El profesional de la información


Junio 1993

Informatización del Archivo General de Indias

Por Tomàs Baiget

Superados los objetivos que se habían previsto para 1992, el Archivo General de Indias (AGI), en Sevilla, ha entrado en una fase menos frenética, asentando los nuevos servicios creados para atender las demandas reales de todos los días, y continuando las tareas de hacerlo mejor y más accesible. Los españoles podemos estar muy orgullosos de tener una obra de esta categoría. Realmente se ha hecho un buen gran trabajo.

Pedro González García, director del Archivo General de Indias, frente a una de las estanterías de discos ópticosIWE ha conversado con su nuevo director Pedro González García.

Empezaste en el cargo a mediados de marzo. ¿Cuáles son tus impresiones?

-Bueno, efectivamente fui nombrado director del Archivo hace algo más de un mes, pero yo llevaba el tema de su informatización desde el Ministerio de Cultura en Madrid ya desde su inicio, cuando los tres promotores, la Fundación Ramón Areces, IBM España y el propio Mº de Cultura, firmaron el convenio en 1986, hace ahora siete años, por lo que nada me era desconocido.

¿Qué novedades recientes hay en el AGI?

-Estamos ya dentro del nuevo convenio (a firmar en estos días) por dos años más entre las citadas entidades, que nos permitirá introducir diversas mejoras, principalmente dos: un nuevo algoritmo de compresión de imágenes y el manejo robotizado de los discos ópticos. Ahora, cuando un lector desde una pantalla de la sala de lectura aprieta un botón para visualizar el documento que ha seleccionado, se transmite un mensaje hasta una pantalla situada en el depósito de discos ópticos, donde al mismo tiempo suena un aviso acústico. Un operador lee la petición y carga manualmente en el servidor-lector el disco óptico que corresponda de entre los 8.000 existentes. No es por lo que tarda la operación (sólo unos dos minutos), sino por ahorrar el personal que tiene que hacer esta tarea mecánica. Pronto lo hará un robot.

Aplicación de un filtro electrónico para mejorar la lectura de un manuscritoTambién estamos preparando un convenio con Telefónica para el uso de la incipiente red digital de servicios integrados (rdsi) entre el AGI y el Mº de Cultura (enlace que podía estar operativo a finales de 1993). Más adelante, a lo largo de 1994, conectaríamos con el Archivo Histórico Nacional (AHN) en Madrid y con el Archivo de la Corona de Aragón (ACA) en Barcelona, de manera que desde esos centros se tenga acceso y puedan consultarse nuestros fondos. El Archivo General de Simancas (AGS) de momento está fuera de la zona rdsi de Telefónica y seguramente tardará un poco más. La ayuda de Telefónica es necesaria porque las tarifas oficiales resultan por el momento caras para el envío de imágenes de alta resolución.

Edificio del Archivo General de Indias, antigua Casa Lonja, en Sevilla

Por otro lado estamos digitalizando y entrando en nuestro sistema informático los documentos del AHN y de AGS relacionados con temas americanos.

Háblanos del aspecto más famoso, la digitalización de los documentos. ¿Cuánto personal se dedica a ello?

-Como ya se ha difundido, sobrepasamos el objetivo previsto: ya estamos en los 9 millones de páginas digitalizadas, que se almacenan en los 8.000 discos ópticos citados. Cada página ocupa unos 300 Kbytes. Al principio usábamos discos de 200 Mbytes, pero ahora usamos los de 940 Mb.

Sala de lectura

Hasta la inauguración tuvimos 30 personas escaneando documentos en dos turnos de 15. Era un ritmo agotador, puesto que además no nos sobra el espacio físico. Hay que tener en cuenta que la preparación de los legajos, su ordenación y su descripción son muy laboriosas. Para cada uno se prepara un disquete donde consta toda la secuencia de trabajo para que en el momento del escaneado no surjan confusiones ni se produzcan errores. Después del escaneado se hacen diversas comprobaciones a ver si todo cuadra según ese disquete. A efectos operativos, a cada legajo se le dedica un disco óptico entero aunque quede algún espacio sobrante. En total, en el AGI hay unos 43.000 legajos, cada uno de los cuales tiene unos 1.000 folios, escritos en una buena parte por las dos caras. Hasta ahora se ha digitalizado solamente algo más de la décima parte.

Es evidente que lo más novedoso es esa digitalización, pero yo quisiera resaltar el inmenso trabajo que se ha hecho en la simple informatización, describiendo los documentos y haciéndolos buscables online en SQL, tanto por cualquier palabra, como por su pertenencia a una clasificación jerárquica, típica de los archivos (procedencia o institución generadora, secciones, subsecciones...). Muchas de las descripciones se han podido copiar al pie de la letra de las que ya estaban perfectamente hechas desde hace dos siglos en los libros de registro del Archivo (el AGI se creó en 1785). Muchas otras se han tenido que hacer ahora.

Actualmente tenemos 8 personas digitalizando, que también hacen la descripción de los legajos si aún no estaba hecha. La parte digitalizada es, como dije, sólo el 11% del AGI (quedan otros 80 millones de páginas), si bien este 11% está compuesto por los documentos de mayor interés, que generan un 35% de las demandas totales.

La mayor parte del trabajo se ha hecho en blanco y negro, puesto que para los textos no tenía sentido emplear el color. Sin embargo estamos digitalizando en color una colección de 8.000 mapas e ilustraciones, de las cuales hemos hecho ya más de la mitad y pensamos completar a finales de este año. Para el color primero se hace una diapositiva (en tamaño microficha para obtener la máxima calidad) y luego se escanea esta diapositiva.

Según se ha publicado, el proyecto ha costado hasta ahora unos 1.000 millones de PTA (aportados por las tres instituciones firmantes). ¿Quién, cómo y cuánto se usa el Archivo?

-Gratuitamente, a disposición de los investigadores autorizados, tenemos en total 80 puestos de lectura, de los cuales 20 tienen equipo informático: un microordenador para hacer las búsquedas, entrar las órdenes y almacenar las imágenes cuando llegan desde el servidor de discos ópticos, y una pantalla grande de 1.600 x 1.200 puntos para visualizarlas. Estos puestos están prácticamente siempre ocupados. Tenemos unas 15.000 sesiones de consulta anuales durante las cuales se solicitan unos 65.000 legajos. Si los documentos pedidos están digitalizados, no se entrega el original si no es por razones especiales muy justificadas.

A la entrada, un videodisco interactivo explica al público las características del Archivo y de su proyecto de informatización, en castellano, inglés, francés y alemán. Estas y otras opciones se escogen tocando sobre la misma pantalla

El investigador, además de poder rotar la imagen en pantalla para leer eventuales notas al margen del documento, puede ampliar y reducir el tamaño, aplicar filtros electrónicos para eliminar manchas, fondos oscuros, tintas transparentadas, etc., señalar páginas para volver a ellas, etc., todo ello de una forma muy sencilla y rápida mediante un ratón y un menú de opciones.

Esta semana acabamos de poner en marcha el servicio de fotocopias automatizado. Los investigadores pueden sacar fotocopias de las imágenes que tienen en pantalla y recogerlas casi enseguida. El precio es el usual en los archivos del Mº de Cultura: 12 PTA/página.

Aspecto de la sala de digitalización. Un operador observa la calidad de la copia obtenida del escáner (izquierda) sobre la pantalla de un microordenador (derecha)La gestión de las fichas con los datos de los investigadores, de las obras consultadas, de las fotocopias solicitadas, de la ocupación de los puestos, etc., se hace con un programa aparte. Es muy fácil obtener toda clase de estadísticas a voluntad.

El software utilizado en los tres módulos de que consta el proyecto de informatización del AGI (gestión de usuarios, información/referencia y gestión de imágenes) ha sido creado ex-profeso en su mayor parte. Hemos recibido visitas de varios archivos extranjeros interesados en adquirir la tecnología y el know-how para llevar a cabo algo similar.

Pedro González García. Archivo General de Indias, Avda. de la Constitución s/n, 41004 Sevilla.

Tel.: +34-5-422 51 58; fax: 421 94 85

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/junio/informatizacin_del_archivo_general_de_indias.html