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Noviembre 1997

Mezzanine y Saros Document Manager: arquitectura, descripcion y recuperacion de documentos (Parte II)

Por Ricardo Eíto Brun

Organización de los documentos: carpetas y vistas

Los documentos de una librería se organizan en carpetas. Cada carpeta puede incluir un número ilimitado de carpetas y de documentos. Una carpeta puede incluir carpetas y documentos en un mismo nivel.

El principal problema reside en que una librería sólo puede verse de una misma forma, es decir, sólo tendrá asociado un mismo conjunto de carpetas, aunque mediante la concesión de permisos podemos parametrizar qué carpetas va a poder ver cada uno de los usuarios (si un usuario no tiene permisos sobre una carpeta, no la verá), aunque sí podrá, si tiene permisos para ello, acceder a los documentos incluidos en dicha carpeta mediante búsquedas.

Saros Document Manager está pensado para trabajar en un entorno multiusuario. Por tanto, puede darse el caso de que un usuario incluya o mueva un documento de una carpeta con la que estamos trabajando. Para que el resto de usuarios perciban estos cambios con la menor dilación posible, podemos indicar desde una entrada de menú del software cliente cada cuántos minutos queremos que se actualicen los contenidos de la carpeta que se encuentre activa.

De esta forma, en cuanto transcurra el tiempo indicado, el software cliente leerá el contenido de las bases de datos del servidor Mezzanine, para ver si se han producido cambios. La información sobre qué documentos incluye cada carpeta se registra en el gestor de propiedades.

Búsqueda por identificador. Todos los documentos incluidos en una base de datos cuentan con un identificador único, por el que podrán ser recuperados

Vistas

El término "vista" se utiliza en Saros para hacer referencia a un subconjunto de propiedades. Un usuario puede estar asociado a una o varias vistas. De esta forma, sólo veremos las propiedades de la vista que se encuentre activa en un momento dado, o al añadir un nuevo documento sólo podremos proponer valores para las propiedades de la vista activa.

Dicho de otro modo, una vista no determina qué documentos vamos a poder ver, o en qué orden, sino con qué propiedades vamos a poder trabajar.

Facilitar el acceso a los documentos de trabajo QuickReference

Saros Document Manager incluye una carpeta llamada QuickReference, en la que el usuario puede guardar la referencia de aquellos documentos con los que trabaja más a menudo. Podemos añadir documentos a esta carpeta de distintas formas: en el momento de su creación, cuando vemos la lista de propiedades de un documento, tras recuperarlo de la base de datos mediante una consulta, o arrastrándo su referencia en la ventana principal, hasta la zona Drag & Drop QuickReference de Saros Document Manager.

Interface de búsqueda PowerSearch. Esta ventana amplía las posibilidades disponibles en QuickSearch

Recuperación de información

Saros emplea tres tipos de búsqueda:

  1. por identificador de documento
  2. rápidas (QuickSearch)
  3. complejas (PowerSearch)

No incluye ningún módulo capaz de emular el comportamiento de los agentes de Lotus Notes. Como ya se ha indicado en números anteriores de IWE, estos agentes ejecutan búsquedas para localizar documentos no leídos, documentos que han sido añadidos en fechas recientes, etc.

Búsquedas por identificador

Siempre que se añade un nuevo documento a una librería, Mezzanine le asigna un identificador único. Este identificador será compartido por un documento y todas sus versiones. El identificador consta de nueve dígitos: los cuatro primeros se corresponden con el año en curso, los tres siguientes indican el ordinal correspondiente al día en el que se añadió el documento a la base de datos (el ordinal se calcula con referencia al número total de días del año), y los dos últimos son un número secuencial.

Como resultado de una búsqueda por identificador, recuperaremos un único documento con todas sus versiones. Con este documento podremos realizar las siguientes operaciones:

  1. Copiarlo al disco duro de la estación de trabajo local, e iniciar la aplicación con la que esté asociado en el registro de Windows.
  2. Bloquear el documento (check-out) e iniciar la aplicación con la que esté asociado.
  3. Ver sus propiedades: el número de propiedades disponibles dependerá de la vista que se encontraba activa en el momento de ejecutar la búsqueda.

Al ejecutar la búsqueda obtendremos los resultados en esta ventana, independientemente de que hayamos diseñado la ecuación desde el interface QuickSearch o PowerSearch

QuickSearch

Este interface de búsqueda compagina la búsqueda por valores de distintas propiedades, y las búsquedas en texto completo. Sólo se recuperarán aquellos documentos que cumplan todas las condiciones que se hayan indicado en la ventana.

Ya hemos señalado que es posible aumentar el número de propiedades que utiliza Mezzanine para describir e identificar los documentos. No es posible añadir nuevas propiedades al interface QuickSearch. Esto supone una importante limitación para el programa.

PowerSearch

Como en el caso anterior, desde esta ventana podemos indicar valores para distintas propiedades y búscar en el texto completo de los documentos. Sin embargo, aumenta notablemente la funcionalidad del interface QuickSearch.

Así, será posible unir los términos propuestos en la búsqueda por texto completo mediante los operadores lógicos and y or. Además, podemos incluir caracteres comodín y búsquedas con operadores de proximidad. Para esto último bastará con escribir en una de las cajas de texto los términos que buscamos, y mediante el botón de radio situado a su derecha, indicar el número máximo de caracteres que pueden estar intercalados entre los términos.

En cada casilla de texto podemos incluir hasta cuatro términos, con un máximo de 32 caracteres cada uno. Una ecuación de búsqueda puede estar compuesta por veinte términos.

El interface PowerSearch permite buscar aquellos documentos sobre los que tengamos un determinado nivel de acceso.

Si combinamos la búsqueda por propiedades, texto completo y accesos, el programa recuperará exclusivamente aquellos documentos que cumplan simultáneamente todas las condiciones indicadas en estas tres secciones. Como ocurría con QuickSearch, no es posible añadir nuevas propiedades a esta ventana, ni modificar las existentes.

Operaciones con los resultados de la búsqueda

Independientemente de que hayamos definido la ecuación desde el interface QuickSearch o PowerSearch, al ejecutarse la búsqueda obtendremos una ventana con todos los documentos que cumplan las condiciones indicadas en la ecuación. Para cada documento se recoge una serie de propiedades. No hay ninguna forma de parametrizar las propiedades que se muestran en la ventana "resultado de la búsqueda", lo que supone una seria limitación.

La ventana puede llegar a incluir un máximo de 200 documentos, y no se utiliza ningún tipo de ordenación por relevancia.

Desde esta ventana es posible:

  1. bloquear los accesos a un documento (check out)
  2. copiar los documentos a un archivo y editarlos con la aplicación a la que estén asociados en el registro de Windows
  3. imprimirlos
  4. enviarlos por correo electrónico
  5. ver sus propiedades
  6. verlos a través del visor que incorpora Saros Document Manager,
  7. ver las versiones existentes de cada uno de ellos; y
  8. ver las carpetas (folders) en los que está incluido el documento.

Macros

Saros Document Manager permite grabar las ecuaciones de búsqueda definidas desde las ventanas QuickSearch y PowerSearch. Estas ecuaciones podrán ser reutilizadas en posteriores sesiones de trabajo. Se distinguen tres tipos de macros: macros de usuario, macros de grupo de usuarios, y macros de biblioteca.

Opciones disponibles para la grabación de macros

Si asignamos a una macro el tipo "usuario", sólo el creador de la macro podrá utilizarla de nuevo. Si asignamos a la macro el tipo "Grupo de usuarios", sólo los usuarios incluidos en el grupo de usuarios que se encontraba activo en el momento de crear la ecuación de búsqueda podrán utilizarla. Las macros de tipo "biblioteca (library)", estarán disponibles para todos los usuarios de la base de datos. Sólo los administradores de la aplicación podrán crear macros de este tipo.

Para reutilizar una macro, disponemos de dos posibilidades:

a) Cargarla desde la ventana PowerSearch.

b) Asociarla a una carpeta de tipo SmartFolder.

Esteas carpetas no están asociadas a documentos, sino a macros de búsqueda. De esta forma, siempre que se hace doble clic sobre un smartfolder, se ejecuta la consulta y se muestran los documentos recuperados por la ecuación. Los contenidos de estas carpetas cambian de una forma dinámica, conforme se añaden, eliminan o mueven documentos de la base de datos que cumplen las condiciones indicadas en la ecuación.

Combinar varias ecuaciones de búsqueda

Saros permite ejecutar simultáneamente dos o más macros de búsqueda. Para esto tendremos que:

  1. crear las macros
  2. crear un smartfolder para cada macro
  3. desde la ventana principal de Saros, marcaremos uno de los smartfolders y lo arrastraremos hasta el segundo smartfolder
  4. al hacer doble clic en el smartfolder que está incluido dentro del otro, se ejecutarán las dos ecuaciones y se recuperarán los documentos que cumplan las condiciones especificadas en ambas.

Una macro puede modificarse en cualquier momento, siempre que tengamos permisos para ello.

¿Búsquedas en varias bases de datos?

Una de las mejoras teóricas aportadas por la versión 4.0 consiste en la posibilidad de lanzar una ecuación a varias bases de datos simultáneamente. En realidad, el proceso consiste en:

  1. definir la ecuación y lanzarla contra una base de datos.
  2. desde la misma ventana, seleccionar otra base de datos y volver a lanzar la ecuación, y así tantas veces como bases de datos se quieran interrogar.

El procedimiento no resulta nada cómodo para el usuario.

Control de versiones y Workflow

Saros Document Manager y Mezzanine pueden integrarse con Visual Workflow, producto al que se ha hecho referencia al comienzo del artículo. Pero al margen de esta integración, es difícil aceptar que Mezzanine ofrezca posibilidades reales de gestión del flujo de tareas, a excepción de la posibilidad de enviar los documentos por correo electrónico.

Las opciones de e-mail son compatibles con Mapi (mail application programming interface) y VIM (vendor independent messaging), y se puede enviar, bien la referencia del documento (el contenido del mensaje consistirá en una relación de las propiedades que determine la vista que se encontraba activa en el momento de seleccionar el documento), bien el documento completo. Los documentos sólo se pueden enviar de uno en uno.

Respecto al control de versiones, Saros permite crear hasta 9999 versiones de un mismo documento, y permite trabajar árboles de versiones.

En un árbol de versiones, contaremos con un único documento del que surgen dos o más versiones a un mismo nivel. De cada una de estas versiones surgen nuevas versiones, y así sucesivamente. De esta forma, es posible registrar la evolución de las distintas líneas de trabajo generadas a partir de un único documento.

Al añadir nuevos documentos a Mezzanine es posible indicar el número de versiones de ese documento que queremos estén disponibles en línea. Si, por ejemplo, indicamos el valor 3, y en un momento dado llegamos a grabar la cuarta versión del mismo documento, Saros comprueba cuál es el documento que ha sido consultado en una fecha más lejana y procede a su “archivo”. Esto siempre será así, a menos que, al grabar la nueva versión, indiquemos que se quiere mantener una “copia on-line de la nueva versión”.

Archivo de documentos

Cuando se archiva un documento, Mezzanine conserva la información sobre sus propiedades en el gestor de propiedades, y añade información sobre cómo y dónde se ha archivado. La información sobre el contenido del documento archivado, desaparecerá del índice de texto completo, y el documento dejará de estar disponible en la librería.

No es posible definir otra política de archivo, aunque el administrador puede usar la utilidad almacenar por fecha (archive by date), para guardar aquellos documentos que están desde una fecha determinada en el sistema.

Cuando mediante las opciones de búsqueda por propiedades encontramos una versión o un documento que se encuentra “archivado”, podemos solicitar su recuperación (reclaim). Saros comunica al administrador del sistema que se ha solicitado una copia del documento. El administrador, mediante las herramientas que ofrece Mezzanine, se encargará de hacer llegar el documento al usuario que lo ha solicitado, depositándolo en algún dispositivo de almacenamiento compartido de la red local.

Gestión de la seguridad

La seguridad se implementa mediante un sistema de permisos y privilegios, y mediante la capacidad de identificar al usuario que trata de acceder a la aplicación.

Mezzanine distingue entre usuarios, documentos, carpetas, vistas, permisos y privilegios.

Los permisos indican qué acciones se pueden efectuar sobre una carpeta, documento o vista (por ejemplo, leer un documento, editarlo, modificarlo, enviarlo por e-mail, etc.)

Los privilegios indican las acciones que se pueden efectuar sobre el sistema: concesión de permisos, creación de usuarios, grabación de macros, etc.

Un usuario tendrá asociado un identificador y una contraseña, que puede ser idéntica a la que se utiliza para acceder al sistema operativo de red (en este caso, hablaremos de “seguridad integrada”).

Tipos de permisos

Mezzanine gestiona los permisos a partir de cuatro perfiles de usuarios: None (ninguno), Viewer (permiso de lectura), Owner (permisos de autor, lectura, actualización del documento, de sus propiedades y de sus opciones de seguridad)y Author (permiso de creación, actualización, lectura y archivo de documentos).

¿Qué sucede si surge un conflicto entre los permisos concedidos sobre una carpeta y sobre un documento incluido en ella?

Supongamos el siguiente caso: dos usuarios, A y B, tienen distintos permisos sobre una carpeta, y sobre un documento incluido en ella. A puede ver la carpeta, pero no el documento. B puede ver el documento, pero no la carpeta. Ante estas situaciones, Mezzanine opta por lo que en ocasiones se denomina “opción independiente”. Es decir, A podrá ver la carpeta, pero no sabrá que el documento está incluido en ella, y B podrá ver el documento si lo recupera mediante una búsqueda, pero desconocerá la existencia de la carpeta, así como el hecho de que el documento esté incluido en ella.

Otros sistemas adoptan sistemas más restrictivos: por ejemplo, un usuario no puede ver un documento si no puede ver la carpeta en la que está incluido.

De todas formas, sería óptimo ofrecer al administrador de la aplicación la posibilidad de definir el tipo de seguridad que quiere aplicar a sus bases de datos. Saros no ofrece la posibilidad de elegir.

Los usuarios que comparten permisos o privilegios sobre los mismos documentos y carpetas pueden agruparse. Un usuario puede pertenecer a varios grupos, aunque sólo uno de estos grupos estará activo en un momento dado. El grupo activo determinará los permisos o privilegios reales del usuario. Saros permite cambiar el grupo activo durante una misma sesión de trabajo, y facilita una lista con todos los grupos a los que pertenece el usuario. Pero esta información resulta insuficiente, y debería complementarse con datos del tipo: qué acciones puedo ejecutar sobre un documento dependiendo de los distintos grupos de usuarios a los que pertenezco.

Bloqueo de documentos

En ocasiones, es conveniente bloquear el acceso a un documento de trabajo, para evitar que otros usuarios puedan acceder a él hasta que esté redactada su versión definitiva. Saros permite bloquear (check-out) documentos individuales y todos los documentos incluidos en una carpeta. Al bloquear un documento, Saros crea una copia del documento en el disco duro del ordenador cliente, que será sobre la que se efectuarán los cambios.

Cuando se decida desbloquear el acceso al documento (check-in), Mezzanine creará automáticamente una nueva versión con los contenidos actualizados, conservando la versión anterior al bloqueo.

¿Qué sucede al desbloquear un documento?

Esta operación puede efectuarse desde el cliente Saros, o desde la aplicación con la que se edita el documento y se graban los cambios. En ambos casos podremos indicar:

a) si queremos mantener una copia local del documento.

b) si queremos que se indexe el texto del documento para poder efectuar búsquedas en texto completo.

c) si queremos mantener una copia disponible online del documento, en el caso de que se haya superado el número máximo de versiones online. Recordemos que si se supera este número, Saros archiva automáticamente el documento.

Integración con otras aplicaciones Windows

Desde el cliente Saros se puede ejecutar cualquier aplicación Windows, seleccionando una opción de menú.

Además, siempre se puede editar un documento utilizando la aplicación con la que se creó: Saros identifica la aplicación con la que está asociado cada tipo de documento a partir de la extensión del archivo (.doc, .gif, .tif, etc.), y la información registrada en el sistema operativo Windows.

Una vez se ha instalado Saros Document Manager en el puesto de trabajo cliente, siempre que guardemos un documento desde Word (versiones 2, 6 y 7), MS-Excel (versiones 4, 5 y 7), Ami Pro 3, Word Perfect (5.2, 6 y 6.1), Lotus 1-2-3 5.0, Watermark Enterprise 2 y Watermark Professional, dispondremos de la posibilidad de incluir el documento en una librería Mezzanine de la forma más simple: validando una casilla de chequeo en la caja de diálogo “guardar”.

Para que esto sea posible, el programa de instalación de Saros Document Manager busca en el registro de Windows la ubicación de estas aplicaciones. Tras buscarlas, nos ofrece la posibilidad de cambiarlas, aunque sólo pueden ser cambiadas durante la ejecución del programa de instalación. Es decir, si movemos una aplicación a otro directorio del disco duro, necesitaremos volver a instalar Saros Document Manager para que reconozca la nueva situación del programa.

A modo de conclusión

Mezzanine y Saros Document Manager constituye, junto a Pc-docs y Documentum, una de las opciones más valoradas dentro del software de gestión documental. Las posibilidades de replicación, control de versiones, bloqueos, gestión de documentos compuestos, y la capacidad de integración con otros productos FileNet, lo sitúan entre las aplicaciones que ofrecen mayores funcionalidades.

Los principales problemas se encuentran en aspectos que, aunque menos importantes, resultan decisivos a la hora de decidir por una u otra opción de compra: la imposibilidad de parametrizar el interface, la dificultad de interrogar varias librerías simultáneamente, la imposibilidad de definir tipos documentales con propiedades específicas, etc.

La superación de estas limitaciones no entrañaría grandes dificultades técnicas para el equipo de desarrollo de Saros, y pueden ser sólo una “cuestión de tiempo”.

Bibliografía

Saros launches Document Manager 4.0. Information Management & Technology, vol. 29, nº 5 (1996), pp. 186.

Stark, Heather ; Pal, Ashim; Staunton, Rory. Ovum evaluates Document Management. London: Ovum, cop. 1996.

FileNet Ltd. The White House, 57-63, Church Road, Wimbledon Village, SW19 5DQ, Londres.

Tel.: +44-181-263 6363

http://www.filenet.com

http://www.saros.com

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