que el documento ha sido archivado y que, para poder verlo, debe solicitar una copia al administrador.

El archivo permite optimizar los dispositivos de almacenamiento en los que reside la base documental, evitando que documentos inactivos u obsoletos ocupen espacio de disco y ralenticen el rendimiento.

El módulo de archivo de Edms'98 se llama Records Management Services, y consiste en un agente que se encarga de archivar automáticamente los documentos en cuanto se cumplan unas reglas definidas por el administrador del sistema. Se pueden establecer reglas para cada tipo de documento (circulares, memorias, historias clínicas, etc.). Un ejemplo de regla sería "en cuanto todos los destinatarios hayan recibido la circular por correo-e, archiva la circular si han transcurrido 21 días desde la fecha en la que se envió").

Documentum y Sybase

Al margen del lanzamiento de su nueva versión, Documentum certificó el 14 de septiembre el programa gestor de bases de datos Sybase Adaptive Server como un sistema válido para trabajar con Edms'98.

Éste emplea una serie de bases de datos relacionales para almacenar y gestionar las propiedades descriptivas e identificativas de los documentos (título, versión, situación de archivo, estado, tipo de documento, etc.) y las del resto de objetos que utiliza la aplicación (usuarios, flujos de tareas, agrupaciones lógicas, etc.)

Conclusiones

Documentum da un gran paso adelante con Edms'98 al integrar en el producto base una serie de módulos desarrollados por otras empresas con las que mantiene acuerdos estratégicos.

Si bien estos módulos se podían utilizar con las versiones anteriores, la necesidad de hacer inversiones adicionales a la compra del producto base, y el esfuerzo de integración que requerían, aumentaban el coste total y dificultaban la adopción del producto.

El interés creciente en la gestión del conocimiento, las certificaciones de calidad y la necesidad de gestionar la memoria corporativa de las organizaciones ha abierto grandes posibilidades a los fabricantes de sistemas de gestión documental.

Sin embargo, también se ha hecho creciente la presión competitiva que tienen que soportar estos fabricantes. No sólo han de competir contra los fabricantes de gestores documentales tradicionales (DocsOpen, FileNet, etc.) sino también contra empresas que han adoptado un nuevo posicionamiento (Verity, Fulcrum, Lotus IBM) y contra nuevos entrantes orientados exclusivamente hacia la gestión del conocimiento (KnowledgeX, grapeVine, Sovereign-Hill, etc.).

Esta presión competitiva ha de desembocar, obligatoriamente, en mayores prestaciones y posibilidades de integración en las ofertas disponibles en el mercado y en una transformación progresiva de los sistemas de gestión documental.

Notas

1. La información que se mantiene sobre documentos archivados es distinta en cada gestor documental. Algunos mantienen propiedades y texto completo, otros sólo propiedades.

Documentum Software Europe Ltd. 5 Roundwood Avenue, Stockley Park, Uxbridge, Middlesex UB11 1NZ. Reino Unido.

Tel: +44-181-867 30 67; fax: 867 30 30

http://www.documentum.com

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