El profesional de la información


Junio 1993

Base de datos de "know-how"

Linklaters & Paineses una famosa firma de abogados especializados en comercio, finanzas, fiscalidad y propiedad intelectual, todo ello a nivel internacional, con sedes en Londres (casa central), Bruselas, París, Frankfurt, Nueva York, Hong Kong, Singapur y Tokio. Tiene 1.600 empleados, de los cuales 700 son abogados.

Recientemente fue objeto de comentario, en diversos medios documentales, su base de datos de know how (saber-cómo, saber-hacer, experiencia acumulada), de uso interno, que fue dada a conocer en un reportaje publicado en el periódico británico Financial Times.

Cormaks (Corporate Mainstream Know-How System) o Sistema central de saber-hacer de la empresa se basa en un software llamado Kinesis Total Recall que a su vez integra dos conocidos paquetes de gestión y recuperación de información, uno documental BRS/Search y otro relacional Ingres.

Fue diseñado hace dos años por Kinesis, de Swindon (Reino Unido), con un coste de 250.000 £, licencias de BRS e Ingres y equipos a parte. Éstos son una estación de trabajo Sun SparcServer y un PC que se usa como interface.

Hace años, cuando un abogado de Linklaters & Paines tenía una duda sobre cómo actuar, la consultaba a alguno de sus compañeros. Ahora se dirige primero a una pequeña habitación donde está el Cormaks, rodeado de montones de carpetas que esperan ser tratadas, que almacena el saber-hacer y la experiencia de la empresa, algo valiosísimo pero que frecuentemente es difícil de gestionar.

En L&P están contentos con el funcionamiento del sistema, que a diferencia de otros, ofrece rápidamente hechos, reglas y opiniones para aplicar en cada caso. Claro que la clave del éxito de esa máquina está en el trabajo que previamente han hecho los humanos, abogados tanto o más expertos que los que hacen las preguntas, que han refinado la información antes de entrarla en el ordenador.

La gran ventaja del Cormaks es la reutilización de la experiencia. Las notas añadidas a los documentos son a menudo más importantes y valiosas que los propios documentos, por ser sabiduría extraída de abogados con años de profesión, altamente pagados. La indización a cargo de profesionales expertos añade valor a los datos. Una vez entrado todo en el sistema, los conocimientos se hacen disponibles para los profesionales con menos experiencia. Como curiosidad al margen, el indizador principal trabaja por terminal desde su casa.

Dos documentalistas no abogados tienen a su cargo la operación del sistema, ayudando a los usuarios a plantear correctamente las preguntas (de 20 a 30 diarias): -"La gente viene generalmente con preguntas muy amplias y vagas; tenemos que ir concretando el tema, encontrando la terminología correcta".

Cormaks no es la única fuente de información usada. Evidentemente, la biblioteca de la entidad da respuesta a una gran cantidad de otras cuestiones. El sistema informático no duplica información que ya está disponible en libros y revistas, sino que almacena cambios, novedades e información generada con las actividades específicas de la compañía. Tampoco se prescinde de las consultas personales, pero se hacen después de haber consultado Cormaks.

Previamente ya existía una base de datos documental común, que todos los abogados de la compañía usan habitualmente desde los terminales que tienen en sus mesas. Cormaks se implementó de forma independiente y separada de esa base de datos.

Financial Times, 25 de febrero de 1993

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/junio/base_de_datos_de_knowhow.html