El profesional de la información


Octubre 1997

Informatizacion de archivos: Gabinete de Prensa de la Junta de Extremadura

Las nuevas tecnologías de la información avanzan imparablemente, y no sólo cambian radicalmente los métodos de trabajo, sino que para su introducción obligan a sanos ejercicios de racionalización de todos los procesos informativos. Hoy presentamos el Gabinete de Prensa de la Junta de Extremadura.

El volumen de documentos del Centro Documental se incrementa con un promedio de 110 al día (unos 30.000 anuales).

Hasta hace pocos meses se trabajaba sólo con el soporte papel y la documentación se almacenaba en carpetas temáticas que se organizaban según un índice de materias jerárquico. Este índice coincidía aproximadamente con el esquema administrativo de la Comunidad Autónoma y se establecía la relación:

  • Consejería
  • Dirección General
  • Tema
  • Subtema

Otro tanto ocurría con la información que no afectaba directamente a Extremadura y que se podía encuadrar, por ejemplo, en departamentos ministeriales del Gobierno o en parlamentos o gobiernos de otras autonomías.

La sobreabundancia de fuentes informativas -llegará un día en que la Historia no podrá escribirse por exceso de datos, decía Borges- planteó la necesidad de renovar el archivo documental e instalar un sistema de gestión electrónica de documentos (sged).

Para ello se recurrió, como es preceptivo en la Administración, a un concurso público, que fue resuelto en favor de la empresa especializada IAD (Innovación en archivos y documentación S. A.), de Madrid.

La solución propuesta por los adjudicatarios fue el paquete Docs Open, una herramienta que ha permitido al Gabinete diseñar un sistema a la medida en cuanto a bases de datos, tipos documentales, fichas descriptivas, etc. El sged integra las aplicaciones ofimáticas necesarias para el trabajo cotidiano, incluidos el correo electrónico y, por supuesto, el tratamiento de la imagen, de forma que los documentos, una vez digitalizados, se incorporan directamente al sistema.

Permite realizar búsquedas combinando la base de datos relacional y la documental (recuperación por palabras en texto libre) en una misma ventana.

El sistema se encuentra actualmente en fase de expansión hacia otros departamentos de la Junta de Extremadura, muchos de los cuales podrán conectar de forma remota utilizando un acceso frame relay al servidor de documentos (Windows NT). Es decir, con un PC podrán acceder al Centro Documental del Gabinete de Prensa para consultar dossieres informativos, noticias de prensa o cualquier otro tipo de datos.

Ventajas

La mejora del servicio que ofrece el Gabinete de Prensa se percibe en tres vertientes:

  1. Rapidez en la elaboración de dossieres informativos de prensa diaria: se suprime el método tradicional de recortes de periódico por la digitalización con el escáner de las noticias tomadas directamente del periódico, de forma que la imagen queda incorporada ya al sistema para su posterior tratamiento.
  2. Agilidad e inmediatez en la ejecución de consultas del tipo "todo lo que tengamos sobredesde la fecha hasta_ y que se hayan producido en_", es decir, sencillez de manejo para búsquedas de información complejas que exijan una descripción muy precisa de datos.
  3. Disminución, se podría decir que drástica, del consumo de papel en el Gabinete de Prensa. El antiguo sistema de ficheros y carpetas colgantes ha sido sustituido definitivamente por otro más rápido y eficaz.

    4. El software "crea" el Centro Documental

    Pero uno de los fenómenos más interesantes ha sido el cambio en la forma de trabajar y la concienciación general sobre el proceso documental. No solamente todo el personal del Gabinete trabaja ahora pensando en el sistema y formando parte integrante del mismo -con lo que ello implica en organización y calidad de servicio-, sino que ha puesto en evidencia la necesidad de que exista un centro de documentación con un equipo de expertos.

    Los demás profesionales han quedado así mucho más libres para poderse dedicar a otras tareas más cualificadas de su especialidad.

    Docs Open , uno de los programas más extendidos a nivel internacional, está producido por la empresa PC Docs:

    http://www.pcdocs.com/prodinfo/DOCSopen.htm

    IAD. Arroyofresno, 19. 28035 Madrid.

    Tel.: +34-1-373 76 25; fax: 386 65 23

    iad ARROBA mad.servicom.es

    Junta de Extremadura. Depto. de Presidencia. Gabinete de Prensa.

    Pza. del Rastro, s/n. 06800 Mérida (Badajoz).

    Tel.: +34-24-38 14 65; faxes: 38 14 16 / 53 / 59

    comunicacion ARROBA prejuntaex.org

    Enlace del artículo:
    http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1997/octubre/informatizacion_de_archivos_gabinete_de_prensa_de_la_junta_de_extremadura.html