WWW EPI

Octubre 1997

Proyecto de red de bibliotecas de museos españoles

Por Rosario López de Prado

Los museos españoles dependientes de la Administración Central cuentan con bibliotecas de diversa entidad. Todas contienen un número variable de documentos -monografías, publicaciones periódicas, registros sonoros, microformas, diapositivas, etc.- dispersos geográficamente y de difícil acceso por falta de personal especializado, deficiente tratamiento técnico de los fondos, diferentes estatus de los museos, diversas normas de acceso, presupuestos, etc.

Sin embargo son instituciones de enorme interés por varias razones, entre ellas:

• sus documentos son obras de alta especialización, difíciles de encontrar y generalmente caros, que forman parte del Patrimonio Bibliográfico Español, y
• son centros de investigación responsables de poner a disposición del usuario tanto la documentación existente en el Museo y como la que se produce en otros lugares.

Pero la pequeñez de alguna de las bibliotecas de los museos no permite diseñar planes de automatización eficaces, mientras que el solapamiento de los campos cubiertos obliga a la adquisición repetida de las mismas obras, con el consiguiente despilfarro de medios.

Por otra parte, el crecimiento exponencial de la documentación sobre cualquier materia impide que ninguna biblioteca especializada contenga toda la información existente.

La única solución que tienen es la automatización de sus servicios y la creación de redes bibliotecarias con planes cooperativos que respondan a las siguientes necesidades:

1. Especializar los fondos.
2. Rentabilizar recursos.
3. Ahorrar tiempo.

El proyecto de Red Automatizada de Bibliotecas de Museos Estatales supone la creación de un sistema informatizado en el que participarían aquellos museos de titularidad estatal dependientes del Mº de Educación y Cultura (MEC) con fondos bibliográficos de interés.

Tendría las siguientes características:

1. Diseño de la red "en bus", mantenida en varios servidores. Todos los terminales que formen parte de la red de cada museo, además de los dispuestos en las bibliotecas, tendrían conexión a los Puntos de información cultural (PIC) del MEC, acceso a opac (catálogo online) y a lectores de cd-rom que permitan la consulta de bases de datos externas, tanto textuales como iconográficas.
2. Base de datos única. Todos los documentos de las bibliotecas de los museos estatales estarían recogidos en una base de datos que funcionaría como catálogo colectivo. Desde cualquier pantalla de cualquier museo se pueden conocer los fondos existentes en todas y cada una de las bibliotecas de la red, número de ejemplares disponibles, situación de los mismos, condiciones de préstamo, etc.
   
   La utilización conjunta del módulo de circulación deberá permitir la reserva, petición, préstamo o reprografía de documentos desde cualquier punto de la red a otro.
3. Especialización de las bibliotecas. Cada una de las bibliotecas se especializaría en aquellas materias que le sean más afines, y se establecerán planes cooperativos de adquisición y catalogación de fondos, obteniendo más rentabilidad de los recursos disponibles y mayor racionalización de las funciones.
4. Acceso a otras redes. La existencia de una red de bibliotecas con fondos considerables por calidad y cantidad y servicios altamente especializados, permite establecer contactos con otras redes y participar en proyectos y programas de más amplio ámbito: web en internet, adscripción a la Ifla, inclusión en el Catálogo Colectivo del Patrimonio Bibliográfico Español (Ccpbe), planes europeos, etc.

Etapas de implementación

1. Adquisición de los equipos de hardware, compuestos por tantos servidores y terminales como se considere necesario, las tarjetas Ethernet necesarias para las conexiones y las impresoras correspondientes.
2. Adquisición de un programa de gestión documental que se cargaría en los servidores centrales. Es imprescindible que el programa adopte la normativa internacional en materia de documentación y que haya sido convenientemente probado en otras bibliotecas de similares características.
3. Establecimiento de las conexiones correspondientes entre servidores y de terminales a servidores.
4. Reconversión de catálogos y volcado de las bases de datos existentes hasta el momento.
5. Formación del personal paralela a la puesta en funcionamiento de las diferentes etapas del proyecto.
6. Conexión con los PIC, acceso a internet, inclusión en el Ccpbe.

Una vez puesto en marcha el sistema, se debe abrir al exterior para su mejor rentabilidad y para disponer de otros recursos.

Conclusión

La creación de una red automatizada de bibliotecas de museos estatales es la única manera de conseguir la eficaz explotación de recursos disponibles e incluso de evitar que se pierdan. La automatización en red de todas las bibliotecas de museos estatales podría obtenerse con un presupuesto menor al hacerse simultáneamente, permitiría explotar sus fondos conjuntamente, racionalizar su utilización, obtener un mayor rendimiento del personal disponible y acceder a circuitos internacionales de información.

Debería concebirse conjuntamente con el proyecto general de informatización de museos, al cual complementa. Pero se tendrá muy claro que la automatización de las bibliotecas tiene planteamientos y peculiaridades diferentes a las de los museos, tanto por el carácter de los fondos que contienen como por las funciones de unos y otros.

M^a del Rosario López de Prado. Directora de la Biblioteca.

Museo Arqueológico Nacional. Mº de Educación y Cultura.

Serrano, 13. 28001 Madrid.

Tel.: +34-1-577 79 12, exts. 226 / 227; fax: 31 27 57

rlp ARROBA man.es

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1997/octubre/proyecto_de_red_de_bibliotecas_de_museos_espaoles.html