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Mayo 1996

Un nuevo profesional de la información

Por Gerardo J. Rodríguez Seoane

Los días 5, 6 y 7 de mayo de 1992 se celebraba en Valencia la I Conferencia de Bibliotecarios y Documentalistas Españoles, según lo recogía IWE en su n. 5, junio, del citado año, p. 11. Muchas cosas han cambiado pero, repasando aquella página, parece que las conclusiones a las que llegaron parte de los más prestigiosos profesionales de este país, siguen configurando nuestra imagen profesional dentro del sector privado.

Eran años donde, tras un intenso debate que todos recordamos, se definían las que hoy son Diplomaturas y Licenciaturas de Biblioteconomía y Documentación, a las que pronto se sumará la albergada por la Universidad de La Coruña que, recogiendo la experiencia de otras facultades del Estado (sus asignaturas nos recuerdan mucho las de la Universidad Carlos III) daba a conocer, hace unos días, el plan de estudios de su futura diplomatura (ver nota en este mismo número).

Este artículo intenta, enlazando ambas noticias, reflexionar sobre el perfil de los nuevos profesionales en la sociedad del conocimiento, o quizá se refiere a las necesidades de esta sociedad desde la óptica de la empresa privada y, más concretamente, desde el sector de consultorías de formación y cambio empresarial en donde me muevo.

Durante estos últimos años la empresa española, influida por la avalancha de información que, desde el desarrollo organizacional americano, llega en forma de artículos, informes y libros a sus directivos, ha constatado que las soluciones para gestionar la información y la documentación en sus empresas, basadas en la tecnología informática, convierten a sus empleados, tan sólo, en usuarios de sistemas.

Las cifras millonarias destinadas a estos desarrollos orientados al ordenador no han resuelto el gran problema de conseguir que su personal utilice esta información y documentación, de la que al final hacen caso omiso, en una ventaja competitiva enfocada al desempeño.

Ya no se trata, solamente, de ser capaces de sacarse de encima los papeles producidos en el desarrollo organizacional diario, algo que en muchos sectores no nos coloca en situaciones de importancia. Se trata de gestionar la información adecuada para responder a los retos de un entorno cada vez mas exigente, complejo y competitivo.

Muchas dudas me asaltan al comprobar, en multitud de ocasiones, el escaso interés por los desafíos empresariales reflejado en muchas de las reuniones, congresos y publicaciones celebrados o producidos por nuestro entorno profesional. Estas dudas se tornan preocupación al ver que, en las presentaciones de proyectos y productos orientados a la gestión del desarrollo organizacional (flujos de trabajo, simuladores de empresa, workflow, técnicas de gestión empresarial, etc.), rara vez nos encontramos representados, y los presentes somos, casi siempre, los mismos.

Algunas ideas generales.

En las últimas décadas hemos asistido, a velocidad de vértigo, al nacimiento, reelaboración y eliminación de múltiples conceptos y técnicas de desarrollo organizacional. Buena parte de las predicciones se han visto arrastradas por la única constante que las genera: el cambio permanente.

Dentro de esta vorágine, la profesión de documentalista ha pasado, cuanto menos, inadvertida. A pesar de estar en la era de la información y la sociedad del conocimiento -Charles D. Bramer y William L. Winslow la definen como "economía del conocimiento"¹-, las empresas perciben nuestro perfil profesional como propio de tareas administrativas que añaden poco valor fuera del ámbito del sector público.

Sin embargo, algunos datos hacen prever que esta situación está cambiando. De nosotros depende aprovechar una coyuntura que quizá no se repita en un sector que pocas veces ofrece dos oportunidades.

La posición de privilegio en la que podemos situarnos parte, entre otras, de estas ideas:

• La base del trabajo futuro será, como ya adelantara Peter Drucker, el conocimiento².
• Los sistemas y tecnologías de la información no han dado respuesta a la necesidad de uso y aprovechamiento de la información que almacenan.
• Los actuales sistemas de información corporativa están enfocados a la tecnología y a los datos y no al conocimiento y el desempeño. Su desarrollo, además, no integra el conjunto de la empresa y su promesa de flexibilidad y adaptación a los cambios pasa siempre por costosas inversiones.
• Los sistemas de información y la tecnología que los sustenta siguen siendo el punto de partida, olvidando que éste debe ser siempre el ser humano y las necesidades globales de la empresa.
• Los departamentos de informática o/y sistemas siguen considerando a los trabajadores como simples usuarios.
• La generalización de formación en tecnologías y los nuevos entornos hacen que los usuarios de los sistemas no se conformen con los enfoques actuales.
• Estamos pasando de asumir, automáticamente, los costes de los desarrollos citados a poner en duda que la automatización de tareas productivas sea, por sí sola, suficientemente rentable.
• El concepto cliente interno modifica cada día estos anticuados enfoques.

Prueba de ello puede ser el nombre de la jornada del pasado día 8 de mayo de la II Conferencia Internacional ComputerWorld: "La Informática Global. El director de Sistemas de Información en la encrucijada". Por supuesto no se refieren a nosotros.

Por otro lado habría que reflexionar, muy mucho, sobre las necesidades del sector privado, los cambios que se avecinan y nuestra capacidad de respuesta.

Sería muy difícil discutir, a estas alturas, la parcialidad del empleo y la constante subcontratación de personal especializado y no especializado. Las redes de información, internas y externas, el teletrabajo y las aportaciones esporádicas para clientes concretos (on call work) son ya una realidad en muchas de nuestras empresas. Los organigramas tienden a diluirse horizontalmente y las soluciones multidisciplinares, producidas por equipos de gestores generalistas, se imponen por su propio peso.

Este entramado se basa en dar respuesta a un número mayor de proyectos con organizaciones más flexibles y reducidas y sólo tendrá éxito si lo sustentan sistemas con nuevos enfoques.

Podrían valer algunos de estos puntos:

• Los nuevos sistemas se centran ya en el desempeño de los trabajadores.
• La filosofía de los mismos parte de aprovechar, dar valor y servir adecuadamente el conjunto de los conocimientos internos y externos.
• La información y el conocimiento (individual, corporativo y externo) deben apoyar el desarrollo de los procesos cuando, como y donde se necesite. Este nuevo enfoque no se corresponde con la obtención de información just-in-case ni just-in-time.
• La organización es un entorno en aprendizaje permanente. El autoaprendizaje debe residir en los nuevos sistemas de información.
• La gestión de la documentación no sustenta por sí sola la necesidad de un profesional en la empresa.
• Las respuestas deben dar soluciones al conjunto de requisitos de la organización. La integración es un término a tener en cuenta.
• La Calidad Total, independientemente del nombre que tenga en cada momento, ha modificado el concepto de procesos, costes, productos y servicios en la empresa.

Cabría pensar si el planteamiento que, en conjunto y individualmente, mantenemos en las organizaciones incluye o prevé alguno de los puntos anteriormente citados. Tan sólo tenemos que reflexionar sobre muchas de las aplicaciones a las que estamos acostumbrados, sus desarrollos e interfaces, las bases de datos de información en línea o la imagen y servicio de alguno de nuestros centros insignias.

Y sobre todo la filosofía que sustenta estos enfoques de trabajo.

Alguna muestra de lo que podríamos discutir ampliamente:

• Las bases de datos, documentales y no documentales, siguen teniendo un enfoque máquina-sistema y no persona-desempeño.
• Los conceptos de nuestros sistemas documentales y gestores de bases de datos son estáticos y cerrados en sí mismos.
• Los procesos técnicos de nuestra profesión siguen sin estar construidos para la recuperación directa por el cliente final. Incluso la imprecisa recuperación en texto libre nos está ganando la partida delante del usuario.
• Los servicios que prestamos no se adecuan, en muchas ocasiones, a las necesidades. Muchos entidades centran su prestación en el servicio básico.

Nada que añadir a los múltiples comentarios de Gestión de Calidad que, afortunadamente, vienen siendo habituales en nuestra profesión.

Por otro lado existen algunos problemas para que esta posición privilegiada dé los frutos deseados. Estos problemas están, en buena medida, en la importancia que en nuestro entorno tiene el sector público y en la indefinición en la que todavía nos encontramos.

• Alta confusión entre el concepto "Sistemas de Información" y "Tecnologías de Información". Indefinición en las responsabilidades.
• Dependencia y fascinación informática por las nuevas tecnologías. Empezamos a contagiarnos del enfoque máquina y no del enfoque persona-desempeño.
• Escasa orientación al sector privado de algunas de las nuevas diplomaturas y licenciaturas.
• Mentalidad individualista frente al necesario trabajo en equipo.
• Poco o insuficiente interés por el entorno empresarial, sus teorías, técnicas, necesidades y desafíos.
• Inexistencia de un adecuado marketing profesional (en este punto tan importante son referencia obligada las opiniones de Alfons Cornella, tanto aquí en IWE como en sus libros³).

Por último poco que añadir al panorama tradicional donde nos movemos. Tomás Baiget en su artículo "¿Futuro incierto para los documentalistas?" (v. IWE-40, diciembre 1995-enero 1996, p. 16-18) hace un repaso que asumo en su generalidad.

Es posible que de estas breves líneas no se deduzca el perfil del nuevo profesional de la información. Sin embargo, y lejos de constituirme como seudo guru al uso o adivino, algunas conclusiones podremos sacar de lo que, posiblemente, no será nuestra profesión en un futuro muy presente.

Viendo la realidad de las nuevas Diplomaturas y Licenciaturas y repasando aquella página sobre la I Conferencia de Bibliotecarios y Documentalistas Españoles publicadas en IWE, es fácil comprobar que muchas cosas se han hecho ya y que muchas más están todavía por hacer y eso está muy bien.

Vale.

Bibliografía

¹ Charles D. Bramer y William L. Winslow. "We're still a society of hunters and gatherers". In: Across the Board, v. 33, n. 2, p. 13. Febr. 1996

² Peter F. Drucker. "Rethinking work". In: Executive Excellence, v. 12, n. 2, p. 5. Febr. 1995.

Peter F. Drucker. "Tomorrows' manager. In: Success, v. 40, n. 8, p. 80. Oct. 1993.

Peter F. Drucker. "Professionals' productivity". In: Across de Board, v. 30, n. 9, p. 50. Nov./Dic. 1993.

³ Alfons Cornella. "Recursos de información en la empresa". McGraw-Hill. 1994.

Gerardo J. Rodríguez Seoanees responsable de Información y Documentación, y de Calidad, en la empresa Técnicas de Formación S.A.

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Tel.: +34-1-319 29 02; fax: 319 17 70

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