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Octubre 1996

Archivos e Internet

Por Betlem Martínez Raduà

Internet ha llegado también a los archivos. Consultar un manuscrito, una fotografía, un mapa o la página de un códice medieval, desde el propio domicilio, sin necesidad de desplazarse, de ajustarse al horario de atención al público o, inclusive, de arriesgarse a no poder efectuar la consulta porque dicho documento está restaurándose o porque otro investigador ha sido más madrugador que nosotros, es un hecho que cada día entra más dentro del campo no sólo de lo posible, sino de lo real.

Como en otros aspectos dentro del mundo de la documentación, han sido los colegas bibliotecarios y documentalistas los que nos han abierto los ojos telemáticos al constituirse como pioneros en la adopción de este nuevo medio de comunicación e intercambio de información que es Internet.

La telemática es una herramienta que facilita la gestión de sus centros de trabajo, que optimiza la difusión y uso de recursos propios y ajenos, y que permite un intercambio de ideas, de información, de experiencias..., con lo que se produce un enriquecimiento profesional a través de un contacto constante e inmediato con colegas de todo el mundo y una sensible mejora en el servicio al usuario.

Los opacs constituyen uno de los recursos más ventajosos. Pero, aparte de la catalogación conjunta, existen otras ventajas de las redes, como por ejemplo, y centrándonos más específicamente en Internet, la experimentación de software ajeno antes de decidir una compra, la participación en teleconferencias o forums, el acceso a fuentes de información auxiliares como la realización de cursos, directorios, etc.

La localización de documentos como artículos, revistas, boletines electrónicos y la posibilidad de obtener copias o de solicitarlas en préstamo interbibliotecario ya ha introducido entre usuarios y profesionales términos tales como "teledocumentación", "biblioteca sin muros" o "biblioteca virtual".

¿Cuál es la presencia de los archivos en Internet?

En este punto hemos de diferenciar la experiencia española de la extranjera. La ventaja lógica que nos llevan los norteamericanos (no olvidemos que Internet fue "su invento") no hace sino marcar unas pautas hacia donde las instituciones archivísticas de nuestro país corren con una celeridad pasmosa.

El mundo de los archivos no es ninguna excepción en la tendencia de crecimiento de Internet. Es casi seguro que desde el momento de escribir estas líneas hasta su publicación, el mapa de archivos con página web en España, u otras instituciones relacionadas con ellos, se verá incrementado con nuevas presencias.

Por el momento, si hemos de ser sinceros, son los archivos extranjeros, especialmente los pertenecientes a la administración pública norteamericana, los auténticos maestros en la utilización de Internet como el principal vehículo de intracomunicación entre el mismo staff y de intercomunicación con otros colegas de todo el mundo y con el usuario (llámese historiador, estudiante, docente o ciudadano).

También es cierto que la posibilidad de contar con un servidor propio y el nivel de servicio que pueda ofrecer la institución archivística van parejos a sus disponibilidades presupuestarias, que, a su vez, suelen ir de la mano de las del ámbito territorial-administrativo al cual pertenece.

Sin embargo, el impulso, la inquietud y la imaginación de algunos archiveros de territorios más reducidos (estoy pensando, por ejemplo, en el Archivo Municipal de Vila-real, en Castellón,

http://www.geocities.com/Paris/5419

o en l'Arxiu d'Imatges Emili Massanas, de la Diputación de Gerona,

http://ter.ddgi.es/vaquer/aiemb

están contribuyendo a iniciar la presencia del archivo en el mundo de las autopistas de la información.

Otros recursos: las instituciones vinculadas

Pero no sólo hemos de recurrir a los archivos públicos, ya sean históricos o administrativos, cuando navegamos en busca de recursos para archiveros en Internet. Las asociaciones profesionales, como la Society of American Archivists

http://sunsite.berkeley.edu/FindingAids/EAD/eadwg.html

o Arma (Association of Records Managers and Administrators)

http://www.arma.org/hp/hq/armahome.html

y organismos internacionales tales como el CIA/ICA (Consejo Internacional de Archivos/International Council of Archives)

http://www.archives.ca/ica

son emplazamientos a los que resulta especialmente interesante acudir.

En cuanto a los fórums o listas de distribución dedicadas exclusivamente a la archivística, por el momento no hay mucho donde escoger.

Tenemos:

archives ARROBA indy.cms.iupui.edu

moderada por Donna B. Harlan y John B. Harlan, descrita como una lista para todas aquellas personas relacionadas y/o interesadas en la teoría y práctica archivística.

La anteriormente citada asociación profesional Arma, también tiene su propia lista:

recmgmt ARROBA listserv.syr.edu

relacionada con lo que los americanos llaman "record management", o sea, gestión de archivos administrativos.

En la mayoría de los casos hemos de conformarnos con los forums o listas dirigidos a la gestión documental o patrimonial en general, donde de vez en cuando se "descuelga" algún que otro archivero.

Aparte de la sobradamente conocida entre todos nosotros

iwetel ARROBA sarenet.es

moderada por Pedro Hípola y Tomás Baiget, también apuntar otra como

consdist ARROBA lindy.stanford.edu

moderada por Walter Henry, dedicada a los conservadores de materiales culturales, entre los que se hallan, evidentemente, los materiales de archivo.

Desde el punto de vista del investigador o historiador el mapa de recursos se amplía. De hecho, los archivos son el primer puerto en el que fondear en una navegación. Las universidades centenarias con sus fondos de archivos seculares y las bibliotecas con sus colecciones de manuscritos e iluminados, son los siguientes pasos en su peregrinaje.

Uno de los recursos más preciados para el investigador son las fuentes de información resultado de un procesamiento y estructuración. Estamos hablando de las bases de datos. En este punto es inevitable mencionar los PIC (Puntos de Información Cultural) del Mº de Educación y Cultura, que desde hace aproximadamente un año son accesibles desde Internet:

http://www.mcu.es

Los PIC distribuyen información sobre temas diversos, no sólo del campo de las ciencias y las humanidades, sino también relacionados con el ocio. Algunos ejemplos de las muy variadas temáticas son:

• bibliografía de las ciencias de la información,
• cine,
• descripción del patrimonio histórico,
• galerías de arte,
• gastronomía,
• historiadores,
• fútbol,
• guía de medicina y salud, etc.

El Cida (Centro de Información Documental de Archivos) está realizando desde hace ya tiempo una magnífica labor de producción de bases de datos textuales sobre archivos (bibliografía y censo-guía de archivos españoles e iberoamericanos) y sobre fondos documentales, que se distribuyen también a través de los PIC.

Ahora, con la posibilidad de su consulta también desde Internet, estas bases de datos son el primer paso en la estrategia de investigación de cualquier persona con un punto de acceso a la Red, interesada en documentación depositada en archivos públicos y privados de España, Iberoamérica e Italia.

Estrategias de búsqueda

Enumerar una a una todas las direcciones relacionadas con archivos u otras instituciones vinculadas a ellos dentro de Internet ya es una tarea materialmente imposible. Es práctica habitual en la mayoría de las páginas web dedicadas a información de archivos la recopilación de otras direcciones con hiperenlaces (links), con lo que el navegante archivero o historiador puede beneficiarse del trabajo de recopilación llevado a cabo de antemano por otros.

Citemos, a título de ejemplo, una de las página más completas de recursos en Europa: la de la Universidad de Idaho:

http://www.uidaho.edu/special-collections/europe.html

Los Archivos Nacionales de Australia también tienen un repertorio muy exhaustivo:

http://www.aa.gov.au/AA_WWW/OSeasLinks.html

Pero si a pesar de estas facilidades no damos con el objeto de nuestra búsqueda, siempre nos queda la opción del "sírvase Vd. mismo", o, dicho de otra manera, recurrir a los robots de búsqueda.

Los hay múltiples y variados -como ya se ha explicado repetidamente desde estas páginas de IWE -, mejores y peores, con posibilidades de plantear estrategias de búsqueda simples, donde la utilización de operadores booleanos se limita al criterio que por defecto impone la propia máquina (con lo que nos arriesgamos a unas respuestas masivas y poco relevantes), y los hay bastante buenos, con opciones de búsqueda avanzada que permiten afinar más. La propia experiencia es la que nos hará inclinar por uno u otro robot buscador.

Sólo quisiera sugerir algunas recomendaciones para quien esté interesado en localizar información sobre archivos, más que nada para ahorrar algo de lo que sólo a base de errar la jugada puede evitarse.

Tanto en los buscadores en inglés como en español, la utilización aislada de la palabra clave o descriptor "archivo", tal cual o en sus formas truncadas, provoca un alud de ocurrencias contaminadas con un elevado nivel de ruido. Esto es debido a la polisemia de dicho vocablo, y más dentro de ámbitos informáticos.

Por lo tanto, la combinación de un operador de proximidad (mejor que booleano) con el descriptor "histórico" o "administrativo" en sus formas truncadas, garantizará una mayor relevancia en los resultados.

En inglés, "archivo administrativo" es "record"; y "gestión de archivos administrativos", tal y como se ha dicho con anterioridad, es "record management". Es pues imprescindible utilizar el vocablo "manag*" como una sola frase junto a "record" si queremos evitar todo lo que tiene alguna relación con las "grabaciones", otro significado de dicha palabra que nos sesga el resultado de la búsqueda.

Concluyendo, una estrategia que combine "archiv*" junto a "record manag*" con un operador de proximidad suele dar buenos resultados.

Clio, el servidor de Nara

Vamos a adentrarnos por fin en uno de los servidores más antiguos en Internet, de los pertenecientes a una institución archivística. ¡La veteranía en estos casos se cifra en un par de años!

Se trata de Clio, el servidor de Nara (National Archives and Record Administration) -el ente que gestiona los archivos nacionales de los EUA- que funciona desde 1994. Su dirección es:

http://www.nara.gov

¿Qué se puede hallar en Clio sobre los National Archives? Un montón de cosas:

• Información general: directorios de los diferentes puntos de consulta, horarios, transportes públicos, condiciones de consulta, de préstamo, recomendaciones para planificar la investigación, etc.
• Descripción de las tipologías documentales.
• Distribución electrónica de guías diversas: para usuarios, para archiveros, para "navegantes" con gopher...
• Catálogos de fondos documentales.
• Catálogos de microfilms.
• Inventarios de los censos de población, así como también de fondos militares, de inmigración y sobre pasajeros (de cara a los genealogistas).
• Listado de recursos en Internet para los genealogistas: pasarelas o gateways a otros servidores.
• Calendario y noticia de la documentación a la cual se aplican procedimientos de selección documental (schedules).
• Catálogos de los grupos documentales declasificados, es decir, a los que se ha revisado su condición de material no consultable.
• GILs (General Information Leaflets). A pesar de calificarlos como opúsculos, en algunos casos se trata de documentos electrónicos bastante completos en cuanto a volumen e información diversa sobre Nara. Son gratuitos y van numerados. Los temas abarcan desde "Regulaciones para el uso público de documentos en los Archivos Nacionales" (GIL 2), por ejemplo, hasta "Información sobre documentos electrónicos en los Archivos Nacionales para investigadores en perspectiva (GIL 37).
• Distribución de revistas electrónicas. Por ejemplo: "The Record. News from the National Archives and Records Administration".
• Difusión de artículos, comentarios, directrices de gestión de documentos por parte del personal técnico y directivo.
• Plan estratégico para los próximos años referente a procedimientos de mejora, desarrollo del personal, tecnología y modernización.
• Información sobre becas administradas por la Comisión de Publicaciones Históricas Nacionales y Documentos Administrativos.
• Difusión de legislación sobre archivos.
• Avisos o anuncios de información puntual para el personal, para archiveros y "records managers", para los usuarios y para los ciudadanos.
• Información de la National Association of Government Archives and Records Administration (Nagara).
• Bolsa de trabajo no sólo para archiveros, sino para qualquier puesto de trabajo vacante dentro de los National Archives.
• Referencias de novedades y actualizaciones: noticias sobre Nara, nuevos catálogos de microfilms, referencia a la aparición / adquisición de documentación, nuevas guías de gestión archivística...
• Enlaces a otros servidores y recursos en Internet: Biblioteca del Congreso, Red de Bibliotecas Presidenciales, etc.

Información sobre la Biblioteca de Nara: revista electrónica "Nara Library News".

• Difusión de exposiciones en línea, a través de documentos en imagen, textuales o gráficos, como por ejemplo la Declaración de Independencia del Congreso de 1776, o el veredicto del tribunal que condenó al gangster Al Capone en 1931.
• Documentación práctica dirigida a profesores y educadores que sugieren el uso de la documentación de archivo en la enseñanza.
• Existen publicaciones adicionales, cuyos materiales son de dominio público y pueden ser copiados y distribuidos libremente.
• Base de datos Nail (Nara Audiovisual Information Locator), que contiene fichas descriptivas de documentos audiovisuales (fotografías, películas, vídeos y grabaciones sonoras).
• La colección de documentos sobre el asesinato del presidente John F. Kennedy. Una ley reguló que todos los materiales relacionados con su asesinato fueran puestos en una colección aislada en los Nara. De momento la colección consiste sólo en la documentación abierta a consulta. A pesar que las agencias del gobierno van revisando y completando esta colección con nuevas transferencias a los Archivos Nacionales, hasta dentro de varios años no se verá completa. La ley también ordenaba la creación de un índice electrónico de los documentos relevantes.
• Como proyecto piloto, Nara está creando un sistema de búsqueda vía www. Una vez localizados los documentos requeridos, el investigador puede programar la consulta directa de los mismos en una sala de investigación en los Nara en College Park, Maryland, o bien ordenar copias por correo.
• Un servicio de localización de información del gobierno (Government Information Locator Service): es otra base de datos de búsqueda de información sobre los recursos de Nara con links a otras fuentes de información gubernamental.
• Información general sobre Federal Register, publicación oficial de la Office of the Federal Register, National Archives and Records Administration: sumarios diarios (índice de contenidos), índice legislativo, lista de precios, etc.
• Sistemas de intraconexión entre los archivos administrativos a través del Centers Information Processing System (Cips). Se trata de un enlace online (interactivo y electrónico) entre las agencias federales y los records centers para garantizar el acceso inmediato de los ciudadanos americanos a aquellos documentos probatorios necesarios para el ejercicio de sus derechos.

Servidor de los Sara (State Archives and Records Administration) de Nueva York

Se encuentra en la dirección:

http://www.unix6.nysed.gov

Además de servicios como los que se acaban de enumerar, ofrece información al ciudadano sobre trámites administrativos relacionados con sus fondos documentales.

Por citar un ejemplo, Sara distribuye electrónicamente los formularios necesarios para las gestiones con el Registro Civil, tales como la obtención de certificados de nacimiento, de defunción y de divorcio.

Decididamente constatamos cómo no son exclusivamente el investigador, el estudiante o el archivero los beneficiarios potenciales de los servicios que las instituciones archivísticas ofrecen a través de Internet. También lo es el administrado en la medida que el archivo administrativo puede responder, o al menos, facilitar, las gestiones relacionadas con la Administración.

Conclusiones

Los archiveros hemos empezado a saber aprovechar este nuevo instrumento que nos ofrece el avance tecnológico.

Y tenemos que hacerlo por una razón fundamental llamada usuario. Los americanos, que en esto del marketing también son los pioneros, lo tienen muy claro.

Charles Dollar, uno de los jefes archiveros de los Nara, en una ponencia introdujo esta nueva razón para que los archiveros nos sumáramos a los cambios tecnológicos: cada vez tendremos que tratar más con usuarios acostumbrados a obtener servicios de información rápidamente desde el sector comercial o privado.

Estos usuarios esperarán que los que trabajamos en archivística y en la gestión de documentos seamos capaces de ofrecer el mismo tipo de servicio. Dollar vaticinó que las consecuencias que esto comportará en la manera en que tradicionalmente se ofrecen los servicios de información serán enormes.

Se ofrecerán servicios de mejor calidad al usuario por varias razones:

1. Nuestro conocimiento profesional mejorará por la interconectividad continuada con otros colegas de todo el mundo gracias al correo electrónico, los forums de debate, la teleconferencia y la transmisión electrónica de revistas, boletines, etc.
2. El hecho de poder compartir recursos (acceso gratuito a bases de datos, ficheros, software, etc., a través de ftp, telnet...) incrementará el servicio sin aumentar sustancialmente el gasto, con lo cual esta parte del presupuesto podrá dedicarse a mejorar / innovar la infraestructura y el servicio.
3. El tiempo y el espacio dejarán de ser un factor que afecte a la calidad del servicio o, incluso, que condicione su misma existencia.
4. La comodidad es un elemento cada vez más valorado en la sociedad de hoy. Desde instituciones públicas y privadas se está tendiendo a que ésta sea una norma: se pueden comprar entradas por teléfono, pagar impuestos a través de terminales de entidades bancarias, se puede localizar y solicitar en préstamo un libro de una biblioteca lejana desde un ordenador conectado a una red...

También ahora podemos averiguar desde nuestro domicilio en qué archivo se custodia la documentación que nos interesa antes de acercarnos en persona.

Incluso ya hemos visto que es perfectamente factible consultar el inventario de forma electrónica, y solicitar la consulta a través del correo electrónico, de tal manera que cuando llegemos al archivo ya tengamos la documentación servida. ¿Por qué no?

Actualmente lo normal es que los documentos nazcan ya en formato electrónico, de forma que tal vez llegue el día en que, si no vamos imprimiendo de vez en cuando, pocos haya en soporte papel.

Estos documentos creados electrónicamente suelen ser los primeros consultables online, puesto que no necesitan someterse a ninguna transformación tecnológica para poder recibirlos en casa a través de las redes -presuponiendo, evidentemente, los controles de acceso adecuados-.

La digitalización de documentos impresos supone un esfuerzo que, normalmente, se emplea en series documentales muy especiales por diversas razones, como el índice de consultabilidad, el deterioro, etc.

Estas prospecciones de un futuro no muy lejano van dirigidas en mayor medida a instituciones archivísticas de carácter histórico.

Pero los archivos de la Administración (antes hemos visto el ejemplo del Archivo del Estado de Nueva York) podrán facilitar enormemente muchos trámites, como todos aquellos relacionados con la expedición de certificados, compulsas y copias autentificadas. En esta línea se facilita la aproximación entre Administración y administrado.

La falta de unas bases comunes en la ejecución de nuestra profesión, por otra parte, podía suponer un freno en este camino hacia el uso de las redes.

Este hecho, sin embargo, no sólo no ha servido como excusa para el rechazo hacia la telemática, sino que se ha utilizado como una argumentación adicional para conseguir un mayor consenso en la práctica archivística y poder integrarla en nuestra práctica profesional.

En las 4as. Jornadas de Archivística de Cataluña, Sabadell, 13-15 de mayo de 1993, Richard Kesner, jefe de información del Horn Computer Center, Babson, Massachusets, nos decía que compartir información por medio de redes telemáticas es una de las mayores motivaciones que hay detrás de la normalización de su descripción.

Este tema había sido tratado profundamente también en el 12º Congreso Internacional de Archivos, Montreal, 1992. Fruto de esas deliberaciones y del trabajo de la Ad-hoc Commision on Descriptive Standards es la norma Isad (g) -general international standard of archival description- para la descripción de fondos documentales, aprobada en una reunión de la ICA en enero de 1993.

Las posibiliddes del uso de Internet en el campo archivístico son inmensas. Por el momento, es una herramienta de difusión para los archiveros, de primer acercamiento a las fuentes de investigación para los historiadores y de mejora del servicio al ciudadano. Con las normalizaciones, las utilidades se multiplicarán.

Betlem Martínez Raduà . Archivo central administrativo. Depto. de Economía y Finanzas. Generalitat de Catalunya.

Rambla Catalunya, 19-21. 08007 Barcelona.

Tel.: +34-3-302 50 20; fax: 302 23 18

betlem ARROBA arrakis.es

Nota: Betlem también es miembro del grupo de trabajo sobre Internet de la Associació d'Arxivers de Catalunya.

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1996/octubre/archivos_e_internet.html