El profesional de la información


Febrero 1996

Idealist para Windows: gestor personal de información documental

Por Lluís Codina

Idealist es un sistema de gestión documental que ha sido diseñado a la manera de gestores personales de información tales como InfoCentral (Novell), Sidekick (Borland), FileMaker (Claris) o askSam (askSam), los cuales se caracterizan tanto por dirigirse a usuarios finales como por sus agradables interfases y su facilidad de uso.

En contraste con los anteriores, sin embargo, Idealist es el más "documental" de ellos y, felizmente, proporciona además algunas opciones que ya quisiéramos encontrar en sistemas documentales supuestamente de mayor nivel.

En primer lugar, Idealist es un sistema multibase, es decir, que puede mantener abiertas varias bases de datos distintas al mismo tiempo, tantas como admita la memoria RAM del ordenador, así como lanzar búsquedas simúltaneas en todas ellas. Cada base de datos puede situarse en una ventana diferente, de manera que es posible visualizar más de una de ellas a la vez, situándolas convenientemente en la pantalla.

Los campos de un registro de Idealist tienen una extensión variable para acomodarse a la cantidad de texto necesaria en cada caso. Podemos ver también una de las opciones de navegación, el "browser", que permite recorrer el índice invertido

Pseudo-programación

En segundo lugar, una misma base de datos puede contener diversos modelos de registros y, en tercer lugar, admite la escritura de micro-programas mediante la utilización de funciones que pueden ejecutarse con un solo clic de ratón sobre un botón. Para escribir tales programas no son necesarios conocimientos de programación, ya que consisten en secuencias de mandatos que se ejecutan con una única estructura de control: ejecución secuencial.

Así, utilizando una ventana de diálogo, el usuario puede escoger entre una lista de mandatos y, simplemente situándolos uno después de otro, automatizar funciones complejas del programa, siempre que tenga sentido que tales mandatos se ejecuten secuencialmente.

De ese modo se puede incrustar ("anidar" es el término técnico) en botones de Idealist cualquier función (o grupo de funciones) presente en los menús del programa y personalizar así el entorno de trabajo tanto como quiera el usuario, de manera que, por ejemplo, la simple pulsación de un ratón sirva para que Idealist abra una base de datos, lance una búsqueda determinada y presente los resultados; o bien que genere un registro nuevo con campos que tengan algunos valores ya predefinidos, etc. Estos botones pueden situarse en barra de menús, bajo el menú principal, o en alguno de los campos del registro.

Por su parte, las bases de datos Idealist pueden consistir, indistintamente, tanto en registros estructurados en campos como en registros de texto libre. Si el usuario desea utilizar campos en sus registros, Idealist proporciona entonces un módulo que permite especificar un amplio abanico de tipos de datos, filtros, restricciones y validaciones para cada uno de los campos del registro.

La entrada de datos puede hacerse desde el teclado, para lo cual el programa proporciona unas herramientas mínimas de edición, o puede hacerse por importación de ficheros, para lo cual puede leer directamente ficheros de texto Ascii, Ansi, Write y Word; ficheros de bases de datos .dbf y cualquier fichero de base de datos en formato Ascii o Ansi con formato, mediante un editor de filtros de importación.

En el caso de los archivos de texto, Idealist puede importar grupos de ficheros de texto como grupos de registros, en cuyo caso cada fichero generará un registro no estructurado. Por este procedimiento es fácil con Idealist convertir un directorio o un disco duro completo en la fuente de datos para una base Idealist.

Un registro de Idealist puede tener un archivo gráfico asociado. Una ventana independiente puede mostrar el contenido de dicho archivo gráfico. Obsérvese que se ha entrado el camino ("path") en el último campo para poder asociar el archivo gráfico al registro textual

Búsqueda y navegación

El programa posee un motor de recuperación de información que realiza la indexación del texto completo de cada documento. Para mejorar el rendimiento del índice, Idealist utiliza dos tipos de diccionarios: un diccionario de palabras vacías que admite varios miles de ellas, y un diccionario de sinónimos, donde el usuario puede declarar cadenas de equivalencias entre términos.

En cuanto a su lenguaje de interrogación presenta la posibilidad de utilizar los tres operadores booleanos (and, or, not), así como operadores de proximidad, operadores de rango y truncamientos a derecha e izquierda. Igualmente, se pueden combinar los resultados de distintas búsquedas.

Un sistema de navegación complementario permite lanzar búsquedas de registros seleccionando una palabra del documento, o permite enlazar grupos de registros "hijos" a un registro "padre", etc.

Aunque Idealist no proporciona un controlador de escáner, puede, sin embargo, asociar imágenes a los registros mediante un campo donde la indicación del camino del fichero correspondiente (path) actúa como un puntero.

Notése que ese tipo de vinculación deja intacto el archivo gráfico original, ya que lo único que establece el programa es un enlace con el mismo del tipo "un registro textual, un archivo gráfico". Entonces, el programa proporciona la posibilidad de ver la imagen en una ventana independiente que presenta diversos controles, tales como zoom y rotaciones.

Idealist dispone también de un editor de informes, de muy simple manejo, que permite especificar las opciones principales para diseñar informes impresos en papel, así como de otro editor de exportaciones que permite detallar el formato de la información cuando se envía a ficheros de texto.

Por último, cabe señalar que algunas funciones de Idealist están pensadas para elaborar bibliografías (como herencia de su primera encarnación, bajo el nombre de Archivist). Consisten, básicamente, en funciones para importar y convertir, automáticamente, referencias bibliográficas descargadas de bases de datos de ciencia y tecnología en registros de Idealist.

En conjunto, puede decirse que Idealist destaca tanto por su atractiva y agradable interfase de usuario como por sus excelentes prestaciones globales, pero que, por encima de todo, es, probablemente, el programa de su clase con mejor relación calidad precio (19.655 PTA + IVA) que podemos encontrar en este momento en el mercado.

Lluís Codina. UPF.

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Distribuidor del programa:

Technostock

Tel: +34-3-490 27 60; fax: 490 28 32

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