Obtención de documentos: otras opciones y posibilidades

Mayo 1994

Por Tomàs Baiget

En el informe especial, Michel Bauwens compara 4 servicios de obtención de documentos muy significativos, pero no hay que olvidar las otras muchas opciones que existen, algunas de las cuales pueden resultar más convenientes por coste, por proximidad geográfica o por adaptarse mejor a nuestra propia forma de trabajo.

Este segmento de la industria de la información está resultando también explosivo (con perdón por usar una vez más esta palabra que de tanto uso debería ser ya un stop word o palabra vacía en nuestro vocabulario profesional).

Ha sido tradicionalmente uno de los puntos débiles de la cadena o ciclo de la información: hemos tenido muchas bases de datos, softwares, hosts y redes de transmisión de datos, pero los documentos había (y aún hay) que pedirlos laboriosamente y esperar cuando menos una semana. Pero ya va siendo distinto.

Como se ha visto, hay sistemas rápidos que en menos de 24 h envían las fotocopias, aunque su coste aún es prohibitivo para algunos, al menos para los que se conforman con esperar 2 ó 3 semanas. La disponibilidad en 24 h atraerá a muchos nuevos usuarios de la empresa privada, hecho que a su vez redundará en un mayor uso de los servicios de teledocumentación de referencias bibliográficas.

Con la crisis del sistema de revistas en soporte papel (que empezó hace ya algunos años con las cooperativas universitarias compartiendo y cancelando suscripciones a revistas, el consiguiente encarecimiento de éstas, y las simultáneas facilidades tecnológicas para la reprografía y la publicación electrónica), el avance hacia los sistemas de compra de artículos sueltos es acelerado.

Todo lo relacionado con la reproducción de documentos mejora y se abarata continuamente, desde las fotocopiadoras clásicas, hasta las electrocopias (digitalizaciones o escaneados) y sus soportes, sin olvidar las telecomunicaciones, gracias a las cuales los documentos se transmiten de un lugar a otro ya sea como fax, correo electrónico, display/type ascii online o diversos sistemas de transferencia de ficheros (Kermit, ftp, etc.).

¿Desaparecerá la serendipidad?

Una de las cualidades de las revistas impresas, con artículos y anuncios que tratan sobre temas diversos, es la de provocar la creatividad de quien las hojea entre sus manos. Los conceptos provenientes de otros artículos del mismo ejemplar, que en principio no son de interés directo, sugieren nuevas ideas en la mente del lector que pueden dar lugar a valiosas mejoras o descubrimientos en su trabajo.

Este hecho de los descubrimientos aparentemente fortuitos pero que en el fondo han sido provocados por un proceso intelectual más o menos consciente, se llama serendipidad (v. apartado Terminología), y podría definirse como el hallazgo de algo útil sin habérselo propuesto.

Siempre se ha creído que los sistemas automatizados tienen menos serendipidad que los impresos en papel; a primera vista (y especialmente si se usa un sistema online que facture a tanto el minuto de búsqueda) parece verdad, pero todo es cuestión de hábitos. Con un terminal conectado a una base de datos se puede pacer ( browse como se dice en inglés) perfectamente por el prado de la información, picando acá y acullá con uno u otro descriptor. El hojeo electrónico, evidentemente, es distinto del manual con materiales impresos. Los románticos y eróticos acariciadores del papel tendrán que ir cambiando el concepto de poesía y empezar a escarcear con los teclados.

Muchas opciones para obtener documentos

No pretendemos ni podemos ser exhaustivos en este campo donde actualmente hay tantos desarrollos simultáneos. Dejando aparte sistemas que todavía están en fase de prueba (como Red Sage de Springer-Verlag y los AT&T Bell Laboratories, que ofrecerá imágenes online de más de 1.000 revistas en 1995, v. IWE-22, p. 1-2), señalaremos 5 grupos o tendencias:

Escaneo de sumarios y digitalización

Muchas redes de bibliotecas universitarias, a menudo en cooperación con empresas de suscripciones, están yendo por el mismo camino de escanear los sumarios de las revistas mediante OCR (optical character recognition) para crear con relativa facilidad bases de datos que permiten localizar los fondos que poseen. Los agentes de suscripciones (Swets, Ebsco, Faxon, Dawson y el ya citado Blackwell) ven en la venta de artículos sueltos una compensación o salida ¿provisional?; ¿qué harán si las revistas impresas acaban por desaparecer a la larga?; ¿gestionarán revistas electrónicas? a la disminución de su volumen de negocios debida a la actual ola de cancelaciones de suscripciones de revistas científico-técnicas.
Hosts online

Los distribuidores de bases de datos online ofrecen cada vez más revistas en texto completo. En su último catálogo Dialog lista ya 3.000 títulos de revistas. También dimos cuenta en nuestro número anterior de la distribución online de 70 revistas bio-médicas en texto completo en el host BRS.

Aunque a través de los hosts también se pueden encargar fotocopias de documentos, los usuarios prefieren generalmente sacar los textos completos online, aunque no puedan ver los dibujos y los gráficos. Prima la rapidez.
Soportes ópticos

Adonis, llevado a cabo por un consorcio de editoriales europeas, ha sido una experiencia importante para distribuir revistas en cd-rom, pero parece haber quedado estancada debido a su política de precios elevados. Actualmente distribuye unas 400 revistas bio-médicas, cuyas páginas son escaneadas como fotografías, o sea, sin aplicar OCR a los textos. El hecho de que éstos no sean buscables es un inconveniente.

Otro proyecto en auge, tecnológicamente similar, es Espace, promocionado por la European Patent Office (EPO), por el que se distribuyen en cd-rom facsímiles de las Patentes Europeas (EP-), las del Patent Cooperation Treaty - PCT (WO-) y las de unos 8 países, entre ellos España.
Servicios especializados

Varias bases de datos han establecido también servicios de entrega rápida. Algunos de los recientes son:
- Emdocs, de la base de datos Embase (antes Excerpta Medica ), constituido entre la editorial Elsevier Science y la empresa Article Express. Se basa en el llamado "núcleo de revistas" de Embase, más de 3.500. El suministro se hace por correo, fax e Internet, en menos de 24 horas. Kim Briggs. Tel.: +31-20-580 35 07; fax: 580 32 22.
- Biosis Document Express es también un servicio conjunto entre el productor de la la bdd Biosis y el suministrador de documentos Dynamic Information. Los pedidos pueden hacerse por cualquier medio, y la entrega se asegura en menos de 24 horas (no se indican los medios, pero hay que suponer que son los habituales). Tel.: +1-415-259 50 37; fax: 259 50 36
- Ask*Ieee se creó entre Dynamic Information y el Institute of Electrical and Electronics Engineers (Ieee).
  
  Está especializado en Física, Electricidad, Electrónica e Informática. Además de las publicaciones del Ieee dispone de las de la Institution of Electrical Engineers (Iee), el productor de la bdd Inspec. Los pedidos recibidos antes del mediodía se sirven en la misma tarde.
  Tel.: +1-415-259 50 40; 259 50 45
Grupos de bibliotecas españolas

Los centros de reprografía clásicos siguen trabajando a pleno rendimiento, estableciendo redes o agrupaciones más o menos formales, por zonas geográficas, por temas u otras características de afinidad.

En España el Cindoc, en colaboración con varias bibliotecas de la zona de Madrid, sigue siendo el centro que mayor número de documentos suministra: unos 120.000 anuales.

En las páginas de IWE hemos ido dando noticia de varias redes de bibliotecas y de sus catálogos colectivos: Vtls-Bruixa, Ruedo, Documat, Rebiun, Csic, etc.

Los catálogos colectivos son las herramientas básicas sobre las que poder asentar un sistema interbibliotecario de préstamo-obtención de documentos.

Un experimento interesante fue llevado a cabo por Lluïsa Amat, de la Coordinadora de Documentación Biomédica (CDB) de Catalunya, que consiguió organizar la reproducción de 9.000 artículos entre sus 80 bibliotecas, con un tiempo de espera promedio de 7,5 días (v. IWE-18, p. 15-16) tiempo meritorio teniendo en cuenta la diversidad de centros y que se usó el correo normal para la entrega de los documentos.

Enlace del artículo:
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