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Noviembre 1996

Ccuc, proyecto de cooperación bibliotecaria

Por Marta Tort

Marta Tort, responsable técnica del CcucEl pasado 3 de junio se realizó el acto de presentación oficial a los medios de comunicación del catálogo colectivo de las universidades de Catalunya (Catàleg Col.lectiu de les Universitats de Catalunya).

Este proyecto, fruto de la colaboración de las ocho universidades públicas catalanas y la Biblioteca de Catalunya, se ha hecho realidad después de cinco años de gestiones, estudios y preparación y gracias a la ayuda económica recibida de la Comisión Interministerial de Ciencia y Tecnología (Cicyt) y el Comissionat per a Universitats i Recerca de la Generalitat de Catalunya.

¿Qué es?

Se trata de una base de datos multidisciplinar que contiene más de un millón de títulos de documentos de aproximadamente unas cien localizaciones de las universidades catalanas y la Biblioteca de Catalunya. Los registros bibliográficos referencian documentos en diversos soportes documentales (papel, ficheros informáticos, vídeos, cassettes, discos compactos, cd-rom...).

El Ccuc

  • se actualiza diariamente,
  • incorpora los registros a través de un riguroso programa de detección de duplicados,
  • se encuentra en un proceso de mejora continua,
  • refleja los estándares catalográficos catalanes e internacionales.

Para la creación de Ccuc se diseñaron varios grupos de trabajo, uno de los cuales fue el de técnicos bibliotecarios. Para asegurar la calidad de la información, el trabajo de este grupo se centró en gran parte en la elaboración de un programa de detección de registros bibliográficos duplicados, uno de los problemas importantes que se preveían.

Hasta ahora en nuestro país no ha habido muchas posibilidades de cooperación en materia de catalogación. Cada institución bibliotecaria, con pocas utilidades de catalogación comunes, ha elaborado sus propias especificaciones de catalogación. Esto ha comportado que un mismo documento haya sido catalogado distintas veces y en diversas formas.

De 1.090.000 registros bibliográficos que se cargaron en el Ccuc, 317.000 se eliminaron automáticamente, aunque a causa de la diversidad en la catalogación, es posible que todavía queden miles de registros duplicados por detectar.

Este trabajo, que, para obtener un resultado totalmente satisfactorio, ahora sólo puede realizarlo la mano humana, lo está llevando a cabo un equipo de becarios de la Escola Universitària de Biblioteconomia i Documentació, de Barcelona.

Para obtener acuerdos técnicos mínimos en la creación del catálogo, y también para conocer el estado de los catálogos locales que se iban a cargar en el Ccuc, se elaboraron diversos informes técnicos que describían las particularidades y tipología de los registros: los diferentes niveles de codificación, los campos de formato bibliográfico que no debían cargarse, cómo se habían catalogado las obras de varios volúmenes y fondos especiales, y la codificación de las diferentes localizaciones.

Pantalla del Ccuc mostrando el registro bibliográfico de Information World en Español

Pantalla del Ccuc mostrando el estado de una de las colecciones de esta revista

¿Para qué sirve?

En forma resumida, los objetivos inmediatos del Ccuc son:

  • mejorar el acceso a la información bibliográfica de las bibliotecas cooperantes,
  • ahorrar recursos de catalogación permitiendo la copia de registros, y
  • facilitar la gestión del préstamo interbibliotecario.

Paralelamente, esto significa también:

  • facilitar a los usuarios el acceso a las colecciones bibliográficas de las universidades públicas de Catalunya,
  • dar acceso a bases de datos en cd-rom y remotas,
  • permitir la copia de registros no sólo del Ccuc sino también de otros catálogos o bases de datos en cd-rom o remotas, y
  • mejorar los procesos del préstamo interbibliotecario a través de este catálogo central.

De esta manera se pretende disminuir y rentabilizar los esfuerzos para la localización y obtención de los materiales bibliográficos y ahorrar costes y dependencia de organizaciones y servicios extranjeros.

Historia y situación actual

En 1991 se inició un proyecto de cooperación bibliotecaria que en una primera fase permitiera interconectar los catálogos de las bibliotecas universitarias de Catalunya. En 1994 las bibliotecas de estas universidades estaban automatizadas e interconectadas con las redes informáticas de cada universidad. El Ccuc es la segunda fase de este proyecto: un catálogo colectivo en una base de datos común que ofrece en una sola consulta la totalidad de los fondos bibliográficos de dichas bibliotecas universitarias, a los que se han añadido los de la Biblioteca de Catalunya.

El Ccuc es el primer proyecto del Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya, actualmente en proceso de constitución. Este consorcio es un organismo público con fines no lucrativos con el objetivo fundamental de mejorar la calidad de los servicios bibliotecarios a través de la cooperación.

Al contrario de lo que ocurre a menudo en este país con los proyectos, con el Ccuc se ha iniciado primero la parte técnica antes que la constitución política. Es decir, el proyecto es ya operativo desde enero de 1996, pero el organismo que tiene que gestionarlo todavía se encuentra en vías de constitución.

Funcionamiento y cifras

Actualmente unos 200 catalogadores de 9 instituciones bibliotecarias están realizando la catalogación de sus fondos directamente en la base de datos del Ccuc, y automáticamente traspasan esta información a sus catálogos locales.

Desde el 4 de marzo, fecha en que se inició la primera catalogación en línea, hasta hoy, el 55% de la misma se realiza mediante la copia de registros, y el 45% se realiza todavía con catalogación original.

Aunque estas cantidades son, en principio, muy positivas, con la incorporación de nuevos registros y los accesos a otras bases de datos se pretende aumentar el porcentaje de copia a cifras parecidas a las que alcanzan otros consorcios extranjeros (80%-90%).

En estos momentos se han integrado al Ccuc 1.090.000 registros bibliográficos correspondientes a unos 2 M de ejemplares de monografías y a 93.000 colecciones de revistas de las bibliotecas participantes.

El número de registros de autoridad es actualmente de más de 2.100.000, aunque en este tema todavía hay que realizar un gran trabajo de control y unificación. La integración de registros de diferentes catálogos ha generado la creación de numerosas entradas duplicadas de autor, materia y título, que necesitan ser detectadas y unificadas ya que si no se dificulta la búsqueda de la información.

Este trabajo lo realiza también el citado equipo de becarios de la Escuela de Biblioteconomía.

Servicios que se ofrecen

Este primer año, y a la espera de la constitución del Consorcio que va a permitir la planificación de nuevos proyectos de cooperación, los servicios que ofrece el Ccuc son:

  • Información bibliográfica. Es decir, la consulta de los fondos bibliográficos integrados en la base de datos colectiva del Ccuc y, desde el mismo catálogo colectivo, de los catálogos locales de las instituciones participantes.
  • Catalogación por copia. Permite la copia online de registros bibliográficos y de autoridades del catálogo colectivo a catálogos locales.
  • Formación. Desde la oficina del Ccuc se realizan cursos de formación para la catalogación en el Ccuc así como de los nuevos procedimientos de trabajo y órdenes del sistema.
  • Edición periódica de manuales de uso del Ccuc y de las interpretaciones de catalogación.
  • Asesoramiento y soporte a proyectos de retroconversión de fondos bibliográficos a bibliotecas que en un futuro podrían integrarse en el Consorcio.

Hardware y software

La base de datos del Ccuc utiliza la aplicación para bibliotecas Vtls, que corre sobre un ordenador HP 3000/987 con el sistema operativo MPE/iX. Actualmente puede soportar 256 usuarios simultáneos, de los cuales 80 pueden acceder online por telnet de Internet.

Personal del Ccuc: en primera línea: Pilar Bellod, informática; Joana Roig, bibliotecaria; Marta Tort, responsable técnica del proyecto; Verónica Guarch y Susana Martos, becarias de la Eubd; en segunda línea: Andreu Sulé, bibliotecario; Lluís Segura, becario de informática de la UPC; Marta Jordán, Candy Rubín y Rosa M. Podadera, becarias de la Eubd

¿Desde dónde se puede consultar?

Directamente desde todos los terminales y PCs de consulta pública que se encuentran en las bibliotecas interconectadas con el sistema Vtls, escribiendo /remote, o a través de Internet haciendo telnet a:

atenea.upc.es

En cuanto se constituya el Consorci se podrá acceder también al Ccuc a través de su web. Este año la consulta y copia de registros es gratis y está abierta a todo el mundo.

¿Cómo se consulta?

Como ya se ha mencionado, el Ccuc funciona con la aplicación informática de gestión de bibliotecas Vtls (Virginia Tech Library System) a través de las ventanas y menús que ofrecen las interfaces de PC o desde terminales tecleando los comandos:

a/ por autor (ej.: a/ Mann, Thomas)

t/ por título o colección (ej.: t/ Journal of accountancy)

s/ por materia (ej.: s/ arquitectes França)

w/ por palabra clave (ej.: w/ biblioteques universitats Catalunya)

w/s: palabra clave de materia (ej.: w/s: bioquímica exercicis)

/HELP para obtener más información sobre los comandos

/LANG 1 para la consulta en inglés

/LANG 5 para la consulta en español

/QUIT para salir

Bibliotecas participantes

Este año 1996 son: Univ. de Barcelona, Univ. Autònoma de Barcelona, Univ. Politècnica de Catalunya, Univ. Pompeu Fabra, Univ. de Girona, Univ. de Lleida, Univ. Rovira i Virgili, Univ. Oberta de Catalunya y Biblioteca de Catalunya.

Futuro

En 1997 se pretende avanzar en acuerdos y procesos de préstamo interbibliotecario entre los participantes, así como implementar un software que permita realizar las peticiones de préstamo interbibliotecario y la distribución de documentos a través de la base de datos del Ccuc.

También se estudiarán otras formas de cooperación y la realización de proyectos tecnológicos innovadores en el ámbito de la cooperación bibliotecaria y la tecnología de la información, como, por ejemplo, la implementación del estándar Z39.50, red de cd-roms en el entorno del Ccuc, bases de datos de sumarios de revista, etc.

El Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Catalunya con el Ccuc, la red Ruedo de Dobis/Libis, la base de datos bibliográfica SLS España de Libertas, en el Estado español; Pica, Curl, Linda en Europa, y consorcios americanos como el Boston Library Consortium, Ohiolink, Washington Research Library Consortium, Oclc, Abilene Library Consortium, Melvyl, etc., son ejemplos de entes de cooperación bibliotecaria que han creado catálogos colectivos para la mejora de los servicios bibliotecarios y el ahorro de recursos de las instituciones que las conforman.

Catàleg Col.lectiu de les Universitats de Catalunya. Gran Capitán 2-4, Edif. Nexus. 08034 Barcelona.

Tel.: +34-3-401 58 31; fax: 401 58 32

ccuc ARROBA ccuc.upc.es

marta ARROBA ccuc.upc.es

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