El profesional de la información


Octubre 1993

Un nuevo Ntis

A principios de 1992 las perspectivas para el National Technical Information Service (Ntis) del Depto. de Comercio de los EUA no eran nada prometedoras. Esta agencia en régimen de autofinanciación, que recopila y proporciona información técnica producida por todos los organismos del gobierno y se encarga de licenciar patentes federales, con un funcionamiento ineficiente, infrautilizado y abotagado, estaba casi en bancarrota. Desde España también se había observado su mal funcionamiento y muchos servicios de obtención de documentos hace años habían retirado sus depósitos de allí.

A pesar de que el mercado general de la información iba aumentando a razón del 10% anual, el Ntis iba perdiendo sus clientes más importantes. Sus ventas de documentos cayeron a plomo. Y sus mejores clientes del servicio de licencias, el National Institute of Health (NIH) y el Agricultural Research Service, empezaron a montarse sus propios servicios de venta de patentes y licencias de tecnologías. Para poner las cosas peor, una auditoría interna hecha entre 1989 y 1990 cambió unos supuestos beneficios de 3,7 M US$ en déficit, y puso de manifiesto que la agencia cubría su falta de liquidez con los depósitos de los clientes.

Hoy el Ntis ha dado un giro completo; se ha reinventado a sí mismo. En vez de ser un depósito de información, ahora es un distribuidor de la misma, proactivo y orientado a sus clientes.

"Calidad" y "valor añadido" han guiado la realización del nuevo Ntis. Las ventas se han incrementado, los costes se han reducido y los beneficios han aumentado en un 12%, siendo de 34 M US$ en 1992. El rendimiento de los empleados también ha aumentado de 86.000 US$/persona en 1991 a 100.000 US$/persona en 1992.

"Si tenemos que construir una infraestructura de información palabras de la Administración Clinton, el Ntis es una clave esencial en el proceso", dice su director Don Johnson, quien ha dirigido el renacimiento de la agencia. Johnson está en el Ntis en préstamo del National Institute of Standards and Technology (Nist) donde sigue actuando como director de los Servicios Tecnológicos. Divide su tiempo entre la sede del Ntis en Springfield, Virginia, y el Nist en Gaithersburg, Maryland. Johnson comentó que cuando durante la Administración Bush se había anunciado la vacante del puesto de director, no se imaginaba que el equipo de Clinton tenía ya un candidato en mente. "Hay una gran oportunidad aquí", dijo cuando decidió aceptar.

Johnson dividió el Ntis en tres departamentos:

  1. Servicio de clientes
    Se ha aplicado un programa de TQM (gestión de calidad total) y se ha creado un sistema unificado de seguimiento de los pedidos desde que se reciben hasta que se sirven, que usa códigos de barras. Los tiempos de proceso de los pedidos han pasado de 4-6 semanas a 7-10 días, con un servicio urgente que sólo tarda 2 días y que constituye el 75% de los casos. El volumen de trabajo se ha triplicado.
  2. Gestión financiera y administrativa
    Se creó el puesto de jefe de este departamento, contratándose a un experto. Además del trabajo propio, Ntis realiza ahora trabajos para otras agencias (p. ej. lleva la facturación de los usuarios de Medlars, el distribuidor de bases de datos online de la National Library of Medicine (NLM) ).
  3. Desarrollo de negocios
    Gestiona licencias y contratos, incluyendo los de la base de datos Ntis (distribuida online por Dialog, Esa-Irs, Data-Star, BRS, etc.), se encarga de la adquisición de unos 25.000 documentos anuales extranjeros para la industria americana, gestiona la distribución de información de la Environment Protection Agency (EPA), etc.

Ntis va a poner mayor énfasis en llevar a cabo joint ventures (empresas comunes) con empresas industriales sólidas. Ya tiene varias en marcha: The world trade exporter, un software de recuperación de información, conjuntamente con Intl. Systems Development Corp. ; Cals on disc, un cd-rom con la empresa Computer Aided Acquisition ; The directory of US Government Inventions, con Government Data Publications, Inc. ; etc.

Una de las últimas realizaciones más importantes del Ntis es FedWorld, una gateway que da acceso a información de la administración pública. El programa integra y conecta a docenas de BBSs (servicios electrónicos de noticias) de los departamentos y agencias del gobierno de los EUA. Fue puesto en marcha en tan sólo 80 días.

Premio a la calidad

En diciembre de 1992 Ntis recibió con orgullo el preciado galardón a la calidad Baldrige. Ha tenido tanto éxito que el American Petroleum Institute (API) invitó a sus directivos para que explicaran su programa de implementación de la calidad. Keren W. Cummins, una analista contratada por el Ntis, comentaba: "El programa de calidad ha sido fundamental para el éxito del giro que ha dado la institución. Constituye un ejemplo digno de libro de texto de cómo debe llevarse a cabo uno de estos programas".

Ntis, Dr. Donald R. Johnson, 5285 Port Royal Rd., Springfield, VA 22161, EUA.

Tel.: +1-703-487 47 79; fax: 487 40 09

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