InicioJulio 1994
dIWErtido: Increíbles archivos
Por Arturo Camarero
Documenta es una empresa madrileña que se dedica a ordenar la documentación y los archivos de las empresas, eventualmente a informatizarlos con el software de gestión de archivos DocuNAUTA y, opcionalmente, a transferirlos a soporte electrónico por escaneado de sus páginas. El lector pudo ver una descripción de sus actividades en IWE-19, p. 10.
En sus años de trabajo, los profesionales de Documenta se han topado con anécdotas y casos muy curiosos. IWE les ha pedido que narren algunos.
Es un día de julio en la estepa castellana. El analista toma datos en una gran empresa industrial, con objeto de definir su sistema documental. Le acompaña el responsable de Servicios Generales de la compañía.
Tras varias jornadas de entrevistas, inspecciones y muestreos en departamentos, archivos de gestión, archivos intermedios, etc., el analista le pide a su interlocutor:
-"Bien. Ahora veamos el archivo pasivo".
Ante la cara de extrañeza, el analista insiste:
-"Sí, los documentos cancelados, el archivo histórico..."
-"¡Ah!, el archivo muerto".
-"¡Eso, el muerto!" confirma el analista.
-"Sí, salgamos fuera".
En una gran explanada, se distribuyen unas cuantas inmensas bombonas para almacenar gas, redondas y blancas. El responsable de servicios generales señala el más cercano de los monstruos blancos:
-"Aquí es" dice.
-"¿Dónde?, pregunta incrédulo el analista,
-"Ahí dentro", insiste el empleado apuntando a la enorme panza blanca, "¿quiere Ud. verlo?"
El analista, atónito, asiente y cinco minutos más tarde trepa, aterrado por el vértigo, detrás de un operario, por la escalerilla que asciende por el contorno externo de la inmensa esfera.
-"¡Cuidado, no se caiga!", advierte el operario, tras abrir la gran boca de la cima de la bombona.
Al asomarse, el analista descubre que el fondo de la esfera está tapizado de un amasijo de cajas y legajos atados con cintas. Todo ello en el caos más riguroso.
-"¿Y cuando hay consultas?, ¿cómo se las arreglan?"
-"Procuramos que no las haya, pero cuando entran cajas me tengo que descolgar dentro".
Años más tarde, el personal de
Documenta aún se asombra y descubre
nuevas ventajas a tal
depósito-archivo:
- Tremendo espacio disponible, con temperatura y humedad estables y sin que la luz llegue a deteriorar nada.
- Hace innecesaria toda signatura y superflua toda búsqueda. Se puede afirmar, sin mentir, que es imposible encontrar algo.
- Criterio de tiempo de conservación: indefinido para todo lo que caiga en la bombona. Si se cambiara de opinión, un chorro de gas inflamable facilitaría el expurgo.
El truco del archivo/almacén intermedio
En muchos lugares tirar archivos es muy complicado. Además de la burocracia necesaria, uno se puede encontrar con directivos sentimentales que jamás quieren desprenderse de ellos. Hay una solución muy sencilla: no se tira nada. Se guarda todo en un almacén en el sótano donde debe procurarse que haya unas buenas goteras o humedades imprevistas que, ¡oh desgracia!, al cabo de unos meses dejan todos los papeles irreconocibles.
Documenta Organización SA, Gral. Martínez Campos 15, 5ª pl., 28010 Madrid.
Tel.: +34-1-593 97 27; fax: 448 36 68
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