El profesional de la información


Junio 1997

Fórum sobre archivos electrónicos

Por Jordi Serra Serra

Conclusiones de la reunión

  • A nivel internacional existe una notable proximidad en los métodos y en los planteamientos.
  • Hay que establecer y respetar normas y estándares desde el inicio del ciclo de vida del documento a fin de asegurar su aplicación. Estos estándares, comunes tanto a los productores de software como a los gestores de documentos, pueden ser garantizados gracias a un grado de automatización alto.
  • Debe propiciarse el intercambio de experiencias, tanto a través de Internet como por otros canales.

Jordi SerraDel 18 al 20 de diciembre DE 1996 tuvo lugar en Bruselas el primer fórum multidisciplinar internacional sobre conservación y gestión de datos en soporte electrónico (DLM - Données Lisibles par Machine / Electronic Records), organizado conjuntamente por los Estados miembros de la Unión Europea y por la Comisión Europea (Secretaría General y Dirección General XII - Ciencia, investigación y desarrollo).

La idea de un fórum sobre la documentación en soporte electrónico nació de unas recomendaciones formuladas por el grupo de expertos nacionales de la UE en los capítulos 5 ("Gestión y almacenamiento de los archivos electrónicos") y 6 ("Intercambio de informaciones archivísticas y redes informáticas entre los Estados miembros") del informe Los archivos en la Unión Europea (Eur-OP, Luxemburgo, 1994).

La mayor parte de los asistentes eran archiveros o personal de las administraciones públicas nacionales vinculado a la gestión de documentos electrónicos. Había también bastante representación de empresas, y de los colectivos de bibliotecarios, documentalistas e investigadores. La participación por países fue diversa, con predominio de belgas, holandeses, franceses y británicos.

Temas tratados

Se expusieron 43 comunicaciones, estructuradas en 3 sesiones paralelas:

  1. Concepción, creación y gestión de los documentos electrónicos.

    Concepto de ciclo de vida, responsabilidades en cada etapa, evaluación y selección, cooperación internacional, etc.
  2. Conservación a corto y a largo plazo, integridad y valor contextual.

    Costes, infraestructuras, normas y estándares para la conservación.
  3. Acceso a la información y su utilización.

    Difusión y accesibilidad (local y a distancia), estándares para la difusión, cooperación en el seno de las instituciones europeas.

Durante el fórum se puso de relieve:

  • La necesidad de planificar y aplicar estrategias de eliminación a lo largo de todo el ciclo de vida del documento electrónico, para detener el crecimiento desmesurado de su volumen. A tal fin se están revelando muy eficaces los instrumentos y metodologías propios del campo de la archivística, técnicas de las cuales la informática tradicional está, por el momento, desprovista.
  • La necesidad de una participación activa de los diferentes actores que intervienen en la gestión de los documentos electrónicos, principalmente de los propios gestores (archiveros, documentalistas, bibliotecarios, administrativos) y de los técnicos informáticos, ya en la etapa de planificación, es decir, al principio del ciclo de vida del documento, a fin de garantizar el seguimiento de los estándares y su adecuada explotación y disposición.

    Esta colaboración debe trascender los límites de una determinada organización y extenderse a todo el ámbito privado, implicando también a los productores de software.
  • La importancia de la calidad de los datos contextuales o metadatos (v. definición de metadatos en IWE, vol. 6 n. 5, p. 34), clave de la conservación del contenido de los documentos electrónicos, y de que su recopilación se inicie ya en la fase de planificación y creación.
  • Sin embargo, una de las problemáticas más reiteradamente expuestas provino de la condición específica de los datos informáticos, ya que el hecho de que precisen de una máquina para su lectura influye de una forma fundamental en su conservación.

Aparte de la escasa durabilidad física de los soportes informáticos más usuales (situación que hace ineludible el recopiado periódico), la gran preocupación viene originada por la creciente obsolescencia tanto de las máquinas como de los programas con los que se están creando los datos, y cuya conservación también debe tenerse en cuenta.

Es decir, tanto o más importante que la conservación física de los datos es su conservación lógica, su inteligibilidad (*). Se aceptó unánimemente que la mejor garantía es el establecimiento de estándares, lo cual debería convertirse en prioritario en cualquier política de conservación de datos en soporte electrónico.

Esto no excluye la disyuntiva básica del almacenamiento en los casos de conservación permanente: la transferencia al depósito de los ficheros informáticos en formatos propietarios -de marcas concretas-, junto con las aplicaciones que los han generado; o bien la migración, previa a la transferencia, a un formato de bajo nivel y alta estandarización.

Otros problemas

Así mismo, se expuso una serie de dificultades comunes, muchas de las cuales quedaron como preguntas abiertas:

  • Reparto del coste de la conservación de los documentos entre los diferentes actores que intervienen a lo largo de su ciclo de vida.
  • Técnicas de coordinación para garantizar la calidad y coherencia del sistema de metadatos.
  • Previsión, conocimiento e incorporación de los nuevos sistemas de almacenamiento electrónicos.
  • Combinación de la seguridad de los sistemas de acceso a la documentación con una interfaz amigable al usuario.
  • Compatibilidad de la accesibilidad a los almacenamientos electrónicos y su difusión, con la protección de la privacidad y la seguridad.

Presencia española

Se materializó en dos comunicaciones:

Montserrat Canela, Isabel Campos, Joan Domingo y Jordi Serra presentaron la comunicación "El proceso de evaluación como medio de integrar el punto de vista archivístico en la planificación, creación y utilización de los documentos electrónicos y de los sistemas informáticos", donde se exponía una metodología para la aplicación de las técnicas de evaluación y selección a la documentación electrónica, en vistas a su conservación permanente o a su eliminación.

La idea de base es el tratamiento unificado de la documentación con independencia de su soporte, y la necesidad de garantizar una serie de valores administrativos a la documentación en soporte electrónico generada por los organismos públicos, problemática candente a raíz de las posibilidades expuestas en el artículo 45.4 y 45.5. de la Ley 30/1992 del Procedimiento Administrativo.

El equipo que presentó esta comunicación ha experimentado con éxito la aplicación de principios archivísticos al tratamiento de documentación en soporte informático en el archivo central administrativo del Dept. de Cultura de la Generalitat de Catalunya (v. dirección al final).

La otra comunicación, presentada por Luis López Corral, José Manuel Martínez Sánchez, José Ramón Hilera Gómez y José Antonio Gutiérrez de Mesa bajo el título "Condiciones requeridas por los sistemas de información integrados: Sidim, proyecto europeo para las administraciones locales", es una metodología para el desarrollo de un sistema de información integral para entes municipales de tamaño pequeño y mediano, producto de una serie de trabajos inscritos en el marco del proyecto Sidim (202: CIC-Iris-XXI), subvencionado por la Comisión de la UE y el Mº de Industria, dentro del programa Esprit (**).

Esta metodología, elaborada y aplicada por el Depto. de Ciencias de la Computación de la Univ. de Alcalá de Henares como partícipe en un consorcio de empresas, se ha materializado en una aplicación informática de estructura modular que reúne la posibilidad de gestionar de forma integrada todos los servicios de una pequeña municipalidad, y cuya comercialización, objetivo importante del proyecto 202, está prevista dentro de un corto plazo.

Univ. de Alcalá de Henares. Tel.: +34-3-885 40 00; fax: 885 48 04

Es posible que se celebre un nuevo fórum a finales de este año 1997 o principios de 1998.

(*) Ver a este respecto la reseña de Lluís Codina, "¿Son perdurables los documentos digitales?", IWE nº 34, mayo de 1995, p. 4, sobre artículo homónimo de Jeff Rothenberg, Investigación y Ciencia, marzo de 1995, p. 8-13).

(**) European Strategic Programme for Research and Development in Information Technology.

Jordi Serra Serra. Archivo central del Dept. de Cultura de la Generalitat de Catalunya.

Rambla Sta. Mònica, 8. 08002 Barcelona.

Tel.: +34-3-318 50 04; fax: 301 22 34

jordiserra ARROBA hotmail.com

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