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Febrero 1994

Document Management Yearbook 1994

Victoria ManglanoVictoria Manglano nos ha enviado un comentario sobre una publicación que se suministró en la conferencia Document'93, en la que estuvo presente.

Document Management Yearbook 1994: A guide to imaging and document management products and services es el título de la cuarta edición de este anuario‑directorio que editan Cimtech y Ukaiim. Recoge información detallada sobre productos y servicios en los siguientes campos:

DIP (document image processing systems), software de recuperación de texto, software y sistemas de reconocimiento, cold (computer output to laser disk), equipos de producción de microfilm, COM (computer output to microform), equipos de recuperación de microfilm, software y sistemas de recuperación asistida por ordenador (CAR), discos ópticos regrabables de 3,5" y 5,25", discos worm de 12" y 14", jukeboxes, cd‑roms, escáners para documentos, escáners para microfilms y digitalizadores, servicios de microfilmación y escaneo, empresas consultoras e integradoras de sistemas.

Incluye también las siguientes secciones: repaso de la situación actual de estándares relacionados con imágenes electrónicas y micrográficas, lista de publicaciones (libros, revistas y actas de congresos) y asociaciones, amplio glosario terminológico y direcciones de más de 400 proveedores de productos y servicios.

Junto con la detallada información sobre éstos, a modo de introducción recoge un interesante análisis de tendencias observables en la tecnología y mercado de los sistemas de gestión de documentos, de las cuales recogemos ahora unas líneas generales:

Estaciones de trabajo o redes

La mayoría de los nuevos sistemas de gestión de documentos digitalizados corren en microordenadores o en redes basadas en la arquitectura cliente/servidor. PCs, micros de Apple o Unix sirven de clientes con servidores más potentes que gestionan el sistema operativo de la red, la aplicación, los documentos, la base de datos índice y funciones especializadas, como impresoras compartidas, "gateways", fax o sistemas de entrada de datos de gran volumen.

El servidor puede ser un potente PC con Windows, OS/2 o una versión PC de Unix, una estación de trabajo Unix, un mini, como AS/400 o VAX, o incluso un mainframe, si bien cada vez es más normal usar PCs de altas prestaciones equipados con sistemas operativos multitarea. Y esta tendencia parece mantenerse con la introducción de Windows‑NT.

Los microordenadores dominan el mercado de los clientes, dada la gran concentración de desarrollos en el sector. La mayoría de los aceleradores de hardware y paquetes de software para la gestión de imágenes y/u otro tipo de datos multimedia estarán disponibles sólo para PCs con Windows.

Integración con otros sistemas.

Casi todos los sistemas de gestión de documentos necesitan ser integrados en diferentes niveles con aplicaciones informáticas existentes previamente. La integración de aplicaciones se ha visto simplificada con los interfaces gráficos de usuario (IGU), en particular MS-Windows para PC. Por otra parte, las aplicaciones de gestión de flujo de trabajo ( workflow ) se basan precisamente en la idea de unir diferentes aplicaciones bajo un mismo interface integrador.

Estándares de intercambio

Otra clave para la flexibilidad y aceptación generalizada de los sistemas de gestión de documentos digitalizados es la estandarización. Sgml (standard generalised mark‑up language) para el sector editorial, y ODA (open document architecture), dirigido a documentos de empresa, son un avance hacia la estandarización.

La tercera iniciativa de normalización está relacionada con el estándar ODA formateado, norma que procede del sector de la edición electrónica, porque los proveedores estiman que la disponibilidad de estándares de formatos de página y visualización de páginas es clave para la apertura del mercado de distribución de documentos digitalizados. Un ejemplo es el software Acrobat de Adobe. Si una aplicación de creación de documentos puede exportar páginas de documentos en forma de archivos PostScript, el software Distiller de Adobe traduce estos ficheros al formato de documento portable denominado PDF (portable document format).

El software lector de Adobe permite que cualquier documento sea visualizado en formato PDF; estará disponible para Windows, DOS, Unix y Macintosh al reducido precio de menos de 10.000 PTA por usuario.

Para aquellas aplicaciones incapaces de crear ficheros PostScript, el software de intercambio de Adobe crea o intercambia documentos PDF.

Los grandes fabricantes de impresoras comerciales ya han probado el software Acrobat. Editoriales como John Wiley o Chapman & Hall han anunciado proyectos piloto para la entrega de documentos a través de LANs y WANs en formato Acrobat. Adobe y Dataware Technologies están trabajando para incorporar el software lector de Acrobat dentro del sistema de recuperación CD‑Answer para cd-rom (v. IWE-18, p. 10).

Este último proyecto supone la combinación de las posibilidades de Acrobat para la difusión de documentos electrónicos completamente formateados con las capacidades de edición y recuperación del software de cd-rom de Dataware.

El primer software de recuperación de texto completo que ofrece Acrobat es Verity's Topic. En breve Adobe dispondrá de un API (interface de programación de aplicaciones) que permita su integración a la gama de software de recuperación de texto completo.

Desarrollo de sistemas y aplicaciones cold.

El paso siguiente a los sistemas de salida de archivos electrónicos a microfilm es la incorporación de los mismos a discos ópticos o magnéticos. La mayoría de los sistemas de gestión de documentos electrónicos ofrece esta posibilidad.

Software de gestión de flujo de trabajo (workflow management).

Una de las ventajas de instalar un sistema de gestión electrónica de documentos es la capacidad de trabajar en grupo, concepto que se aplica a cualquier sector empresarial o institucional. La posibilidad de compartir información, acelerar procesos y mejorar la productividad justifican la inversión económica. El término general acuñado por la industria es "trabajo colaborativo apoyado por ordenadores" ( computer supported collaborative work ), bajo el que se incluye WKM y groupware (ejemplos de éste último son Lotus Notes y Windows para grupos de trabajo ).

Conclusión

Las organizaciones que estén pensando implementar un sistema de gestión de documentos, independientemente del sector de actividad o del tamaño del sistema, pueden utilizar esta publicación como punto de partida. Por otra parte, también satisfará la curiosidad de todas aquellas personas interesadas en nuevas tecnologías de información o automatización de oficinas.

¿Qué es Cimtech ?

Es el "Centro para la gestión de información y tecnología". Cimtech proporciona información imparcial y asesoramiento sobre métodos tradicionales, tecnología y sistemas para gestionar archivos/documentos. Lleva 25 años ofreciendo estos servicios, y entre sus más de 1.000 miembros y clientes se encuentran organizaciones públicas y privadas del Reino Unido y del resto de Europa.

Además de los servicios de consultoría y formación, Cimtech publica la revista Information Management and Technology (Imat), editada por Jane Gwimshaw. De periodicidad bimestral, recoge novedades, evaluaciones de productos y artículos de investigación sobre esta compleja y cambiante materia.

Desde hace poco Cimtech se ocupa también de la administración de Ukaiim, la asociación del Reino Unido para la gestión de imágenes e información.

Cimtech Ltd. Univ. of Hertfordshire. College Lane, Hatfield, Herts. AL10 9AD. Inglaterra

Tel. +44-707-28 46 91; fax 28 46 79

Esta reseña ha sido preparada para IWE por Victoria Manglano.

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1994/febrero/document_management_yearbook_1994.html