El profesional de la información


Abril 1998

Gestion electronica de documentos en España

Se entiende por sistema de gestión electrónica de documentos (GED) el software pensado para la gestión, archivo y recuperación de textos e imágenes, y la correcta distribución de los mismos en una organización (workflow).

A principios de 1997, CB Consulting llevó a cabo una encuesta (puede leerse un resumen en ComputerWorld España, 19‑25 septiembre de 1997, p. 5) entre 100 empresas españolas, representativas de pymes y grandes organizaciones, con el fin de determinar su grado de conocimiento y nivel de implantación de sistemas GED.

Los resultados fueron que un 50% ya se habían planteado la necesidad de atacar el problema de la gestión documental, pero sólo la mitad había instalado algún tipo de solución, es decir, algún sistema GED.

Por lo tanto, el nivel de uso de GED llega sólo al 25% en las empresas españolas, aunque un 25% más piensa disponer de él a corto o medio plazo.

En cuanto a la actitud respecto a estas tecnologías, un 21% consideraron que eran "muy necesarias", un 32% "interesantes", un 21% "útiles a medio plazo", y tan sólo un 12% que "no resultaban útiles".

El citado estudio estima que el parque de sistemas GED en España es de 1.053 en total, repartidos entre 549 grandes y 504 pequeños. El líder en ventas es Informática El Corte Inglés (Iecisa) con 370 y el 35% del mercado, seguido de Digital con 150 y un 14%, y de IBM/Keon con 120 y un 11%.

En 1996 el crecimiento del número de sistemas instalados fue de un 6,7% respecto al año anterior; para 1997 estaba previsto un 7,4% y para 1998 se espera que sea un 8,5%.

El sector financiero es el que cuenta con más instalaciones (27%), de los cuales, el 16% corresponde al subsector seguros y el 11% restante al bancario.

Todavía no se conocen sus ventajas

Las empresas usan los sistemas GED de formas distintas. Unas, por ejemplo, se dedican a grabar de bases de datos textuales en discos ópticos, otras a la gestión integral de archivos y documentación, y las restantes simplemente al archivo de grandes volúmenes de documentos como facturas o pólizas.

La impresión general es que la empresa española no está aún suficientemente sensibilizada respecto a la ventaja competitiva que puede representar disponer de un buen sistema de gestión documental. En muchas ocasiones la adquisición de tal aplicación se debe más a la búsqueda de una reducción de costes que a la potenciación de la documentación como recurso estratégico. Se tiene la sensación que muchas instituciones acuden a consultoras para que les localicen y procesen información ad‑hoc, cuando es probable que la mayor parte de dicha información se encuentre más o menos desordenada en algún lugar de la propia institución. Les resulta más fácil encargar su tratamiento puntual de nuevo que invertir en un buen sistema para organizarla definitivamente.

Las compañías que ofrecen soluciones GED tienen que dedicar recursos a una labor pedagógica: hay que enseñar al mercado a reconocer el valor de una buena organización de la documentación. Además, deben hacer un esfuerzo para mostrar cuál será el retorno de tal inversión. No resulta extraño que las más sensibilizadas al respecto sean aquellas que se ven obligadas por ley a mantener un registro de documentos (pólizas de seguros, recibos de servicios públicos, etc.). O las que han implantado la filosofía de la calidad total y deben disponer de un sistema que facilite la actualización inmediata de sus libros de especificaciones y normas, así como la utilización de los mismos por los empleados.

Los sectores que se perfilan como más preparados para adoptar soluciones GED en el futuro son: financiero, automoción, hospitalario, farmacéutico y químico.

Poco interés en las pymes

En otro estudio de CB Consulting se llegó a determinar que un 25% de las pequeñas y medianas empresas españolas invirtieron en tecnologías de la información (TI) menos de 250.000 pesetas en 1996 y que el 76% del total no pensaba invertir nada en TI durante 1997 (PC Week España, 10/04/97, portada).

También se derivaba del análisis que el 50% no tenía ni un PC. Queda la duda de si las verdaderas razones de esta escasa implantación de tecnologías de la información, en general, y de sistemas GED en particular, en nuestro país son más culturales que económicas.

Pueden ayudar a entenderlo los resultados hallados en el Estudio sobre capital humano, educación y empleo, 1995, del Ivie (Institut Valencià d'Investigacions Econòmiques): el 70% de los empresarios con asalariados tiene sólo estudios primarios o bachillerato elemental; únicamente un 7% posee título universitario. La proporción de titulados superiores sube para los cargos directivos en general: un 44%.

Aunque el tema debería investigarse con más detalle, uno puede aventurarse a pensar que los propietarios de muchas pymes españolas no están acostumbrados, por su formación, a utilizar la información de manera sistemática, sino que más bien se valen de su intuición y de su capacidad de relaciones públicas para llevar adelante su empresa.

El bajo nivel de cultura informacional en las empresas españolas se podría evidenciar comparando nuestro producto interior bruto (PIB) con el consumo de servicios de información electrónica. Es evidente que estamos por debajo de lo que nos corresponde.

Algo parecido ocurre con el "consumo" de estudios de mercado, aunque aquí la desviación con respecto a lo que nos correspondería no es tan elevada.

Recordemos que el índice de lectura de periódicos está en unos 116 ejemplares por cada 1.000 habitantes, no muy por encima de la calificación de "desarrollo" establecida por la Unesco, que es de 100. Además, según un estudio de Andersen Consulting y la Universitat Autònoma de Barcelona (1995), el 60% de las empresas no lleva a cabo un proceso de planificación más allá de un año, es decir, que simplemente hace el presupuesto.

Pero en algo se mejora

Aunque también es cierto que se está avanzando en otros sentidos: según datos de la Business Software Alliance la piratería informática -copias ilegales de programas- descendió en España durante 1996 al 65%, cuando en 1995 fue del 74% y en 1993 del 88%.

En esta parte positiva de la balanza hay que destacar así mismo la gran aceptación que está teniendo internet en los hogares y en las empresas; hace un año más de 1.300.000 personas estaban ya conectadas a la Red en España, mientras que el 90% de las pymes declaraban conocerla (PC Week, 10/04/97, p. 2).

Conclusión

En fin, volviendo al tema inicial, en la situación actual de los sistemas de gestión electrónica de documentos se observa bastante desconocimiento y poco grado de implantación.

El avance en la percepción del carácter estratégico de la información en las organizaciones, que se está concretando en el desarrollo e instalación creciente de intranets, es una de las asignaturas pendientes de las empresas españolas con posibilidades de ser aprobada en un futuro inmediato.

Las transparencias en que se basa este artículo están disponibles en:

http://www‑acad.esade.es/~cornella/imc97/egesdc.htm

Datos sobre el grado de implantación de internet en los hogares y las empresas:

http://www.arroba.es/aimc

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http://www-acad.esade.es/~cornella

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1998/abril/gestion_electronica_de_documentos_en_espaa.html