El profesional de la información


Marzo 1994

Especialista de información empresarial

Por José Pastor

José Pastor Camarasa, Ideas GroupIWE ha solicitado una colaboración a José Pastor sobre una de las facetas menos conocidas y menos tratadas de la profesión: el trabajo del especialista en información de empresa (en concreto, de pequeñas y medianas empresas o pymes) sobre todo en la gestión de la información informal.

Cualquier empresa se caracteriza por producir productos o servicios, tener una administración ajustada a un marco legal, dar a conocer su actividad mediante un plan de marketing y vender sus productos o servicios en el mercado. Todo ello con el objetivo de conseguir unos beneficios.

La información que se utiliza en la empresa suele clasificarse en dos grandes grupos:

  • Coyuntural, generalmente factual, con un ciclo de vida muy corto. Por ejemplo información sobre ayudas para adquisición de nueva maquinaria o sobre un concurso público, el interés preferente que los bancos ofrecen, o el nombre del responsable de un área de una empresa determinada.
  • Estratégica, como por ejemplo nuevas líneas de investigación, tendencias en el consumo, productos y patentes que saca la competencia, etc., que le permiten analizar con tiempo diversos escenarios en los que previsiblemente desarrollará su actividad.

Funciones del especialista en información empresarial

Lo primero es conocer el perfil de los usuarios: funciones, objetivos y personalidad de los directivos. Sin un estudio previo de las necesidades de los usuarios, difícilmente podrán aportarse soluciones personalizadas, que son las más valoradas.

El trabajo se caracteriza fundamentalmente por recopilar información sobre "tendencias en los cambios" que se produzcan en cualquier ámbito y que puedan afectar a la empresa: nuevos productos, legislación y normativas, ayudas, informes comerciales, consumos, búsquedas de direcciones, oportunidades de negocio, y distribuirla en el soporte adecuado (oral, papel, correo electrónico) en el momento oportuno para que los responsables de la empresa puedan decidir con el mínimo margen de incertidumbre.

Debe conocer muy bien las funciones y objetivos de éstos, y cómo encajan dentro de los planes estratégicos de la empresa, para así poder buscar las fuentes de información que den respuesta a cada necesidad, adelantándose incluso a que se lo pidan. Muchas veces sólo los especialistas en información conocen la existencia de determinadas fuentes de información gracias a su contacto continuado con otros colegas, la lectura de la prensa del sector (en este sentido IWE es imprescindible) y asistiendo a ferias y congresos.

La información informal

Además de las actividades clásicas, como recorte de prensa, búsquedas en bases de datos (en las cuales pueden encargarse perfiles o SDIs), fotocopias de legislación, consulta de directorios, etc., toda empresa debe plantearse la creación de un fichero para la gestión de la información informal, que es, con mucha diferencia, el tipo de información más utilizada.

En este fichero, diseñado primero en papel y quizá luego en forma de base de datos, se recoge un resumen de cualquier gestión realizada oralmente y el tratamiento que se le ha dado. Como ejemplo, las fichas podrían tener los siguientes datos: nombre del contacto, cargo, empresa, dirección, hora, día, asunto, tema tratado, actividad a realizar (enviar una carta, llamar por teléfono, tomar nota de un nuevo contacto, buscar un dato, etc.). Este fichero permitirá que cualquier persona pueda seguir al día el asunto, tendrá al día todas las relaciones que tiene la empresa, y en cualquier momento se podrá conocer p. ej. el nombre de una persona que conoce a otra especializada en tramitar la solicitud de ayudas de la Administración, o retomar una idea que alguien sugirió hace unos meses.

A cada departamento se le ofrecerá la información que necesite y en el momento que la necesite. Por ejemplo cuando se realiza una venta importante, el especialista buscará cómo obtener informes comerciales del cliente, o proporcionará al director de producción artículos de revista en los que se trata el servicio o producto desde un punto de vista sectorial, sugiriéndole la realización de búsquedas sobre aspectos más específicos, o conseguirá un catálogo de la competencia. Todo esto según cada empresa, la repetitividad de las tareas, el nivel tecnológico, el ámbito geográfico cubierto, la idiosincracia de funcionamiento general, los hábitos de los responsables, etc. Aquí, en su relación con los puntos más neurálgicos y estratégicos de la empresa, es donde habría que hablar de las necesarias buenas dotes psicológicas del especialista en información.

Como ya se dijo antes, en información los servicios deben ser muy personalizados y las buenas relaciones públicas son muy importantes.

Información de todo tipo

El especialista trabaja para el presente pero también pensando hacia el futuro. No sólo obtiene información coyuntural sino que también recoge ideas que pueden ser útiles a la alta dirección para la evolución futura. Poco a poco, sin prisa, deberá ir ganándose la confianza de la misma para llegar a ser realmente útil suministrando la información precisa.

Si la personalización y la humanización es importante internamente, también lo es en las relaciones de la empresa con sus suministradores y clientes. Es el nexo intangible que a la larga crea fidelidades y permite conservar a los últimos. El especialista de información irá recogiendo información para esas relaciones, desde un recorte de publicidad hasta la fecha de cumpleaños de la persona encargada de una empresa de suministros.

Rentabilidad

Un especialista en información cuesta unos 6 M PTA a la empresa u organización, entre sueldo y gastos directos (suscripciones y demás adquisiciones).

La cuestión existencial de si sale rentable, produce beneficios o simplemente se autofinancia, es muy difícil de contestar. Se puede intuir que sí, pero ¿cómo demostrarlo? Hay varios métodos más o menos indirectos de evaluar de forma continuada los beneficios de la información suministrada por el especialista o por el centro de documentación, basados en el cálculo de porcentajes de los productos de información sobre los beneficios económicos, tratando la información como un ingrediente más de la producción. Normalmente la información es mucho más, pero como no sea con algún hecho muy concreto, p. ej. un gran ahorro o beneficio obtenido gracias a una información que permite cambiar una decisión importante que hubiera sido claramente errónea (cosa que se da, pero sólo de vez en cuando), la rentabilidad real es prácticamente indemostrable.

La consciencia de que el especialista de información es rentable es algo que tiene que ir extendiéndose poco a poco por la empresa como una mancha de aceite, a continuación de que se vaya extendiendo la propia necesidad de un servicio de información. Y para que este sentimiento fluya, insistimos, son muy importantes unas buenas relaciones personales.

Los especialistas en información pueden abrir nuevos mercados, reducir los impagados, mejorar la producción, mejorar el plan de marketing, obtener subvenciones y ayudas...

¿Y esto dónde se aprende?

Aunque las funciones son clásicas, la figura profesional descrita es relativamente nueva. Su necesidad se ha acentuado en los últimos años como consecuencia de la gran competitividad del mercado y del gran número de fuentes de información y metodologías para acceder a ellas. Ahora es cuando algunas empresas se van dando cuenta de que necesitan un especialista que ayude a controlar tanta información y tanto cambio acelerado. Las escuelas de Biblioteconomía y Documentación han ido evolucionando algo hacia esta mentalidad, siguiendo la demanda del mercado, pero llevan diríamos por lo menos una década de retraso.

Claro que esa demanda tampoco se muestra muy evidente por el momento. Las escuelas que forman los mandos de las empresas deberían poner también su parte y no continuar con la idea de que la información se la busca cada uno.

José Pastor. Consultor en información. The Ideas Group Inc., Colón 31 8º 22ª, 46004 Valencia

Tel.: +34-6-351 12 29; fax: 351 98 42

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